Automatisering van werkstromen in het kort

De automatisering van werkstromen is het automatiseren van (een reeks) taken of processen die nu nog handmatig worden uitgevoerd. Hierbij worden technologie en software gebruikt om de stappen die nodig zijn om deze taken of processen uit te voeren, te stroomlijnen en te optimaliseren.

Waarom is de automatisering van werkstromen zo belangrijk voor L&D?

Bij het organiseren van leren en ontwikkelen kun je met de automatisering van werkstromen repetitieve en tijdrovende taken automatiseren. Hierdoor verbeter je de nauwkeurigheid en consistentie daarvan en maak je het jezelf een stuk makkelijker. Zo kan jouw organisatie tijd en kosten besparen.

Voor jou als L&D-manager of -medewerker betekent dit minder saai werk en meer tijd voor datgene waarmee je de grootste impact maakt. Je maakt dus eigenlijk ruimte voor je beste werk door handmatige taken uit handen te geven. Ruimte voor bijvoorbeeld:

• het ontwikkelen van de optimale leerlijnen;
• het verbeteren van de kwaliteit van jullie leeraanbod;
• en het begeleiden van medewerkers die op zoek zijn naar groei- en ontwikkelingsmogelijkheden.

Voor welke taken binnen L&D is de automatisering van werkstromen geschikt?

°Automatisering van werkstromen kan op een breed scala van taken binnen L&D worden toegepast. Van HR-processen zoals het aan- en afmelden van medewerkers op het leerplatform van de organisatie, financiële taken zoals factuurverwerking en goedkeuring van externe opleidingen, tot taken als het aanmaken van rapportages over leren, het versturen van herinneringen wanneer certificaten dreigen te verlopen, en het monitoren van onboardingsprocessen.

Je realiseert hiermee de meeste impact als je de automatisering van werkstromen niet alleen op één of enkele taken toepast, maar end-to-end. Dat wil zeggen dat je niet alleen afzonderlijke taken automatiseert, maar dat je bestaande L&D-processen ook herontwerpt en vereenvoudigt. Deze aanpak levert volgens onderzoek gemiddeld een 30 procent hogere efficiëntie op. Daarnaast kan een use-case-gerichte aanpak ook zeer effectief zijn. In dat geval ga je bijvoorbeeld specifiek voor het onboardingsproces of voor compliance learning de bestaande processen herzien en (deels) automatiseren.

Hoe kun je een proces automatiseren binnen L&D?

Om een L&D-proces te kunnen automatiseren, dienen eerst de verschillende stappen in dat proces geïdentificeerd te worden. Vervolgens kun je softwaretools zoals het alles-in-één-leerplatform van Studytube gebruiken om die stappen te automatiseren.

Bij Studytube leggen we uit hoe je iets op jouw leerplatform automatiseert via ‘als, en, dan’:

Als…
Als er iets gebeurt, bijvoorbeeld: een medewerker wordt toegevoegd aan het leerplatform,

En…
En er wordt hierbij aan een bepaald criterium voldaan, bijvoorbeeld: hij of zij maakt als nieuwe medewerker deel uit van een bepaald team,

Dan…
Dan voert jouw Studytube-platform een of meerdere acties uit, bijvoorbeeld: het wijst een bepaald onboardingstraject voor dat bepaalde team toe aan de nieuwe medewerker.

Welke L&D-processen kun je automatiseren via Studytube?

Veel van de handmatige, repeterende taken die je als HR- of L&D-manager tegenkomt bij het organiseren van leren, kan het alles-in-één-leerplatform van Studytube voor je uit handen nemen. Je kunt hierbij denken aan het activeren van meldingen, het genereren van rapporten, of het verplaatsen van gegevens tussen jouw leerplatform en HR-systeem. Het meest effectief is een end-to-end-aanpak waarbij alle belangrijke werkprocessen en taken worden herzien en waar mogelijk geautomatiseerd. Dit is iets waar Studytube haar klanten in begeleidt en adviseert. Maar hieronder brengen we een aantal concrete voorbeelden in beeld:

1. Een nieuwe medewerker op de juiste onboardingstrainingen wijzen

Nieuwe medewerkers wil je optimaal welkom heten en begeleiden in hun onboardingstraject. Om hierin geen steekjes te laten vallen, kun je er via Studytube voor zorgen dat nieuwe medewerkers automatisch de juiste onboardingstrainingen voorgeschoteld krijgen.

Je kunt namelijk voor verschillende functies of teams leerlijnen aanmaken. Hier kun je zowel eigen leercontent aan toevoegen als trainingen uit onze bestaande Online Trainingsbibliotheek of extern leeraanbod. Vervolgens krijgen medewerkers die nieuw aan een bepaalde functie of bepaald team worden toegevoegd dan automatisch een e-mail met de trainingen die zij moeten volgen voor hun onboarding. En je kunt zelfs geautomatiseerde herinneringen instellen na een bepaalde termijn als zij hun training(en) nog niet hebben afgerond.

2. Een medewerker met een nieuwe rol op de juiste training attenderen

Een nieuwe rol vereist meestal ook nieuwe skills. Daarom kun je per rol ook een of meerdere rolspecifieke trainingen toewijzen. Zodra de functietitel van jouw medewerker in jouw leerplatform wijzigt, krijgt deze dan automatisch bericht van de te volgen training.

Is er in jouw organisatie sprake van bepaalde trainingsvereisten op teamniveau? Dan kun je ook automatisch de juiste training toewijzen aan nieuwe teamleden.

3. Een medewerker helpen herinneren dat hij of zij een bepaalde training moet volgen

Door de waan van de dag, worden te volgen trainingen nog wel eens vergeten. Daarom kun je via Studytube ook zorgen voor automatische herinneringen voor je medewerkers. Vooral handig wanneer zij verplicht een bepaalde training voor een bepaalde datum moeten afronden.

En heeft een training standaard een bepaald vervolgtraject? Bijvoorbeeld: als de introductiecursus is afgerond dan dient de verdiepingscursus zes maanden later te worden gevolgd? Dan kun je daarvoor na het afronden van training 1 ook precies zoveel dagen, weken of maanden later een automatische notificatie laten versturen.

4. De inschrijving van een externe opleiding of cursus bevestigen

In veel organisaties hebben medewerkers naast een online trainingsbibliotheek ook een leerbudget dat zij bij externe opleiders mogen besteden. Deze externe inschrijvingen kunnen ook via het leerplatform van Studytube plaatsvinden. Vervolgens kunnen zowel interne goedkeuringsprocessen als facturatieprocessen via workflow automation worden ingeregeld. Zo krijgt de manager bij een inschrijving automatisch bericht voor goedkeuring, wordt de inschrijving na goedkeuring automatisch doorgezet naar de opleider, en wordt de bevestiging van de opleider vervolgens automatisch naar de medewerker verstuurd.

5. Een rapportage over afgeronde leeractiviteiten uitdraaien en verzenden

Je wilt als L&D-manager natuurlijk optimaal inzicht in wat er zoal wordt geleerd binnen je organisatie. Daarom kun je op verschillende niveaus automatisch periodieke rapportages laten uitdraaien. Zo weet jij altijd precies welke leerbehoeften er zijn in welke teams, welke trainingen populair zijn onder jouw medewerkers en hoe jouw medewerkers jullie opleidingsaanbod beoordelen.

Bovenstaande processen en taken zijn nog slechts enkele voorbeelden. Belangrijk om te onthouden is dat je met een end-to-end- of use-case-gerichte aanpak de meeste winst kunt behalen. Dat is hoe je namelijk zorgt voor de grootst mogelijke nauwkeurigheid en tijdsbesparing. En de bespaarde tijd kun jij als L&D-professional vervolgens besteden aan verdere optimalisatie van leren en ontwikkelen in jouw organisatie. Denk hierbij aan het ontwikkelen van je eigen leercontent van de hoogste kwaliteit, het mobiliseren van interne experts voor het creëren van microlearnings of masterclasses, en het activeren van al jullie medewerkers om zichzelf continu te blijven ontwikkelen.

Benieuwd wat er nog meer mogelijk is op het gebied van workflow automation met Studytube? Neem contact op voor een demo.