Uit een evaluatie van Cochrane in 2010 naar aanleiding van 10 onderzoeken waar meer dan 16.000 mensen aan deelnamen, blijkt dat het zelf indelen van de werktijd een positieve invloed heeft op een heel scala aan onderwerpen, zoals een betere slaap, minder vermoeidheid, een lagere bloeddruk en een verbeterde geestelijke gezondheid.

Dankzij dergelijke positieve resultaten en een persoonlijke passie voor slimmer werken, ben ik een gestart met het ontwikkelen van een beleid hiervoor evenals nieuwe werkruimtes voor Plantronics door heel Europa.

Hieronder staan tien tips over hoe u het verschil kunt maken in uw eigen organisatie.

1. Evalueer de huidige kantoorsituatie. Het is essentieel om bij te blijven bij de moderne generatie werknemers en ze te helpen overal en te allen tijde te werken en communiceren. Evalueer voor u start eerst de verschillende behoeften van de medewerkers: waar ze zijn gevestigd en wat hun persoonlijkheden en voorkeuren zijn. Om onze veranderingen te faciliteren hebben wij de Leesman ‘Employee Work Space Satisfaction Survey’ (www.leesman.co.uk) gebruikt. Hierdoor kregen onze medewerkers invloed op het ontwerp en de indeling van de kantoorruimtes die terug te voeren zijn tot drie hoofdgebieden: Bricks (kantoor omgeving), Bytes ( technologie) en Behaviours (mensen).
2. Plan zorgvuldig. Omdat het niet altijd gaat zoals u het heeft voorgenomen, is het raadzaam om voordat u begint eerst een plan op te stellen. Een werkplek voor het Nieuwe Werken omvat vele facetten en het is makkelijk om gedurende het proces af te dwalen. Praat en discussieer bovendien met experts op het gebied van facilitair management, IT, Human Resources en met binnenhuisarchitecten, zodat u een beter beeld krijgt wat voor uw situatie het beste kan werken.
3. Maak de tevredenheid van uw medewerker tot het hoofddoel. Ons hoofddoel was gedurende het hele proces medewerkers te helpen het maximale uit hun werk te halen. Des te meer betrokken je medewerkers zijn, des te beter het resultaat. En als de gemaakte veranderingen geen directe impact op hen heeft, dan is het waarschijnlijk niet de beste beslissing.
4. Creëer ruimtes in het kantoor die geoptimaliseerd zijn voor specifieke werktypes. In ons herontwerp hebben we een akoestisch ontwerp met verschillende zones geïntroduceerd. Hierdoor zijn vier essentiële nieuwe typen kantoorruimten gerealiseerd die focussen op de mogelijkheid om te concentreren (stilteruimtes voor geconcentreerd werk); samen te werken (zones om samen te werken); communiceren (levendige, drukke ruimtes waar continu geluid aanwezig is) en contemplatie (relaxruimtes voor creatieve inspiratie, bijtanken en ontspanning). Deze vier ruimtes voldoen aan de behoeften van onze drukke werknemers en zorgen voor een gezondere kantooromgeving die hen gelukkiger stemt. 
5. Zorg voor goede ruimteakoestiek. In kantoren, het maakt niet uit waar ze staan, is er vaak een overvloed aan afleidingen en harde geluiden. Toen wij bezig waren met de realisatie van onze ‘smarter working’ kantoren hebben wij de ABC’s van ruimteakoestiek opgenomen. Deze bestaat uit: absorptie, blokkeren en camoufleren. Door het gebruik van panelen en textiel wordt het geluid geabsorbeerd, blokkeren geluidsbarrières het geluid en maskeert de productie van antigeluid andere geluiden en galm.
6. Zorg voor de juiste technologie. Biedt personeel dat in verschillende omgevingen werkt en waarbij het draait om identiteit en beschikbaarheid, de juiste communicatieoplossingen. Bureautelefoons zijn vervangen door softphones, wat laptops en smartphones feitelijk tot spraakmiddelen maakt. De beschikbaarheidsstatus wordt geregeld door applicaties, zoals Microsoft Lync en CISCO Jabber. Daarnaast zorgden we voor volledig geoptimaliseerde pc’s, netwerkbreedte en voor zogenaamde Quality of Service (QoS, hiermee krijgt spraak- en mediaverkeer op het netwerk voorrang op data als bijvoorbeeld teksten, afbeeldingen en andere bestanden), met name wanneer spraak via wireless verbindingen gaat.
7. Vergeet de training niet. De beste technologie in de wereld helpt niet als je niet weet hoe het werkt of als je het niet op de meest optimale manier gebruikt. Neem de tijd voor vragen en een overgangsperiode voordat de technologie voor uw organisatie meerwaarde biedt.
8. Geef vertrouwen. Geef managers niet het gevoel alsof ze de grip en het toezicht op werknemers verliezen en dat werknemers hun doelen uit het oog verliezen. Het hebben van de juiste technologie zodat iedereen zich betrokken voelt is één. Maar de verwachtingen van alle teamleden, werkwijzen en procedures binnen de organisatie moeten ook op elkaar zijn afgestemd zodat er geen verassingen optreden. Met de juiste trainer zullen managers de nieuwe werkwijzen en personeel op afstand omarmen zodat effectieve communicatie met elk teamlid plaatsvindt.
9. Neem de tijd om de vooruitgang te evalueren. Evaluaties over hoe veranderingen worden ontvangen, worden vaak over het hoofd gezien. Maar het is belangrijk om zo nu en dan een stap terug te zetten en te evalueren. Zorg ervoor dat u in contact blijft met uw medewerkers en sta training en tijd voor de overgang toe. Wij hebben - na de herinrichting - Leesman terug laten komen en het bleek dat we positieve resultaten hebben geboekt. De tevredenheid over de werkomgeving is toegenomen met 40 procent, en 20 procent van het personeel en klanten voelt zich gelukkiger. Daarnaast zijn de vastgoedkosten met 30 procent afgenomen en is het percentage absente werknemers afgenomen met 60 procent. 
10. Geniet van de transformatie. Het is eenvoudig om te zeggen, maar niet geheel onbelangrijk: geniet van de positieve veranderingen! 

Voor het geval het nog niet duidelijk is: ik ben inmiddels een echte evangelist voor slimmer werken. Ondanks andere bedrijven die in de tegenovergestelde richting gaan, ben ik er oprecht van overtuigd dat als medewerkers de juiste tools krijgen, de juiste ruimte en het vertrouwen om ze in vrijheid te laten kiezen hoe ze werken, dat ze verbazingwekkende resultaten zullen bereiken. De praktijkvoorbeelden liegen er niet om.

Philip Vanhoutte is Senior Vice President and Managing Director van Europa en Afrika voor Plantronics. Plantronics heeft al smarter working kantoren in Hoofddorp, Nederland en in Duitsland, Spanje en het Verenigd Koninkrijk en er zullen meerdere volgen.