In de eerste jaren van deze eeuw ontstond in Engeland een grote beweging rond New Ways of Working – Het Nieuwe Werken. Zo werd in 2006 non-profitorganisatie Work Wise UK opgericht, dat bedrijven aanbiedt een audit te doen op hun flexibelwerken-beleid. Voor Plantronics, gespecialiseerd in audiocommunicatie-apparatuur voor bedrijfsleven en consument, de aanzet zich ook in dit thema te verdiepen. Toen vervolgens in 2008, 2009 de crisis uitbrak, zag het zich hier zelfs toe genoodzaakt: de drie Engelse gebouwen moesten worden teruggebracht tot één enkel. Hierbij wilde Plantronics Het Nieuwe Werken gebruiken als trigger voor de inrichting van de werkomgeving. Senior vicepresident en managing director Plantronics Europa en Afrika Philip Vanhoutte vertelt: "De oprichter en ceo van Leesman, Tim Oldman, werkte indertijd aan een inventarisatie-instrument waarmee bedrijven kunnen bepalen wat ze exact nodig hebben om de werkomgeving optimaal in te richten voor hun medewerkers. Een dergelijke onafhankelijke tool was nog niet op de markt en precies hetgeen waaraan we behoefte hadden. Deze Leesman Index hebben we dan ook gebruikt om vanuit de basis ons nieuwe kantoor te bouwen. En nu, vijf jaar later, gebruiken we hem nog steeds, voor al onze kantoren."

Akoestische tempel

Die eerste keer wilde Plantronics via de survey van al haar Europese medewerkers weten welke werkzaamheden ze per dag uitvoerden, welke mate van belang die activiteiten voor hen hadden, en of ze op alle deelaspecten hiervan voldoende ondersteuning kregen. Van de verlichting, bureaustoelen en bureaus tot en met de IT-faciliteiten en ontvangstruimtes. Vanhoutte: "We kwamen daar niet heel goed uit, scoorden 65 op een schaal van 100. Dankzij de Leesman Index was het binnen een week duidelijk waar de schoen wrong en werden de eisen voor het nieuwe kantoor vastgesteld. Als expert op het gebied van audiocommunicatie wilden we uiteraard allereerst een akoestische tempel zijn. Daarom hebben we de vier C’s van professor Meyerson centraal gesteld: Concentratie, Communicatie, Collaboratie en Contemplatie."

De vier C’s centraal

Dit hield in dat Plantronics haar kantooromgeving indeelde in vier akoestische zones: een concentratiezone voor medewerkers die moeite hebben zich te concentreren doordat ze collega’s kunnen horen; een zone voor energieke communicatie voor medewerkers die moeten bellen en daarbij dusdanig geanimeerd praten dat anderen zich niet kunnen concentreren; een collaboratiezone voor samenwerkings- en vergaderruimtes met een informele, lounge-achtige inrichting; een contemplatiezone waar medewerkers niet noodzakelijkerwijs werken, maar tot rust kunnen komen voor aanvang van een volgend project. Dit alles zeker ook op aanbeveling van Tim Oldman, want zowel hij als Vanhoutte zijn overtuigd van het thema werktopologie. "Je moet op de hoogte zijn van de dagelijkse activiteiten van je medewerkers. Tijdens een dag voeren zij diverse taken uit en je kunt niet verwachten dat ze die allemaal op één werkplek doen. De werkplek kan wel goed zijn voor het uitvoeren van een aantal zaken, maar zeker niet voor alle. Vandaar ook het belang van verschillende ruimtes."

Eigenaarschap medewerkers

In 2011 opende Plantronics haar Engelse kantoor en het was meteen een doorslaand succes. En niet alleen bij partners en medewerkers, ook de overheid was onder de indruk. Hierop besloot Vanhoutte een paar maanden later Leesman een tweede inventarisatie te laten doen. De score: 84 op 100, waarmee Plantronics meteen het meest productieve kantoor in Engeland was geworden. "Dat dit zo uitpakte, kwam doordat we luisterden naar de wensen van onze medewerkers. En ons luisterapparaat was Leesman." In 2012 ontving Plantronics bovendien een BIFM-award van de British Institute of Facility Management voor innovatie op de werkplek, de belangrijkste onderscheiding in Engeland op het gebied van facility management. Gevolg: bedrijven uit heel Europa kwamen een kijkje in de keuken nemen om zo een voorbeeld te nemen aan alles wat Plantronics had bewerkstelligd. Vanhoutte: "En wij bleven herhalen: gebruik de Leesman Index om naar je mensen te luisteren. Als je luistert naar je medewerkers, weet je wat goed is voor de zaak. Daarnaast creëer je eigenaarschap bij hen. Medewerkers voelen dan: wij hebben aangegeven welke zaken we van belang vinden om optimaal te kunnen werken. Die zijn doorgevoerd. Nu is het echt ons kantoor."

Meetbare inzichten

Dit herinrichten van de werkomgeving ligt uiteraard in het verlengde van Het Nieuwe Werken. Een in Nederland weliswaar wijdverbreid begrip, maar vooral ook nog een kwestie van ‘veel geblaat en weinig wol’, stelt Vanhoutte. "Als Leesman vijf jaar geleden in Nederland al dezelfde rol had kunnen vervullen als het in Engeland deed en doet, hadden veel Het Nieuwe Werken-trajecten er heel anders uitgezien. Ze zijn hoogdravend ingestoken, niet gebaseerd op wetenschappelijke en meetbare inzichten. Er wordt bijna niet gemeten of een project succesvol is. En dat is precies wat Leesman biedt. En dat het al vijf jaar leading is, betekent ook dat het een bewezen instrument is. Bedrijven die de survey goed inzetten, zal dit zeker geen windeieren leggen." Daarbij vindt Vanhoutte dat het herinrichten van de werkomgeving in plaats van een zaak voor het facility management veel meer de verantwoordelijkheid van HRM zou moeten zijn – waarbij hij aantekent dat ‘HR’ wat hem betreft niet langer voor Human Resources maar voor Human Realisation staat. "Het herinrichten van de werkomgeving gaat over het slimmer laten werken van mensen. En HR is verantwoordelijkheid voor die mensen en moet alles overzien wat te maken heeft met de ruimtes waar zij hun werk moeten doen."

Soundscape

De Leesman Index zou bovendien onderdeel moeten zijn van de jaarlijkse beoordeling van hoe er binnen bedrijven een blijvende verbetering kan plaatsvinden, vindt Vanhoutte. "Op die manier brengen alle medewerkers tezamen een stem uit over de mate waarin ze tevreden zijn over hun werkomgeving. En dat zou de return on investment moeten bepalen. Wat mij betreft moet de bonus van het betrokken management direct aan die beoordeling worden gekoppeld." Wanneer bedrijven voornemens zijn een nieuw kantoorpand te bouwen, is Vanhouttes aanbeveling bovendien om liefst twee, uiterlijk één jaar daarvoor de behoeften van de medewerkers te inventariseren. "En, let op: de index gaat niet alleen om het interieur van het kantoor. Hij toont ook waar je dit het best kunt plaatsen. Zeer belangrijk." Het volgend jaar zomer te openen Plantronics-kantoor in Hoofddorp, Soundscape, komt bijvoorbeeld te liggen op nog geen 600 meter van het huidige pand (aanvankelijk hoofdzakelijk een backoffice, nu steeds meer een bestemming, aangezien het award winning Customer Interaction Center daar is gehuisvest), tussen de A4 en station Hoofddorp. De naam is te herleiden tot een andere zwaarwegende factor. Vanhoutte: "Soundscape is een woordspeling op landscaping, dat zich richt op zaken die van belang zijn voor het oog. Wij focussen op het oor, willen de geluiden van de natuur betrekken, van vogels, water, wind. Daarnaast zien we duidelijk het belang van muziek. Die kan ons immers in een prettige werkstemming brengen. Ook staat sound voor productief en winstgevend zijn, en voor fysiek, emotioneel, mentaal en spiritueel gezond bezig zijn."

Röntgenfoto

Al met al ziet Vanhoutte de Leesman Index als een röntgenfoto. "Je neemt een snapshot van wat er speelt in je bedrijf en die moet je vervolgens goed analyseren. Uit die analyse trek je je conclusies en op basis daarvan besluit je wat er moet gebeuren. En natuurlijk vormt het goed inrichten van de werkomgeving maar een deel van de zaak. Het moet zeker ook de aandacht hebben van het management en ook de medewerkers moeten meedoen. Maar zoals medici zeggen dat de juiste diagnose al de helft van de genezing is, is Leesman al de helft van de oplossing om een goed kantoor in te richten." Bovendien geeft de Leesman Index gradaties. "Met de survey kun je de scores van je afzonderlijke kantoren vergelijken en die bovendien afzetten tegen die van andere bedrijven. Zo doe je meteen aan benchmarking. Je kunt je optrekken aan wat anderen doen."

Wat de herinrichting van de werkomgeving Plantronics heeft gebracht:

1.     Toename medewerkerstevredenheid, zowel bij het management als op de werkvloer;
2.     Afname afwezigheidspercentage tot lager dan 3 procent;
3.     Toename productiviteit;
4.     Toename werkethos en -enthousiasme medewerkers. En dat stralen ze ook uit naar de klanten;
5.     Lager verloop. Mensen werken graag bij Plantronics en zijn loyaal aan het bedrijf;
6.     Eenvoudig mensen aan te trekken. Sommige kandidaat-medewerkers geven zelfs aan voor minder te willen werken, omdat de sociale waarde in hun privéleven zo hoog is;
7.     Besparing op de arbeidskosten gerelateerd aan afwezigheid van meer dan 5 procent;
8.     Afname vierkante meters en dus een kostenbesparing.