De keuze voor de juiste tool was gauw gemaakt, vertelt Barry van der Meij, managing director Amsterdam bij Valtech. “Ik heb via LinkedIn aan mijn netwerk de vraag gesteld welke tools men kon aanbevelen. Binnen twee uur werd ik vanuit zes verschillende hoeken naar TruQu doorverwezen. De volgende dag belde Bart Kollau en een paar uur later stond hij voor mijn neus. Hij liet mij een demo zien en ik dacht: dit is precies wat wij zoeken!”

Valtech is een global digital agency met expertise in digital marketing, data, technologie en experience design. Deze expertise hebben ze in 17 jaar opgebouwd. Eerst onder de naam e-Focus en sinds 2016 onder de naam Valtech. Er werken 230 mensen. Wereldwijd telt Valtech 2500 man personeel.

Van der Meij: “Wij hebben elk jaar een beoordelingsronde. Kort daarop voeren wij met de mensen een doelengesprek, waarin wij de doelstellingen voor het komend jaar vaststellen. En halverwege het jaar voeren wij het voortgangsgesprek, waarin wij evalueren hoe het staat met het realiseren van die doelen.”

Performancecyclus onvolledig

“Wij kwamen erachter dat het niet volledig is. In het verleden vroegen wij als onderdeel van de input voor de beoordelingsgesprekken via e-mail feedback over een medewerker aan verschillende mensen. Dat gebeurde vaak in opdracht van de leidinggevende, die willekeurig een aantal mensen selecteerde en hun mening vroeg over de desbetreffende persoon. Die teksten kwamen dan terug, werden opgenomen in het beoordelingsgesprek, maar het had altijd meer iets van ‘een moetje’. Het was geen feedbackmiddel voor de medewerker zelf. Het diende geen enkel doel.”

Middel om er zelf beter van te worden

Op basis van ervaringen bij zijn vorige werkgever, gesprekken met HR en een businesspartner stelde Van der Meij de invoering van e-feedback aan de orde in het managementteam.
“Wij waren op zoek naar iets waardoor het implementeren van een feedbackcultuur min of meer vanzelf zou gaan, zodat de mensen het ook gaan gebruiken als middel om er zelf beter van te worden en ervan te leren, zonder dat de manager of de leidinggevende er iets van moet gaan vinden.”

Een maand voor de beoordelingsronde in april werd TruQu geïmplementeerd en werd als doel gesteld dat alle input voor de beoordelingsronde via de tool moest komen. “Binnen een maand hadden wij 1500 feedbackmomenten binnen. Gemiddeld zeven feedbackmomenten per persoon.”

Informatie is goud waard

“Wat ik krachtig vind aan e-feedback is, dat het aan de medewerker zelf is om de feedback te delen. Als ik zelf kijk naar de feedback die mensen met mij gedeeld hebben, dan levert die informatie goud op. Niet zozeer door de kritiek die er werd gedeeld, maar omdat er kwaliteiten aan het daglicht kwamen waar wij totaal geen weet van hadden. Dat is zeer waardevol en biedt kansen. Dat geldt ook voor de feedback die ik persoonlijk heb gekregen. De tool heeft geholpen een blinde vlek ten aanzien van de performance en kwaliteiten van mensen weg te nemen.”

Beoordelingsronde zal komende vijf jaar niet verdwijnen

 “We willen het sowieso permanent in de organisatie inzetten. Toen we hiermee begonnen dacht ik dat het de noodzaak voor de beoordelingsronde zou wegnemen. Bij de implementatie heb ik aan een hoop mensen gevraagd hoe zij tegen het beoordelingsgesprek aankijken. Ik had verwacht dat de mensen in onze organisatie dat verouderd zouden vinden. Mijn bevinding is dat die aanname ongefundeerd is. Ik ben erachter gekomen dat juist dat gesprek heel erg gewaardeerd wordt. Daar zit natuurlijk ook een salariscomponent aan, maar ik zie het hier niet gebeuren dat dat gesprek in de komende vijf jaar verdwijnt.”

Gereedschap voor feedback over eigen performance

“Wat ik wel verwacht is dat TruQu een rol kan gaan spelen bij alle dingen daar omheen: het formuleren van de doelstellingen, het rapporteren over de voortgang en feedback over hoe het ermee gaat.
Belangrijke toevoeging: traditionele performancecycli zijn heel erg eendimensionaal gericht vanuit de werkgever naar de medewerker toe. En ik zie het juist andersom, waarbij TruQu de medewerker het gereedschap geeft om feedback op te halen over zijn eigen performance zonder dat ik daar als werkgever heel erg actief bij betrokken hoef te zijn. Samen met de beoordeling vormt dat een heel krachtig middel. Ik geloof dus meer in een hybride vorm.”