De gemeente Hollands Kroon in de kop van Noord-Holland ontstond op 1 januari 2012 bij de fusie van de gemeenten Wieringen, Wieringermeer, Anna Paulowna en Niedorp. Deze vier gemeenten omvatten 22 dorpskernen. De gemeente is 660 hectare groot en is daarmee in Nederland de derde gemeente in grootte qua grondgebied en de tweede wat betreft grond en water. De gemeente heeft ongeveer 48.000 inwoners en 350 medewerkers. De grootste kernen zijn Anna Paulowna (7300 inwoners), gevolgd door Niedorp (3600) en Wieringerwerf (3200).

Transitie naar zelfsturende teams

Vanaf de start van de fusiegemeente werd een andere manier van werken ingevoerd, vertelt Corine Hansen, organisatieadviseur bij de gemeente Hollands Kroon. “We zijn gestart met werken vanuit vertrouwen en hebben meteen zaken als tijdregistratie en verlofregistratie afgeschaft. Bovendien zijn we gaan flexwerken, mocht iedereen gaan werken waar hij wilde en werd resultaatgericht werken het sturingselement.” Tegelijkertijd ging de gemeente ook over naar twee gebouwen in Anna Paulowna die ongeveer een kilometer uit elkaar liggen: het oude gemeentehuis van Anna Paulowna (Het Kroondomein) en het gebouw De Ontmoeting, een multifunctionele accommodatie met een publieksfunctie, waarin ook een deel van het personeel werd gehuisvest.

De organisatorische revolutie met een nieuwe manier van werken kreeg in oktober 2013 een vervolg. “We hebben toen aangekondigd dat we in 2014 zouden starten met de transitie naar zelfsturende teams. Fysiek hebben we een volgende stap gezet door vanaf februari 2017 alle ambtenaren op één locatie, het Kroondomein, te huisvesten. In principe zijn dat twee onafhankelijk van elkaar genomen beslissingen. Tegelijkertijd wil je als organisatie natuurlijk het liefst dat alle ambtenaren in één gebouw komen te zitten, omdat je daarmee voorkomt dat je te maken krijgt met twee verschillende culturen.”

Veranderende behoefte medewerkers

Door de overgang naar zelfsturende teams veranderde de behoefte van medewerkers. “Daar waar we eerst nog best veel bureaus hadden, zagen we in de praktijk dat het aantal gebruikte bureaus steeds minder werd. Dat kwam omdat medewerkers meer thuis gingen werken en ook meer naar inwoners toegingen. Daarnaast zagen we  dat de zelfsturende teams behoefte hadden om elkaar te ontmoeten en dat het aantal beschikbare ontmoetingsruimten onvoldoende was. De vergaderruimten waren steeds volgeboekt.”

Bovendien was het Kroondomein – met een hoofdgebouw uit de jaren ’50 en een aantal uitbreidingen in de decennia erna – aan het eind van zijn technische levensduur. “Het gebouw was bij de start van de fusiegemeente wel van binnen gestript en opnieuw ingericht, maar er was toen niets gedaan aan het dak en de kozijnen.” De gemeente besloot daarop om alle ambtenaren op één locatie te huisvesten en te kiezen tussen enerzijds het multifunctionele gebouw, waar ook scholen en kinderopvang en vroeger zelfs een bibliotheek waren gehuisvest, en anderzijds het oude gemeentehuis, dat in dat geval flink moest worden opgeknapt.”

Activiteitgerelateerd werken

Nadat de keuze op het Kroondomein was gevallen, werd een uitvraag voor de herinrichting opgesteld. Belangrijk daarbij was, naast de planning (gereed begin 2017), ook de transitie naar zelfsturing met een nieuw werkplekconcept dat niet persoonsgebonden, maar activiteitgerelateerd moest zijn. Ook moest de inrichting een positieve bijdrage leveren aan de identiteit van Hollands Kroon. Verder moest de nieuwe inrichting gericht zijn op het ondersteunen en stimuleren van ontmoeten, onderlinge samenwerking, saamhorigheid en het bevorderen van kennisoverdracht en informele contacten. Een ander uitgangspunt was dat elke ontmoetingsplek ook moest kunnen dienen als werkplek. Uit het oogpunt van duurzaamheid en het bewust omgaan met beschikbare middelen werd daarnaast gekozen voor circulaire inkoop en hergebruik van bestaand meubilair. Hansen: “Het moest een zakelijke professionaliteit met een knipoog uitstralen, waarin teams en individuen tot excellente prestaties konden komen. Kernwoorden voor de nieuwe gewenste situatie waren transparantie, verbinding, open en welkom, slim, innovatief, playful en grappig, plug-in work, gezond, beweging, bewust, flexibel en afwisseling.”

Om een goede indicatie voor de herinrichting te krijgen, bekeek de gemeente een jaar lang het gebruik van het gebouw. “Daar zagen we bijvoorbeeld dat op drukke dagen het gebouw half leeg stond. Dat betekende dat we met veel minder bureaus toe konden. Bovendien rekenden we – omdat elke ontmoetingsplek na de herinrichting een werkplek moest kunnen zijn – niet meer met een flexfactor.

Geen stilteplekken

Crielaers & Company, het conceptueel interieurontwerpbureau dat de herinrichting verzorgde, besloot met drie kleuren te werken: groen, blauw en geel. Hansen: “De blauwe en gele kleur zijn echte ontmoetingsruimten en bij de groene kleur staan nog werkplekken. En zelfs bij die groene kleur zijn nog ontmoetinsgplekken geïntegreerd. Dat komt omdat in feite het hele gebouw ingericht is op ontmoeten: medewerkers die echt geconcentreerd willen werken, kunnen dat dus voortaan beter thuis doen, want na de herinrichting zijn er geen stilteplekken of concentratieruimtes meer.”

Vanaf november 2016 zijn alle medewerkers werkzaam in een zelfsturend team. Het jaar 2017 wordt vervolgens gebruikt om medewerkers eraan te laten wennen,  om eventuele kinderziektes eruit te halen en om de processen te optimaliseren. Op 1 januari 2018 moet de transitie naar zelfsturende teams afgerond zijn. Ondertussen merkt de gemeente dat de medewerkers steeds meer op lokatie en thuis werken. Hansen: “Dat zien we aan de hoeveelheid mensen die in het gebouw zijn en aan de manier hoe het gebouw gebruikt wordt. Daarnaast zijn er veel goede iniatiatieven: zo bezorgen we paspoorten gratis aan huis en willen we dat dit jaar ook met rijbewijzen en ID-kaarten gaan doen. Verder kan geboorteaangifte digitaal worden gedaan, waarna de ambtenaar bij de ouders thuis de geboorteakte laat ondertekenen. En ons meldingenteam heeft een app ontwikkeld, waarmee burgers meldingen kunnen doen, die vervolgens binnen drie dagen worden opgelost.”

Veel goodwill

De informele aanpak levert de gemeente ook concrete resultaten op: zo is het aantal bezwaarschriften met een kwart gedaald, omdat ambtenaren langs gaan bij mensen voordat de bezwaarprocedure wordt opgestart. Hansen: “De aanpak levert bovendien veel goodwill op. Wij zeggen niet voor niets: wij zijn er voor de inwoners en niet andersom. Dat betekent niet dat we pamperen, maar wel dat wij in de geest van de participatiesamenleving samen met en waar mogelijk bij de burgers het werk doen. Ons kernbeheerteam heeft inmiddels ruim 100 zelfbeheerprojecten, waarbij we bewoners faciliteren, trainen en soms zelfs geld geven. Bij het ter plekke zaken regelen speelt nog iets anders: we vinden het niet klantvriendelijk en niet dienstverlenend als inwoners drie kwartier met de auto naar het gemeentehuis moeten rijden.”

De reacties op de herinrichting zijn ondertussen vrijwel unaniem positief. Hansen: “Ik heb nog van niemand gehoord dat ze het gebouw niet oké vinden. Integendeel, iedereen is laaiend enthousiast. Gekscherend zeggen we weleens tegen elkaar: we hebben nu zo’n mooi gebouw, dat mensen straks niet meer liever thuis willen werken.”