De meeste werknemers zullen zich houden aan regels en voorschriften. Een klein deel zal echter direct de regels overtreden als ze denken dat dit in hun eigen belang is. De andere groep werknemers zal niet direct frauderen, maar alleen over de scheef gaan als u teveel ruimte biedt voor overtredingen. U moet met name zorgen dat deze werknemers niet in de verleiding komen om te frauderen.

 

Hiervoor moet u natuurlijk wel weten in welke situaties ze de neiging krijgen te frauderen wat het arbeidsverzuim door ziekte betreft. Met een zogeheten fraudedriehoek krijgt u hier meer zicht op. Deze driehoek bestaat uit de drie zijden gelegenheid, gebrek aan controle en intentie van de werknemer.  Deze aspecten komen hieronder afzonderlijk aan de orde met daarbij ook de wijze waarop u fraude kunt voorkomen.

 

Gelegenheid

Er is sprake van gelegenheid tot frauderen als de regels onduidelijk zijn. Ook het ontbreken van een of meerdere medewerker(s) met een duidelijke verantwoordelijkheid voor verzuim geeft werknemers gelegenheid om te frauderen. Daarnaast kan de rol van een werknemer in de organisatie gelegenheid bieden voor verzuimfraude. Als uw organisatie een medewerker gemakkelijk kan missen of als zijn collega’s geen zicht hebben op zijn werkzaamheden dan kan hij relatief gemakkelijk frauderen. U verkleint de gelegenheid tot fraude door:

• duidelijke regels voor arbeidsverzuim door ziekte, zoals bij de verzuimaanvraag, de toekenning van ziekteverlof en de doorbetaling van loon;
• vast te leggen wie in uw organisatie verantwoordelijk is of zijn voor het verzuim en te zorgen dat dit zowel bekend is bij de betreffende werknemers als bij hun collega’s;
• te regelen dat elke werknemer verantwoording over zijn verzuim aflegt aan zijn direct leidinggevende;
• helder te communiceren over mogelijke sancties als werknemers de regels overtreden.  

 

Gebrek aan controle

Als u regels stelt, zult u wel moeten zorgen dat u naleving ervan controleert. Anders nemen de werknemers de regels niet serieus met het risico dat ze deze negeren en overtreden. Vaak zijn er eerst enkele ‘waaghalzen’ die dit doen. Als er dan geen sanctie volgt, zullen veel anderen volgen. De werknemers moeten zien dat u niet zomaar regels opstelt. Het is daarom belangrijk dat u zorgt voor een controlesysteem en dat u overtredingen bestraft. Dit kunt u op de volgende manieren vormgeven:

• een periodieke interne audit (onderzoek) van de manier waarop uw organisatie de regels in de praktijk toepast;
• passende en voortdurende aandacht voor ieder verzuimgeval;
• een steekproefsgewijze controle van (onderdelen van) de verzuimprocedure;
• een consequent sanctiebeleid; 
• degene die de verlofaanvraag beoordeelt, moet aantonen dat hij jaarlijks een bepaald percentage aanvragen heeft afgewezen;
• de leidinggevenden die frequent verlof verlenen, moeten dit verantwoorden aan hun baas;
• naarmate het verzuim langer duurt (en duurder wordt), is verantwoording aan een hogere leidinggevende vereist.

 

Intentie van de werknemer

Bij de intentie van de werknemer gaat het vooral om diens motivatie. Hoe groter de afstand van de werknemer is tot zijn werk en uw organisatie, hoe sneller hij zal frauderen. Hier ligt ook een verband met de inrichting van uw organisatie. Bij weinig controle op aanwezigheid en functioneren of onduidelijke taken en bevoegdheden, nemen werknemers de verzuimregels ook snel minder serieus. U kunt de juiste mentaliteit bij uw personeel stimuleren door:

• het belang van verzuimbeleid en het terugdringen van verzuim goed te communiceren aan de werknemers; noem daarbij bijvoorbeeld de kosten op en de verstoring van werkprocessen;
• periodieke communicatie over de stand van zaken van het verzuim in uw organisatie;
• de motivatie van uw werknemers te verbeteren;
• het monitoren van de inzet en prestaties van de werknemers;
• goed gedrag te belonen. 

 

Sancties

Met sancties laat u zien dat u fraude niet tolereert. U moet een sanctie wel met beleid toekennen. Zo moet de sanctie proportioneel zijn, dat wil zeggen dat ze moet overeenstemmen met de zwaarte van de overtreding. Verder moet u de fraude  in relatie tot de geschiedenis van de werknemer bekijken. Als u de werknemer al lang bij u werkt en altijd goed heeft gefunctioneerd dan doet u er goed aan relatief mild om te gaan met een overtreding. Bij een overtreding die past in een lange reeks problemen of als de werknemer pas kort bij u in dienst is, ligt het voor de hand dat u streng straft. Belangrijk is dat voor iedere werknemer zonder meer duidelijk is dat u de overtreding heeft waargenomen en dat u deze als fraude beschouwt. Als u coulant bent, dan doet u er goed aan wel helder te maken dat de werknemer een volgende keer niet op dezelfde coulance hoeft te rekenen.

Mogelijke sancties zijn, oplopend qua zwaarte: een waarschuwing, opschorten van de loondoorbetaling, stoppen van de loonbetaling of ontslag. Hieronder vindt u een uitleg per sanctie.

 

Waarschuwing

Een waarschuwing is de lichtste sanctie. U kunt de waarschuwing het beste schriftelijk geven, waarbij u ook aangeeft wat de gevolgen van een eventuele herhaling zijn. Berg daarbij een kopie van de waarschuwing op in het personeelsdossier. Bij een herhaling in de toekomst heeft u dan bewijsmateriaal voor een eventuele juridische procedure. Met een schriftelijke waarschuwing biedt u de werknemer ook helderheid. Hij kan zo rustig lezen wat hij verkeerd heeft gedaan, wat u daarvan vindt en wat de gevolgen van een herhaling zijn.

 

Opschorten loondoorbetaling

Een zwaardere sanctie is het opschorten van de loondoorbetaling tijdens een verzuimperiode. Hiermee spoort u de werknemer aan weer aan het werk te gaan. Het gaat om een tijdelijke maatregel. U heeft het recht om (een deel van de) loonbetaling op te schorten als een werknemer zich bijvoorbeeld niet houdt aan de verzuimvoorschriften. Een milde sanctie is dan het inhouden van de bovenwettelijke aanvulling. Voordat u de loondoorbetaling opschort, moet u de werknemer wel waarschuwen. Ook in dit geval kunt u dat het beste schriftelijk doen. Als de werknemer vervolgens de voorschriften wel opvolgt, kunt u hem het loon alsnog uitbetalen.

 

Stoppen loonbetaling

Als een werknemer door zijn eigen schuld zijn werk niet doet, kunt u stoppen met het betalen van het loon. U moet dan wel kunnen aantonen dat de schuld bij de werknemer ligt. Ook als een werknemer niet meewerkt aan zijn re-integratie of passende arbeid weigert, vervalt uw loondoorbetalingverplichting. Bij het stoppen van de loondoorbetaling moet de werknemer naar de kantonrechter om deze beslissing aan te vechten.

 

Ontslag

De zwaarste straf is ontslag. U kunt hiertoe alleen in speciale gevallen overgaan. De overtreding van de medewerker moet zeer ernstig zijn. Daarnaast moet bij de werknemer vooraf goed bekend zijn geweest dat het om een zeer ernstige overtreding gaat. Als een werknemer u als werkgever doelbewust financieel of op een andere manier benadeelt, kan ontslag zeker gerechtvaardigd zijn. Ook als u kunt bewijzen dat de werknemer herhaaldelijk onterecht verzuimt, kan ontslag terecht zijn. U moet beschikken over een goed opgebouwd dossier als u een werknemer ontslaat wegens verzuimfraude. Uit het dossier moet duidelijk dat de werknemer heeft gefraudeerd, dat hij dit van tevoren kon weten en dat hij wist wat de sancties waren. Ook moet het dossier bij voorkeur bewijs bevatten dat u de werknemer eerder voor de fraude en verdere sancties heeft gewaarschuwd.

 

Wanneer een werknemer zich niet houdt aan controlevoorschriften, is dit geen reden voor ontslag. Als u langdurig geen contact kunt krijgen met een verzuimende werknemer, dan kunt u ontslag overwegen. U moet dan wel heel zeker weten dat de werknemer wel in staat was contact op te nemen, maar dat bewust niet deed.