Werkgevers die remote werken niet zo zien zitten, zeggen vooral het eerste. Meerdere onderzoeken laten echter de voordelen zien voor zowel werkgevers als werknemers.

Vraag jezelf dus af voordat je een vergadering plant: kan dit asynchroon? Zo ja, vergader dan niet

Uit ons wereldwijde onderzoek blijkt bijvoorbeeld dat 69% van de werkgevers minder last heeft van verloop na het invoeren van remote werken. En 57% zegt dat het makkelijker is om talent aan te nemen en te behouden. Bovendien gaf slechts 17% van de remote werknemers aan dat ze erover dachten om hun baan op te zeggen, vergeleken met 24% van de werknemers op kantoor.

Ons onderzoek weerlegt ook het argument dat remote teams minder productief zijn: maar liefst 72% van de werkgevers met internationale remote teams meldde een toename in productiviteit.

Andere managementvaardigheden

Het echte probleem bij andere bedrijven is misschien niet het remote werken zelf, maar het feit dat managers het lastig vinden om leiding te geven aan een team dat zich niet op kantoor bevindt.
Mensen aansturen is makkelijker in een fysiek kantoor. Managers kunnen afgaan op visuele signalen en in het voorbijgaan met collega's praten.

Een remote setting vereist andere managementvaardigheden. Managers van remote teams moeten actiever en doelbewuster communiceren, zichzelf toegankelijker maken voor hun teams en in staat zijn om het goede voorbeeld te geven en de normen uit te dragen die van werknemers worden verlangd.

Managers die altijd op kantoor zijn, hebben waarschijnlijk nooit de vaardigheden hoeven ontwikkelen die nodig zijn om remote teams te managen. Maar dat betekent niet dat ze die niet kunnen leren en zich niet kunnen aanpassen aan de manier waarop hun teamleden nu willen werken. Remote werken zet managementvaardigheden in de spotlight en laat zien wie een goede manager is en wie wel of niet bereid is om zich aan te passen.

Sommige managementvaardigheden zijn overdraagbaar van kantoor naar remote, maar goede managers moeten ook leren hoe ze goede remote managers kunnen worden. Ze moeten zich bepaalde vaardigheden, strategieën en tactieken eigen maken die geschikt zijn in een remote setting. Denk hierbij aan meer betrokken zijn bij werknemers, duidelijke documentatie en asynchroon werken.

Asynchroon leren werken

Asynchroon werken is de sleutel tot écht remote werken. Het stelt mensen in staat om te werken op een moment dat hen het beste uitkomt zonder onderbrekingen. Door werk te scheiden van real-time communicatie (ook wel ‘synchroon’ genoemd), stijgt de productiviteit. Synchroon werken is afhankelijk van communicatie, waardoor teams regelmatig bij elkaar komen om updates te delen of projecten moeten pauzeren omdat iemand niet beschikbaar is. Mensen hoeven echter niet op hetzelfde moment bij elkaar te zijn om werk te doen. Asynchroon werken, vertrouwt op documentatie, transparantie en op het uitgangspunt dat werknemers presteren zonder dat je ze hoeft te micromanagen.

Het doel is om de status van projecten voor iedereen zichtbaar te maken, zodat werknemers productief kunnen blijven in hun eigen tijdzone en volgens hun eigen schema. Goede communicatie en planning zijn daarbij essentieel. Zo kunnen bedrijven snel en efficiënt projecten uitvoeren en tegelijkertijd hun teams meer flexibiliteit bieden.

Managers moeten het goede voorbeeld geven met hun eigen communicatie. Ze moeten proactief zijn in het gebruik van samenwerkingstools en regelmatig checken bij hun teamleden of ze hun werk goed kunnen uitvoeren en zich verbonden voelen.

Communicatie, communicatie, communicatie

Managers moeten waar mogelijk openbaar communiceren via samenwerkingsplatforms zoals Slack. Op deze manier is informatie voor iedereen toegankelijk. Dit bespaart op de lange termijn tijd, want werknemers kunnen informatie zelf opzoeken in plaats van dat ze een vraag moeten stellen en op antwoord moeten wachten.

Er zijn wel uitzonderingen, zoals het bespreken van persoonlijke zaken of kritische feedback. Maar het is goed om complimenten altijd openbaar te delen. Zo verhoog je de teammoraal en laat je werknemers zien dat je ze waardeert.

Bewuster vergaderen

Vergaderingen moeten een laatste redmiddel zijn. Ze zijn duur en vaak ineffectief. Je kunt vergaderingen vaak vervangen door goede documentatie, duidelijke e-mails of berichten op samenwerkingsplatforms.

Vraag jezelf dus af voordat je een vergadering plant: kan dit asynchroon? Zo ja, vergader dan niet. Als je toch moet vergaderen, zorg dat er altijd een agenda is, maak notities in een gedeeld document waar iedereen bij kan en moedig deelnemers aan om de vergadering te verlaten als ze niet nodig zijn.

Verwaarloos echter niet de een-op-eengesprekken met teamleden. Zorg dat deze regelmatig plaatsvinden en richt je als manager op het opbouwen van een band en coaching, niet alleen op het beoordelen van werk. Focus op de persoon en niet op de voortgang van projecten. Dat kun je asynchroon doen. Zo zorg je ervoor dat het teamlid zich gesteund voelt en het werk optimaal kan uitvoeren.

Bedrijven die overstappen op remote werken zien hun personeelsverloop dalen, de diversiteit van hun teams toenemen en de productiviteit stijgen. Ze krijgen toegang tot een globale talentenpool en kunnen rond de klok opereren. Bedrijven die er niet in slagen om meer flexibiliteit te bieden, lopen het risico om werknemers te verliezen aan concurrenten en kunnen ook moeite hebben om nieuw talent aan te trekken.

Om over te stappen op remote werken is het belangrijk dat er een mentaliteitsverandering plaatsvindt bij het (senior) management. Organisaties die hier niet in slagen, zullen hiervoor eerder het model de schuld geven in plaats van hun eigen tekortkomingen. Laten we de vooruitgang die we de afgelopen jaren hebben geboekt, niet verliezen door een paar slechte bazen.