Voorkom discussie: enkele tips voor een goede verlofadministratie
Onlangs kwam in mijn praktijk een discussie voorbij waarbij ik moest denken aan deze uitspraak waar de vraag speelde of werkgever bij het uitkeren van de resterende verlofdagen was uitgegaan van een juist saldo.
“De kantonrechter is van oordeel dat als uitgangspunt te gelden heeft dat de werkgever een vakantiedagenregistratie bijhoudt. Vast staat dat [werkgever] geen officiële verlofregistratie heeft bijgehouden. [Werkgever] heeft verklaard dat zij geen strikt verlofbeleid voert en dat er wordt gehandeld naar bevind van zaken. In beginsel ligt bij de betwisting van de omvang van het verlofsaldo de bewijslast bij eiser als werknemer. Echter, bij betwisting van het door de werknemer gestelde resterende verlofsaldo door de werkgever, zal de werkgever die betwisting moeten motiveren aan de hand van uit haar administratie blijkende gegevens. Nu [werkgever] geen verlofadministratie heeft bijgehouden althans deze niet in het geding heeft gebracht, kan zij zich daarop dan ook niet (met succes) beroepen.”
“[Werkgever] heeft op het verlofsaldo van [werknemer] 300 uren in mindering gebracht, er van uitgaande dat [werknemer] gedurende zijn ziekteperiode in staat is geweest vier weken vakantie op te nemen. Daarbij is niet van belang of [werknemer] ook daadwerkelijk vakantie heeft genoten. [Werknemer] heeft de mogelijkheid daartoe gehad en daar gaat het volgens [werkgever] om.”
De rechter gaat (ook) hier niet in mee:
“De kantonrechter is van oordeel dat [werkgever] [werknemer] passende informatie had moeten verstrekken en had moeten wijzen op het risico dat tijdens ziekteverlof opgebouwde vakantiedagen bij het niet opnemen mogelijk zouden vervallen. Ook nu is [werkgever] ten aanzien van deze verplichting tekort geschoten. Vast staat immers dat [werkgever] dit nooit aan de orde heeft gesteld. Het gaat dan ook niet aan om deze uren achteraf op het verlofsaldo van [werknemer] in mindering te brengen. De kantonrechter gaat daarmee voorbij aan de discussie tussen partijen of [werknemer] gedurende zijn arbeidsongeschiktheid in staat is geweest om vakantiedagen op te nemen.”
Tips voor werkgevers
- Houd een duidelijke vakantie-urenregistratie bij.
- Deel deze periodiek, en in ieder geval na afloop van het opbouwjaar, met werknemer.
- Stel werknemer aan begin van het jaar in kennis van het resterende saldo wettelijke dagen van het voorliggende jaar.
- Stel werknemer schriftelijk in de gelegenheid dat saldo vóór 1 juli alsnog op te nemen.
- Wijs werknemer op de consequentie (verval van de dagen) wanneer deze niet vóór 1 juli zijn opgenomen.
- Houd de bovenwettelijke dagen en verjarings- en vervaltermijnen ook goed bij en communiceer dit met werknemer.
- Sluit je met werknemer een vso? Neem hierin dan niet de (te) algemene bepaling op dat een correcte eindafrekening wordt opgemaakt, maar benoem het concrete aantal openstaande, nog uit te betalen verlofuren.
