Door duidelijke afspraken over (on)gewenst gedrag te maken, zorgt een werkgever voor houvast, duidelijkheid en transparantie. Die afspraken kunnen worden vastgelegd in een personeelshandboek, code of conduct, gedragscodes, klachtregelingen of andere vorm van huishoudelijk reglement.

Zorg ervoor dat de werknemers schriftelijk bevestigen dat ze het personeelshandboek hebben ontvangen, gelezen en begrepen

Het maakt niet uit hoe je het document noemt, als het maar duidelijk is wáár de afspraken over de omgangsvormen zijn opgenomen. Dit kan ook in verschillende, naast elkaar bestaande, documenten.

Het hebben van een personeelshandboek is geen wettelijke verplichting, maar kan wel een hoop voordelen hebben. In deze blog lees je waarom een personeelshandboek, inclusief afspraken over (on)gewenste omgangsvormen, ook van meerwaarde kan zijn voor jouw organisatie.

Het personeelshandboek

Een personeelshandboek bevat doorgaans een breed scala aan belangrijke informatie voor een onderneming. Vaak is dit een combinatie van arbeidsvoorwaarden en belangrijke interne bedrijfsregels, procedures, afspraken en instructies die voor alle werknemers binnen het bedrijf gelden.

Die regels, procedures en afspraken moeten passen bij het bedrijf, de werknemers en het soort werkzaamheden. Het opstellen van het personeelshandboek moet dus zorgvuldig gebeuren. Ondanks dat sprake is van maatwerk, vind je vaak de volgende onderwerpen terug in een personeelshandboek:

• Werktijden en overuren
• Thuiswerken
• Opleidingen en studiekosten
• Ziekteverzuim
• Vakantie, verlof en feestdagen
• Omgang met internet en zakelijke email
• Alcohol- en drugsbeleid
• Veiligheid op de werkvloer
• Klokkenluidersregeling
• Gedragsregels en klachtenregeling (lees hieronder meer)

Afspraken over (on)gewenste omgangsvormen

Ongewenste omgangsvormen op het werk kunnen leiden tot (werk)stress, en dat kan weer voor gezondheidsklachten zorgen. Dit wordt ook wel psychosociale arbeidsbelasting (PSA) genoemd. Op grond van de Arbowetgeving zijn werkgevers verplicht om beleid te voeren dat dit voorkomt.
Dat beleid wordt door een werkgever opgesteld op basis van een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E), waarin risico’s ten aanzien van PSA in kaart moeten worden gebracht. Lees over het opstellen van een RI&E ook de eerdere blog.

Op basis van die risico’s moet vervolgens een plan van aanpak worden opgesteld. Daarin worden ook maatregelen opgenomen die zijn getroffen om PSA, zoals ongewenst gedrag, tegen te gaan. Een effectieve maatregel is vaak het opstellen van een duidelijke gedragscode en klachtenprocedure.

Deze regelingen maken daarom vaak een belangrijk onderdeel uit van het personeelshandboek. In de gedragscode en klachtenregeling wordt beschreven hoe werknemers zich moeten gedragen, welk gedrag niet wordt getolereerd en waar werknemers terecht kunnen met een klacht. Ook wordt vaak een vertrouwenspersoon benoemd.

Voordelen personeelshandboek, inclusief afspraken over (on)gewenste omgangsvormen

Het hebben van een personeelshandboek, inclusief afspraken over (on)gewenste omgangsvormen, heeft verschillende (arbeidsrechtelijke) voordelen, waaronder:

• Door het bundelen van informatie, afspraken en reglementen in één document zorg je voor een duidelijk overzicht van het (personeels)beleid. Dit biedt houvast.
• Door het vastleggen van arbeidsvoorwaarden en afspraken in een personeelshandboek, kunnen (template) arbeidsovereenkomsten verkort en verduidelijkt worden.
• In arbeidsconflicten sta je als werkgever veelal sterker als je afspraken van tevoren duidelijk hebt vastgelegd in een personeelshandboek.
• Van belang is dan wel dat werknemers bekend zijn met die afspraken en de werkgever ook handelt conform de gemaakte afspraken. Het personeelshandboek kan dan bijvoorbeeld dienen als bewijsstuk in ontslagzaken en kan een bruikbaar document zijn bij het opleggen van (andere) disciplinaire maatregelen, zoals het geven van een officiële waarschuwing.
• Een personeelshandboek kan helpen bij het naleven van (arbeids)wetgeving. Denk bijvoorbeeld aan voorschriften met betrekking tot veiligheid, gezondheid, gelijke behandeling en kleding.

Zorg ervoor dat het personeelshandboek up to date is. Controleer de inhoud dus regelmatig

Aandachtspunten bij implementatie

Wil je een personeelshandboek met regels voor (on)gewenst gedrag implementeren in jouw organisatie? Dan zijn de volgende aandachtspunten belangrijk om mee te nemen:

• Verzamel (bestaande) afspraken en regelingen die gelden in jouw onderneming.
• Zorg ervoor dat de inhoud van het personeelshandboek voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving én aan de inhoud van de collectieve arbeidsovereenkomst(en) (indien van toepassing).
• Zorg dat de inhoud van het personeelshandboek past bij jouw onderneming en begrijpelijk is voor alle werknemers. Mocht je werknemers in dienst hebben die geen Nederlands kunnen lezen? Zorg dan (ook) voor een vertaling. 
• Maak het personeelshandboek onderdeel van de (template) arbeidsovereenkomsten en verstrek een kopie van de meest recente versie voorafgaand aan ondertekening van de overeenkomst. Zorg ervoor dat de werknemers schriftelijk bevestigen dat ze het personeelshandboek hebben ontvangen, gelezen en begrepen.
• Zorg ervoor dat werknemers weten waar ze het personeelshandboek kunnen vinden en dat dit document gemakkelijk toegankelijk is voor werknemers, bijvoorbeeld via het intranet.
• Introduceer het personeelshandboek als onderdeel van het onboarding-programma voor nieuwe werknemers en bespreek de belangrijkste onderdelen, zoals de gedragscode en klachtregeling.
• Organiseer een presentatie of training om het personeelshandboek door te nemen met werknemers, zodat de inhoud helder is en zij vragen kunnen stellen.
• Zorg ervoor dat het personeelshandboek up to date is. Controleer de inhoud dus regelmatig.
• Ga je wijzigingen aanbrengen? Zorg dan dat je de werknemers hierover informeert en verstrek een aangepaste versie. Als je arbeidsvoorwaarden uit het personeelshandboek wilt wijzigen, dan is in principe akkoord nodig van de werknemers. Gaat het om een wijziging die valt onder de instructiebevoegdheid van de werkgever (bijvoorbeeld ten aanzien van kleding, veiligheid of gedrag), dan is akkoord van de werknemers niet nodig.
• Zorg dat je de bepalingen zoals opgenomen in het personeelshandboek consequent toepast en handhaaft.
• Let op: als het personeelshandboek onderwerpen bevat die vallen onder het instemmingsrecht van de ondernemingsraad, dan moet een besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking daarvan aan de ondernemingsraad worden voorgelegd. Het gaat bijvoorbeeld over regelingen ten aanzien van arbeidstijden, arbeidsvoorwaarden, ziekteverzuim en behandeling van klachten. Onder bepaalde voorwaarden moet ook de personeelsvertegenwoordiging betrokken worden.