Helaas hoor ik té vaak dat de resultaten van een MTO in de la belanden en dat medewerkers er niks meer over horen. Een veelgehoorde reden is dat degene die de opvolging van een MTO moet aansturen of degenen die er opvolging aan moeten geven (bijvoorbeeld lijnmanagers) niet goed weten hoe ze dat het beste kunnen doen.

Op basis van mijn ervaring als projectleider van het MTO bij uiteenlopende organisaties heb ik gemerkt dat een aantal punten kunnen helpen voor een succesvolle opvolging van het MTO. Hierbij is het goed om te benoemen dat een MTO soms door een intern (project)team en soms door een extern onderzoeksbureau wordt uitgevoerd. Hierdoor zijn de uitvoerders van het onderzoek (zoals data-analisten of onderzoekers) niet altijd dezelfde personen die ook moeten zorgen voor een goede opvolging. Wat jouw rol ook is, ik hoop dat de volgende vier tips kunnen bijdragen aan een succesvolle opvolging van het MTO!

1. Zorg dat er een duidelijk en visueel aantrekkelijk rapport of dashboard is

Een databestand is voor een data-analist een snoepwinkel maar voor de meeste mensen een crime. Zorg ervoor dat de uitvoerder van het medewerkerstevredenheidsonderzoek een visueel aantrekkelijk rapport of dashboard beschikbaar stelt/oplevert waarin de resultaten met duidelijke visuals worden gepresenteerd. Je wilt immers niet dat een manager na een kwartier nog steeds de grafiek van vraag 1 aan het ontcijferen is…

Hoe voorkom je dit? Wat vaak goed werkt, is om het rapport of dashboard te testen op iemand die niet met data werkt. Stel diegene vragen: wat is je eerste indruk? Is alles duidelijk? Zie je nog verbeterpunten? Dit kost wellicht een halve dag extra werk maar kan je een hoop vragen en weerstand achteraf besparen. Vervolgens kun jij of je collega sneller aan de slag met de opvolging.

2. Deel de resultaten met directie, managers én medewerkers

Doorgaans presenteer ik de resultaten van een medewerkerstevredenheidsonderzoek voor de directie en/of het managementteam van een organisatie, maar in enkele gevallen voor íedereen. Van directie tot medewerkers. Het laatste pakt meestal goed uit!

Naast dat medewerkers het leuk vinden om de resultaten te zien, weet direct iedereen hoe de organisatie scoort vergeleken met andere bedrijven in hun sector en ook hoe afdelingen en teams scoren ten opzichte van elkaar.

Dit laatste kan natuurlijk spannend zijn als er één of enkele teams (veel) lager scoren dan gemiddeld. Wat ik zelf dan vaak probeer is om, naast de negatieve scores van een afdeling of team, vooral ook te kijken naar hoe het verbeterd kan worden. Om te zorgen dat managers zich niet aangevallen voelen tijdens het delen van de resultaten is het belangrijk om naar onderliggende oorzaken te zoeken en deze mee te geven tijdens het presenteren. Soms zijn het namelijk oorzaken waar niet direct iets aan te veranderen is. Bijvoorbeeld: “Deze afdeling scoort het laagst op de tevredenheid, maar dit is ook de afdeling die als enige is getroffen door de recente reorganisatie.”

Overigens is het altijd een goed idee om als manager de resultaten te bespreken met je eigen afdeling of team. Bijvoorbeeld als bepaalde punten verdere toelichting nodig hebben: “We zijn van alle teams het minst tevreden over de indirecte werkomstandigheden, waar ligt dit aan?”

3. Laat managers samen met medewerkers een actieplan opstellen

Nadat de resultaten gedeeld zijn, is het belangrijk om over te gaan tot actie! Als dit niet gebeurt belandt het medewerkerstevredenheidsonderzoek alsnog in de la. Hoe pak je dit slim aan?

Wat vaak goed werkt is om managers, samen met enkele medewerkers uit hun afdeling/team, maximaal drie goede punten op te laten schrijven die ze willen behouden en maximaal drie verbeterpunten waar komend jaar aan gewerkt gaat worden op te schrijven. Dit is een behapbaar aantal. Direct meer dan tien punten verbeteren werkt (doorgaans) niet. Veranderen op zich is namelijk al een hele uitdaging.

Vervolgens is het goed om per punt een actieplan op te stellen. Een bottom-up aanpak werkt hierbij soms beter dan top-down een actieplan invoeren: “Hoe kunnen we er gezamenlijk voor zorgen dat we onze doelen bereiken?” Door medewerkers te betrekken voelen ze zich ook onderdeel van het plan. Wanneer medewerkers zich niet kunnen vinden in een top-down ingevoerd actieplan kan dit weerstand oproepen.

Om het opstellen van een actieplan leuk te maken kan dit bijvoorbeeld in een koffie- of pizzasessie gedaan worden of in een korte workshop waarin medewerkers hun ideeën op post-its schrijven en ophangen bij het betreffende verbeterpunt. Binnen AnalitiQs doen we dit in de vorm van een ontbijtsessie waar collega’s met elkaar in gesprek gaan over de uitkomsten van ons eigen MTO. Op basis van deze inzichten stellen we actiepunten vast waar ons managementteam mee aan de slag kan.

4. Zorg ervoor dat het actieplan zichtbaar is én blijft

Deel het opgestelde actieplan met medewerkers of hang het ergens op waar medewerkers het kunnen zien. Blijf er door het jaar heen aandacht aan besteden, bijvoorbeeld door kort te evalueren tijdens een gezamenlijke vergadering.

Monitoren kan ook door korte pulse surveys. Hiermee hoef je niet te wachten tot het jaarlijks MTO er weer aan komt, maar kun je bijvoorbeeld ieder kwartaal of half jaar enkele vragen van het MTO opnieuw uitvragen aan je afdeling of team om te monitoren hoe het ervoor staat.

Hopelijk helpen deze tips jou om de resultaten van een MTO succesvol op te volgen. Uiteraard zijn andere tips ook welkom. Soms komen verrassend leuke ideeën naar voren, laat het ons graag weten. Succes!

Wil jij ook succesvol aan de slag met een medewerkerstevredenheidsonderzoek? Neem dan contact op via contact@analitiqs.com of bezoek www.analitiqs.com. Laat data voor jou werken!