r>
Door de dagelijkse dynamiek zien we veranderingen niet altijd aankomen tot het te laat is. En is het eenmaal zo ver, dan neemt de druk op de organisatie enorm toe. Deze extra drukte maakt het nog lastiger om inzicht te krijgen in wat de toekomst brengt. Daarom is het belangrijk om vandaag tijd te vinden om aan de slag te gaan met strategische HR-thema’s in uw organisatie. Om u daarbij te helpen heeft Berenschot onderzoek verricht naar de inzet van strategische personeelsplanning bij Nederlandse organisaties. Aan het onderzoek deden 168 organisaties mee, waarin tezamen zo’n 180.000 mensen werken. Deze organisaties opereren in zeer uiteenlopende markten en hebben te maken met alle soorten personeel. Vooral de verschillen in marktverwachting (groei, krimp of juist stabiliteit) zijn heel belangrijk voor de invulling van strategische personeelsplanning. Commerciële sectoren (waaronder handel, transport en dienstverlening, industrie en kennisintensieve dienstverlening) zijn zeer optimistisch over de toekomst. Zo’n 70 procent van de respondenten voorspelt een groeiende markt in 2012. Ook de zorg verwacht groei. De overheid en een groot deel van de collectieve sector verwachten krimp. Dat er bij de overheid bezuinigd moet worden op personeelskosten is duidelijk. Dat daarvoor gedwongen ontslagen gaan vallen is echter minder zeker. De hoge leeftijd van ambtenaren maken dat overheidsorganisaties verwachten veel te maken te krijgen met grote groepen medewerkers die tegelijkertijd uitstromen. Nu plannen met strategische personeelsplanning bespaart later veel leed en geld. Al die marktverwachtingen en arbeidsmarktverwachtingen vertalen zich naar HR-beleid. Uit de resultaten hebben we inzicht gekregen in de invloeden op het HR-beleid en de informatiebronnen die Nederlandse organisaties daarbij gebruiken. Respondenten geven aan dat zij verwachten dat zij in de toekomst meer rekening gaan houden met contextfactoren als nieuwe producten en diensten, de arbeidsmarkt en interne reorganisaties. De verwachting in de toekomst strategischer te opereren komt al jaren uit verschillende onderzoeken. Tegelijkertijd geeft 13 procent van de respondenten aan dat alle HR-activiteiten ad-hoc tot stand komen en kijkt de helft van de organisaties maximaal twee jaar vooruit. Ook geeft 18 procent van de respondenten aan helemaal geen strategische personeelsplanning te hebben. Ook maken organisaties nauwelijks gebruik van arbeidsmarktprognoses.

Volwassenheidsniveau loopt uiteen
De conclusie is dat het volwassenheidsniveau van strategische personeelsplanning bij veel organisaties sterk uiteenloopt. Uit ervaring weten we dat veel organisaties de omgeving als dermate dynamisch ervaren dat zij het lastig vinden om strategisch beleid te ontwikkelen. Juist voor deze organisaties, die een extra groot beroep doen op intelligentie en flexibiliteit van hun mensen, is het belangrijk om strategisch te denken. Natuurlijk moet deze strategie geen keurslijf zijn waarvan slechts lastig kan worden afgeweken. Deze strategie moet juist maximale wendbaarheid van de organisatie faciliteren. Het organiseren van flexibiliteit en wendbaarheid heeft gevolgen voor werving, selectie, beloning, contracten, en andere werkvelden van HR. De vijf elementen die het volwassenheidsniveau van de strategische personeelsplanning bepalen.

Uw strategie is motiverend en richtinggevend voor uw strategische personeelsplanning.
Zonder strategie is strategische personeelsplanning onmogelijk. Omdat u zonder strategie niet weet wat u probeert te bereiken is het ook onmogelijk te bepalen wie u daarvoor nodig heeft. Veel organisaties hebben wel een strategie, maar die is onvoldoende bekend of onvoldoende richtinggevend. Uit een goed geformuleerde strategie kunt u afleiden welk personeel u nodig heeft.

Uw strategische personeelsplanning houdt rekening met uw strategie maar ook met uw huidige personeelsbestand.
Veel organisaties weten alles van hun personeelsbestand en weten precies wie ze wanneer moeten vervangen om kennis niet verloren te laten gaan. Andere organisaties weten precies wat voor personeel ze willen aantrekken om hun toekomstdromen te verwezenlijken. Uw strategische personeelsplanning houdt rekening met zowel uw strategie als uw huidige personeelsbestand. Het is het verschil tussen deze twee planningen waarop u acties onderneemt.

Ontwerp uw strategische personeelsplanning met de juiste planningshorizon en het juiste detailniveau.
Uw strategische personeelsplanning heeft een zorgvuldig gekozen planningshorizon en detailniveau. Een planning voor 4 jaar ziet er anders uit dan een planning voor 20 jaar, maar houd bij het ontwerp van uw strategische personeelsplanning in elk geval rekening met de snelheid van de veranderingen binnen en buiten uw organisatie. Een goede planningshorizon voor HR-beleid sluit aan bij de strategie van de organisatie. Een geweldige planningshorizon neemt ook de arbeidsmarkt en het onderwijs in overweging. Het detailniveau van uw planning kan de individuele medewerker zijn, maar het kan ook gaan om afdelingen of competentiegroepen. Uw planning kan jaarlijks zijn, maar ook wekelijks. Wat u ook kiest, het gaat erom dat u aansluit bij de business.

Benut zowel interne als externe informatiebronnen.
Als u weet waar u het moet zoeken, dan is er heel veel te vinden. Het CBS publiceert conjunctuurinformatie, het UWV WERKbedrijf weet hoe het met de arbeidsmarkt gesteld is en COLO weet alles van instromers op de arbeidsmarkt. Uw COO kent de productiviteitscijfers, uw managers kennen uw medewerkers en uw medewerkers kennen hun eigen ambities. Bij een goede strategische personeelsplanning komen al deze informatiebronnen samen.

Randvoorwaarden op orde: strategische personeelsplanning is de kroon op uw personeelsbeleid.
Strategische personeelsplanning bindt alle aspecten van uw organisatie aan elkaar. Dat maakt het de kern van het personeelsbeleid, maar tegelijkertijd moet het personeelsbeleid op orde moet zijn wil de strategische personeelsplanning goed werken. Een écht werkende strategische personeelsplanning is dus de kroon op het werk van de HR-afdeling.