Sytse ‘Sid’ Sijbrandij is oprichter en CEO van het succesvolle IT-platform Gitlab. Vanuit zijn standplaats San Francisco stuurt hij 1.300 medewerkers aan die stuk voor stuk allemaal vanuit huis werken. Daarmee staat deze Nederlander aan het roer van de grootste volledig remote werkende organisatie ter wereld.

Efficiënt samenwerken op afstand

“Het loont om mensen goede en efficiënte gewoontes aan te leren.”

Als je samenwerkt met collega’s in verschillende landen en zelfs tijdzones ontkom je er niet aan om het werk strak te organiseren, zo ook meetings. “We zijn dat van nature niet gewend, zoiets moet je leren”, zegt Sytse. In de uitnodiging van iedere meeting bij Gitlab staat een linkje naar een Google Doc. Daarin staat de agenda en eventueel een link naar de presentatie. Sytse: “In de meeting ga je niet die presentatie afdraaien, als je iets wil presenteren maak je maar een filmpje en zet je dat op YouTube. De meeting is echt alleen voor het vragen stellen en beantwoorden.”

“Iedereen kan input leveren, maar dat wil niet zeggen dat we altijd tot consensus moeten komen.”

Wie neemt het besluit en wat wordt precies besloten? Als je op afstand samenwerkt is duidelijkheid daarover essentieel. Bij Gitlab laten ze daar geen misverstand over bestaan. "De persoon die het werk moet doen, of zijn of haar manager, beslist en is geen verantwoording schuldig aan degene die input heeft gegeven", zegt Sytse. Tegelijk worden medewerkers wel aangemoedigd waardevolle input te leveren. "In onze missie staat ook everyone can contribute. Goede suggesties, ideeën en dingen waar we op moet letten, kunnen altijd meegenomen worden." Maar Gitlab kies duidelijk niet voor de consensuscultuur, zoals we die in Nederland vaak tegenkomen. Een subwaarde van Gitlab is dan ook: disagree and commit. Sytse: “Het is prima om het ergens niet mee eens te zijn, maar als het besluit genomen is moet je daar ook naar handelen. Je mag dan nog steeds aangeven dat je het er niet mee eens bent, als je maar met net zoveel enthousiasme handelt als wanneer het je eigen beslissing was.”

Werk-/privébalans

“Als je als manager vermoedt dat iemand te weinig werkt, vraag je daar niet naar. Als je denkt dat iemand te veel uren maakt wel.”

Veel mensen die door de uitbraak van het coronavirus plotseling volledig thuis gingen werken, zullen herkennen dat ze langere werkdagen maken dan voorheen. De scheidslijn tussen werk en privé is dunner, dus dat ene mailtje om zeven uur ‘s avonds kan ook nog wel even. Uit onderzoek van de Harvard Business School onder 3 miljoen mensen is gebleken dat werknemers gemiddeld 48.5 minuten per dag langer werken dan voor de corona-uitbraak.

“Het is heel gevaarlijk als mensen gewerkte uren en output door elkaar gaan halen”, zegt Sytse. “Dat leidt niet tot resultaat. We zijn daar ook vrij streng in. Je mag als manager bijvoorbeeld mensen niet bedanken als ze buiten de reguliere uren in een groepssetting hebben samengewerkt.” Om er achter te komen of iemand te lange dagen maakt, zit er maar een ding op: “Je moet ernaar vragen. In het een-op-eengesprek dat je als manager hebt met je mensen moet je gewoon wekelijks vragen hoe het daar mee gaat.” Ook houdt Gitlab de output in de gaten. Sytse: “We zagen in de pandemie dat de resultaten stegen, er werd dus meer opgeleverd, terwijl veel mensen met kinderen thuis zaten. Dat klopt niet. We hebben toen een aantal keer een vrijdag aangewezen als verplichte vrije dag. Iedereen die geen cruciale functie had, ging die dag niet aan het werk.”

De hele dag in calls

“Ondertussen iets anders doen tijdens een call is bij ons heel normaal.”

De meeste thuiswerkers zitten voor hun gevoel van 9 tot 5 in videomeetings. Calls met klanten, een Zoom-sessie over een nieuwe toepassing, afdelingsoverleg in Teams, heel erg vermoeiend, vinden velen. “Nou ja, je kunt het ook anders zien”, meent Sytse, “in een videocall weet ik tenminste zelf wanneer mijn camera aan staat en wanneer ik in beeld ben. Als ik in een kantoortuin zit kan iedereen mij de hele dag zien, dat is voor sommige mensen ook heel intensief.” Volgens Sytse gaan de voordelen van remote werken verder: “Het grote voordeel is natuurlijk dat je geen reistijd meer kwijt bent. Maar ook binnen kantoor ben je toch altijd veel tijd kwijt aan het hollen van de ene vergaderzaal naar de andere.” En hij ziet nog een pluspunt: “Als ik in een live-meeting mijn mail ga doen, vindt iedereen dat heel onfatsoenlijk. Bij ons is het volkomen normaal om te multitasken tijdens een meeting en kun je gewoon zeggen: ‘huh, waar waren we?’ als je even niet op zat te letten.” 

Bekijk de hele talk met Sytse Sijbrandij (tekst gaat door onder de video)

Onboarding van nieuwe medewerkers

“Remote werken dwingt je om de dingen die je toch al moest doen, goed te doen.”

Nu we langer thuiswerken zullen steeds meer mensen aan een nieuwe baan beginnen zonder naar kantoor te gaan voor de eerste werkdag. Geen bloemetje op het bureau, geen voorstelrondje en geen kennismakingen bij de koffieautomaat. Is dat niet kaal? “Ik denk dat de onboarding bij ons een stuk beter geregeld is dan bij traditionele bedrijven”, zegt Sytse. “Bij een normaal bedrijf krijg je vaak pas na twee maanden toegang tot een bepaalde map omdat ze dat nog vergeten waren. Bij ons is dat veel meer dichtgetimmerd en is alles wat er moet gebeuren tijdens een onboarding uitgeschreven.”

Remote werken moet ook bij je passen, is de ervaring van Gitlab. “Het is geen probleem als nieuwe medewerkers nog nooit remote gewerkt hebben, maar ze moeten niet iedere dag begeleiding nodig hebben. Wij proberen ‘managers of one’ aan te nemen, mensen die voor zichzelf kunnen zorgen.” En het hangt ook af van je thuissituatie. “Het is wat ongezelliger”, geeft Sytse toe. “Mensen met een gezin vinden het vaak heerlijk om overdag wat minder sociale interactie te hebben, want die energie kunnen ze prima privé gebruiken. Terwijl het, zeker nu met de pandemie, voor mensen die alleen wonen wat minder goed kan uitpakken. Toch haken er bijna nooit mensen om af bij ons.

Verbondenheid

“Mensen denken dat gezelligheid alleen in person kan plaatsvinden, maar dat is niet zo.”

In het voorjaar van 2020 kwam er in veel organisaties een golf van creativiteit op gang. Virtuele borrels, pubquizes, wijnproeverijen, borreldozen met de post, karaoke-video’s, er werd van alles georganiseerd. Sytse gelooft in die verbondenheid op afstand, ook met iets minder toeters en bellen. “Je kunt gezelligheid echt creëren zonder elkaar persoonlijk te zien. Er zijnmeer dan twintig manieren om informele communicatie te stimuleren. Van random virtueel ‘koffiedrinken’, tot groepen collega’s die een bepaalde hobby delen, of samen een lokale feestdag vieren.” Al blijft het belangrijk om elkaar af en toe te zien. “Het is hartstikke leuk om samen te komen, ik kan niet wachten tot het weer mogelijk is. Maar we doen dan ook dingen die je alleen kunt doen als je live samen bent, excursies bijvoorbeeld.”

Hoe gaan we verder

“Het is al moeilijk genoeg om remote te werken, dus een hybride vorm lijkt me helemaal moeilijk.”

Als Sytse één advies mag geven over remote werken is het dit: doe het helemaal of doe het niet. “Wij zijn van het begin af aan zo gestart, natuurlijk is dat makkelijker dan wanneer je moet omschakelen. Het lijkt me heel moeilijk om een bestaand bedrijf naar remote te krijgen, helemaal als je er niet volledig voor kiest. Zeker als het management op kantoor blijft werken krijg je een soort A en een B-team, waarbij het ene team meer toegang heeft tot informatie en carrièrekansen, en het andere team die juist buiten de organisatie gaat zoeken. Het is al moeilijk genoeg om remote te werken, dus allebei lijkt me dubbel moeilijk. Maak een keus.”

Bekijk het hele gesprek op YouTube