Fred Moerkerken, solution marketeer HR en payroll bij Exact legt het in een stappenplan uit.

1. Formuleer doelstellingen

Zoals bij elk plan is ook hier belangrijk om vooraf te bepalen wat je nu eigenlijk wilt bereiken. Met andere woorden: waaraan voldoet een goed georganiseerd personeelsdossier? Gratis tip: gebruik bij het formuleren van je doelstelling de richtlijnen van de AVG. Hier enkele voorbeelden:

• Personeelsinformatie moet makkelijk vindbaar zijn
• Personeelsinformatie moet eenvoudig te verwijderen zijn
• Medewerkers moeten inzicht hebben in hun personeelsinformatie

2. Verwijder overbodige gegevens

Nu de doelstellingen bekend zijn, is het verstandig om te kijken welke gegevens je wil en mag bewaren. Er is immers het nodige veranderd sinds de komst van de AVG: er mogen simpelweg minder gegevens worden opgeslagen dan vroeger. Feitelijk sla je alleen informatie op die relevant is voor het huidige functioneren van een werknemer. Een sollicitatiebrief of een beoordeling van tien jaar geleden is wellicht niet relevant meer. Ook privacygevoelige informatie zoals een BSN-nummer moeten uit de personeelsdossiers worden geschrapt.

3. Scan de gegevens

Een kast vol opgestapelde dossiers is niet meer van deze tijd. Een digitaal personeelsdossier biedt uitkomst maar daarvoor moet de overgebleven informatie op papier wel worden gescand. Houd ook hier je doelstellingen in het achterhoofd. De AVG schrijft voor dat je je aan uiteenlopende bewaartermijnen moet houden, dus zorg ervoor dat je in de gaten houdt hoe lang je een document mag bewaren en verwijder ze daarna op tijd. Sla een dossier daarom niet op in één bestand, maar houd de bewaartermijnen in je achterhoofd.

4. Maak categorieën aan

Je beschikt nu over bruikbare digitale informatie, dus de volgende stap is het categoriseren van de gegevens. Maak allereerst afspraken over de titel en tags van de documenten en gegevens, zodat alles snel is terug te vinden. Vervolgens maak je categorieën aan zoals ‘opleidingen’, ‘arbeidsvoorwaarden’ of ‘pensioengegevens’. Stel signaleringen in bij een belangrijke reminder (‘einde proeftijd’ of ‘einde werkvisum’) en bepaal wie toegang krijgt tot welke informatie.

5. Maak het niet te complex

Door de boetes die de AVG kan opleggen, bestaat de kans dat je doorschiet door voor elk documenttype een aparte categorie aan te maken. Denk bijvoorbeeld aan een situatie waarbij je contracten uitsplitst in de categorieën ‘vaste arbeidscontracten’, ‘tijdelijke arbeidscontracten’, ‘verlengde contracten’. Dit proces maakt het opslaan alleen maar lastiger en het heeft enkel geen nut vanwege de krachtige zoekfunctie. Soms moet je misschien wel meer documentcategorieën aanmaken dan je lief is, bijvoorbeeld wanneer de bewaartermijn of het recht op inzage van elkaar afwijkt.