Een goed beleid rond de ziekmelding wordt getypeerd door de volgende kenmerken:

- vervang de term ‘ziekmelding’ door ‘aanvraag ziekteverlof’. Want dat is waar het eigenlijk om gaat: de werknemer wil verlof met behoud van loon aanvragen omdat hij ziek is. Door gebruik te maken van de term verlof wordt het duidelijk dat het de werkgever is die de werknemer toestemming geeft om met behoud van loon thuis te blijven. Het is immers niet zo dat de simpele telefonische melding ‘Ik ben ziek’ leidt tot het recht om thuis te blijven met doorbetaling van loon. Dat is afhankelijk van de omstandigheden. Het is immers heel goed mogelijk dat een werknemer, ondanks ziekte, nog naar het werk kan komen. Het gaat hier dus om een mentaliteitsverandering in de organisatie. Ziekteverlof moet aangevraagd worden. Een ziekmelding leidt niet automatisch tot het recht om thuis te blijven.

- de werknemer moet het ziekteverlof aanvragen bij de direct leidinggevende. Dus niet bij een collega of een secretaresse. Dit is te laagdrempelig.

- de direct leidinggevende moet aan de hand van een checklist (zie hieronder) nagaan wat er aan de hand is. Een werkgever mag weliswaar niet vragen naar de aard van ziekte, maar hij mag wel vragen naar de beperkingen van de werknemer en naar wat hij nog wel kan doen.

Het is uiteraard van belang om dit nieuwe beleid rond de ziekmelding duidelijk uit te leggen aan de werknemers. Geef aan dat er wordt beoogd een mentaliteitsverandering teweeg te brengen en dat dit uiteindelijk de hele organisatie ten goede komt. Immers: medewerkers die om de haverklap zich ziek melden, belasten daarmee de collega's die wel doorwerken (en die vaak heus wel doorhebben dat die medewerker niet echt ziek is). Geef ook duidelijk aan wat het verschil is tussen de ziekmelding van het oude systeem en de aanvraag ziekteverlof van het nieuwe systeem.

Maar let op. Als u voor het eerst een ziekteverzuimregeling invoert of een bestaande ziekteverzuimregeling wilt wijzigen, heeft u de toestemming van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging nodig. Dit is een wettelijke verplichting op grond van de Wet op de Ondernemingsraden.

 

Checklist telefonische ziekmelding
In een telefoongesprek rond een ziekmelding, horen de volgende onderwerpen aan de orde te komen:

- Stel gericht vragen om erachter te komen waarom de werknemer niet naar het werk kan komen. De meeste werknemers zijn bereid om hier gewoon op te antwoorden.

- Vraag of de klachten werkgerelateerd zijn of niet.

- Vraag of de klachten het gevolg zijn van een bedrijfsongeval of een verkeersongeval. Is er sprake van een verkeersongeval, dan kunt u nagaan of er mogelijkheden zijn de loonschade te verhalen op de veroorzaker van het ongeval. Sinds 13 juni 2008 is het ook mogelijk geworden om de re-integratiekosten te verhalen op de veroorzaker, bijvoorbeeld de kosten van een re-integratiebedrijf of van de aanpassing van de werkplek van de zieke werknemer.

- Vraag wat de werknemer heeft gedaan om het herstel te bevorderen. Heeft hij al een afspraak bij de huisarts?

- Vraag wat u kunt doen om het herstel te bevorderen. Heeft de werknemer daar al over nagedacht? Heeft hij daar ideeën over? Dit is een belangrijke vraag, omdat de werknemer daaruit kan opmaken dat de werkgever deze vragen stelt om samen met hem naar een oplossing te zoeken. Het gaat niet alleen maar om controle.

- Vraag hoe lang de werknemer denkt dat hij zal verzuimen (in dagen of weken).

- Maak met de werknemer een afspraak om de volgende dag langs te komen om de situatie te bespreken. Geeft de werknemer aan dat hij niet kan rijden (bijvoorbeeld in verband met de gebroken enkel), regel dan (aangepast) taxivervoer.

- Is de werknemer niet in staat om naar het werk te komen (bedlegerig), kondig dan aan dat de werknemer zich in ieder geval beschikbaar moet houden voor eventueel bezoek door de bedrijfsarts (of arboarts).

- Als u het niet vertrouwt (bijvoorbeeld omdat deze werknemer frequent verzuimt), geef dan aan P&O door dat ze de bedrijfsarts of arboarts opdracht geven deze werknemer de volgende dag te bezoeken.

- Maak een verslag van het telefoongesprek ten behoeve van P&O.

 

Checklist gesprek
Als het goed is komt de werknemer de volgende dag op gesprek. Ga dan na wat er aan de hand is:

- Is de verlofaanvraag inderdaad op ziekte gebaseerd, ga dan samen met de werknemer na welke mogelijkheden er eventueel zijn om aan het werk te blijven. Met een gebroken enkel kan iemand best zittend werk doen.

- Is de verlofaanvraag gebaseerd op een arbeidsconflict? Dan komt de werknemer niet in aanmerking voor ziekteverlof (want hij is niet ziek), maar eerder voor betaald verlof. Ook kan een tijdelijke overplaatsing naar een andere afdeling of een andere indeling van het werkrooster rust in de tent brengen.

- Is de verlofaanvraag gebaseerd op problemen in de privésfeer? Denk aan huwelijksproblemen, geldproblemen, verslaving (drugs, alcohol), ziekte of overlijden van een naast familielid of problemen met kinderopvang. In dat geval komt de werknemer ook niet in aanmerking voor ziekteverlof (hij is immers niet ziek), maar moet de oplossing in een andere richting worden gezocht.

- Maak een verslag van het gesprek en van de gemaakte afspraken en zorg dat de werknemer hier een kopie van krijgt.

 

Arbodienst inschakelen?
Is het altijd nodig P&O en de arbodienst in te schakelen? Afhankelijk van de afloop van het gesprek met de werknemer zijn er nu verschillende mogelijkheden:

- De verlofaanvraag is gebaseerd op een medische grond. In dat geval moet de leidinggevende de zaak overgeven aan P&O, die de arbodienst moet inschakelen. Dit moet immers gebeuren binnen een week na de eerste ziektedag.

- De verlofaanvraag is gebaseerd op een arbeidsconflictarbeidsconflict. In dat geval moet de leidinggevende ook melding maken van de zaak aan P&O. In overleg met P&O moet nu beslist worden hoe men het conflict zal aanpakken en of de werknemer tijdens deze aanpak aan het werk kan blijven of niet. In principe is ziekteverlof hier geen optie, behalve wanneer de werknemer van mening is dat hij door de hele toestand overspannen is geraakt en rust nodig heeft. In dat geval moet P&O de arbodienst inschakelen.

- De verlofaanvraag is gebaseerd op problemen in de privésfeer. In dat geval hangt het van de aard van de problemen af hoe het nu verder moet. Verzuimt de werknemer omdat hij huwelijksproblemen heeft, dan kan leidinggevende erop aandringen dat de werknemer professionele hulp zoekt of dat hij een gesprek aangaat met het bedrijfsmaatschappelijk werk (als het bedrijf daar over beschikt). Verzuimt de werknemer omdat hij problemen heeft met de combinatie arbeid en zorg, dan moet de leidinggevende aangeven welke mogelijkheden er zijn in het kader van de Wet arbeid en zorg, zoals het opnemen van calamiteitenverlof. Ook kan men hiervoor bijvoorbeeld snipperdagen opnemen. Heeft het ziekmelden te maken met de verzorging van een ziek familielid, dan zal de oplossing gezocht moeten worden in een vorm van (gedeeltelijk) betaald verlof of een tijdelijke vermindering van de arbeidsduur. Omdat hiervoor een tijdelijke aanpassing van de arbeidsovereenkomst nodig is, moet dit weer worden doorgegeven aan P&O.

 

Alertheid geboden
Uit de verschillende mogelijkheden blijkt dat een alerte leidinggevende veel vormen van ziekteverzuim al in de eerste week uit de sfeer van ziekte kan halen. Het is dus zeker niet nodig om elke ziekmelding door te schuiven naar de arbodienst of de bedrijfsarts. Ga eerst na wat de werkelijke reden van het verzuim is en probeer de niet-medische verzuimgevallen zelf of samen met P&O op te lossen.