TNO onderzocht het effect van vier verschillende vergaderopstellingen ten opzichte van het doel van de vergadering. Er kwam uit naar voren dat een baropstelling beter is voor de groepseenheid en samenwerking. Verder bleek een huiskamersfeer optimaal te zijn voor gevoelige onderwerpen.  De ovale tafel voldoet volgens TNO beter voor veel andere vergaderdoelen. Opvallend was dat de gangbare vierkante vergaderopstelling significant slechter scoorde dan de andere drie onderzochte opstellingen. De vierkante vergadertafel bleek een minder gunstig effect te hebben op groepsbinding, betrokkenheid bij de inhoud, aantal mensen in het blikveld, een veilig klimaat en de overlegsfeer.

 

Vierkant

Volgens TNO vergaderen we 25 procent van onze werktijd. Dit gebeurt vaak in een vierkante vergaderopstelling, terwijl deze dus in het onderzoek minder scoorde dan de drie andere door TNO onderzochte opstellingen. Eerder TNO-onderzoek liet al zien dat met dezelfde besluitvormingskwaliteit en resultaten een vergadering een derde korter kan duren als staand wordt vergaderd. Er zijn dus voldoende redenen om niet te kiezen voor de vierkante opstelling maar voor een andere vergaderopstelling en daarbij uit te gaan van het doel van de vergadering.

 

Baropstelling

TNO is zeer lovend over de baropstelling. Deze is volgens het onderzoeksinstituut doelmatig, oplossingsgericht, geschikt voor een innovatief klimaat en goed voor samenwerking en het genereren van ideeën. Dit is volgens TNO belangrijk, omdat door de toename van het nieuwe werken (meer onderweg en thuis werken) de groepsbinding onder druk komt te staan. Mensen voelen minder binding met het werk. Met een baropstelling kunt u de groepsbinding gunstig beïnvloeden. Met de vierkante vergadertafel lukt dat volgens TNO niet.

 

Onderzoekmethode

De onderzoekers hanteerden twee methoden. Bij de eerste methode beoordeelden 50 studenten met weinig vergaderervaring en 50 medewerkers met veel vergaderervaring foto’s van vergaderopstellingen op geschiktheid voor verschillende overlegdoelen en typen overleg. De tweede methode hield in dat zes groepen van drie tot twaalf ervaren vergaderaars hun oordeel gaven voor- en nadat zij in de verschillende vergaderopstellingen echt hadden vergaderd.

 

Tip

Werknemers brengen veel van hun werktijd door met vergaderen. Gezonde voeding tijdens vergaderingen kan dan ook een positief effect hebben. Tijdens vergaderingen staat vaak standaard koffie of thee klaar. U kunt dit vervangen door (of aanvullen met) een glas koude melk of sinasappelsap. Dit kan verfrissend werken en is gezonder. Daarnaast kunt u bij lunchvergaderingen zorgen voor broodjes met gezond beleg en voor fruit in plaats van dat u broodjes vlees, koeken en kroketten aanbiedt. En tenslotte kunt u de medewerkers uitnodigen om de trap te nemen in plaats van de lift.