Tip 1: Controle!

Uw salarisadministratiesysteem werkt alleen maar perfect als de invoer volledig en juist is. De meeste fouten in de salarisadministratie worden gemaakt door het niet of verkeerd toepassen van wet- en regelgeving. Ook de systemen waarmee organisaties werken kunnen de kans op fouten vergroten, doordat er veel handmatige acties zijn vereist.
Tevens is het salarisadministrateurs niet altijd duidelijk welke regelingen en wijzigingen het systeem zelf doorvoert en welke aanpassingen handmatig gedaan moeten worden. Fouten variëren van onterecht betaalde premies tot een oud percentage dat in de salarisadministratie is blijven staan. Deze fouten komen bij een accountantscontrole niet aan het licht, omdat deze alleen de eindbalans controleert.

Tip 2: Ken de regels én uw medewerker

De overheid stimuleert de arbeidsparticipatie van specifieke doelgroepen, zoals jongere werklozen, arbeidsbeperkten, WIA gerechtigden etc. De stimuleringssubsidie kunt u alleen maar aanvragen als u weet dat een medewerker tot die specifieke doelgroep behoort. Maar vraagt u dat wel uit?
Er zijn zo’n kleine 100 regelingen op het terrein van sociale zekerheid. Het ontbreken van kennis van deze regels én hun procedures betekent niet optimaal gebruik maken van korting- en subsidieregelingen. Het niet voldoen aan een bepaalde termijn (bijv. voor ziek- of hersteldmelden) kan leiden tot hoge boetes.

Tip 3: Voer een juiste administratie

Aan het ontvangen van kortingen en subsidies zijn strikte voorwaarden verbonden. Voldoet u niet aan het benodigde bewijsmateriaal en/of de juiste administratie dan kan het ontvangen bedrag mét boete terug worden gevorderd. Tevens bestaat de kans op negatieve publiciteit.

Overigens zijn ook  UWV en de Belastingdienst niet onfeilbaar. Zij maken onbedoeld fouten in de vaststelling van de hoogte van de premies. U betaalt dan ongemerkt te veel. Zonde van het geld.