Een verbetertraject is allereerst natuurlijk bedoeld om een medewerker de kans te geven beter te gaan functioneren. Mocht het niet tot verbetering komen dan is het aanvragen van ontslag een uiterste maatregel. Een rechter kijkt er ook zo naar. Je moet dus kunnen aantonen dat je de medewerker alle kans en gelegenheid hebt geboden om het functioneren te verbeteren. 

Een verbetertraject is dan ook een voorwaarde voor ontslag vanwege disfunctioneren. De stappen hierin leg je vast in een verbeterplan.

1 Leg afspraken voor het verbetertraject vast in een verbeterplan

Omdat het verbetertraject een rol speelt bij een eventuele ontslagprocedure is het van belang dat je de afspraken met de medewerker hierover schriftelijk vastlegt. De medewerker moet het verbeterplan tekenen voor akkoord. Een verbetertraject heeft meer kans van slagen als je het plan gezamenlijk maakt.
Je beschrijft het disfunctioneren van de medewerker: waar bestaat dat uit, de doelen van het verbetertraject: wat moet er veranderen en tot welk resultaat moet dat leiden, een deadline: hoe lang duurt het verbetertraject, hoe meet je de verbetering en wat doe je om de medewerker hierbij te ondersteunen.

2 Definieer het disfunctioneren

Allereerst is het belangrijk dat je beschrijft waaruit het disfunctioneren van de medewerker blijkt. Zorg ervoor dat je hierbij niet in abstracte termen formuleert, zoals ‘er is sprake van gezagsondermijnend gedrag’ of ‘de medewerker laat het er herhaaldelijk bij zitten’. Beschrijf zo concreet mogelijk welk functioneren precies beneden de maat is en waaruit dat blijkt. Bijvoorbeeld: ‘je komt meerdere keren per week later dan om 9.00 uur op kantoor’ of ‘je laat e-mails van klanten langer dan een week onbeantwoord.’ Dat maakt het ook makkelijker om de stappen voor verbetering te bepalen.

3 Formuleer concrete verbeterpunten of doelen

Hierbij stel je de verbeterpunten en doelen vast: wat moet de gewenste situatie of het gewenste resultaat zijn? Noem hier alle punten waarop de medewerker zich moet verbeteren. Ook hier geldt: omschrijf dit zo concreet mogelijk. Hanteer de SMART-formule en zorg dat de verbeterpunten specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn. Je geeft dus niet aan dat de medewerker sneller op e-mails moet reageren, maar vertelt erbij hoe snel, bijvoorbeeld binnen twee werkdagen. 

Waarom is het formuleren van concrete verbeterpunten belangrijk:

• De medewerker weet wat te doen om de doelen te behalen.
• Je kan gaandeweg het traject bijsturen als dat nodig is.
• Je voorkomt discussies over het traject en de uitkomsten daarvan. Als iets concreet en meetbaar is, is duidelijk vast te stellen of een doel behaald is.

4 Geef aan welke ondersteuning je als werkgever biedt

Een medewerker kan op verschillende vlakken onvoldoende functioneren. Het uitgangspunt van een verbetertraject is dat de medewerker dit niet met opzet doet. Het is daarom belangrijk dat je als werkgever kijkt naar jouw rol in het wel of niet goed functioneren van een medewerker. Heb je voldoende middelen ingezet om de medewerker te ondersteunen? Het kan zijn dat een medewerker door een gebrek aan kennis en vaardigheden slecht presteert. Dan kun je opleiding en training aanbieden. Gaat het vooral om gedragsverandering dan kan de inzet van een mentor bijdragen aan verbetering. Maar schakel als dat nodig is ook externe deskundigen is zoals een bedrijfsmaatschappelijk werker via de arbodienst of een coach.

5 Stel de duur van het verbetertraject vast

Als de medewerker akkoord is met de afspraken en doelstellingen van het verbeterplan, moet je wel een deadline vermelden waarop de doelen behaald moeten zijn. Deze termijn moet haalbaar zijn en redelijk. De werknemer moet een eerlijke kans krijgen om verbetering te laten zien . Er is geen regel voor de duur van een verbetertraject, maar denk aan gemiddeld een half jaar tot een jaar.
Dit is ook afhankelijk van de bereidwilligheid van de medewerker en de voorzieningen waar jij als werkgever voor zorgt. Verder spelen voor de duur nog mee:

• hoeveel ervaring de medewerker heeft in de huidige functie;
• de leeftijd van de medewerker; gaat het om een starter?;
• de aard van de verbeteringen: gaat het om eenvoudig bij te spijkeren vaardigheden of om een gedragsverandering die lange adem vergt?

Mocht de medewerker ziek worden of genoodzaakt zijn door andere niet verwijtbare oorzaken het verbetertraject af te breken, dan is het redelijk om het traject op te schorten en een nieuwe termijn af te spreken.
Belangrijk bij het vaststellen van de duur van het verbetertraject is dat je dit goed kunt onderbouwen: waarom denk je dat de gekozen termijn voldoende moet zijn?

6 Evalueer tussentijds de vorderingen

Om de vaart erin te houden en op tijd te kunnen bijsturen als dat nodig is, bijvoorbeeld als er onvoldoende vorderingen zijn of als de ingezette interventies niet genoeg helpen, is het belangrijk tussentijds te evalueren. Maak ook hier concrete afspraken over.

7 Geef aan wat de gevolgen zijn als er geen verbetering optreedt

De afspraken uit het verbeterplan zijn niet vrijblijvend. Daarom moet je aangeven wat de gevolgen zijn als de medewerker deze niet nakomt en als het functioneren niet verbetert. Ook dit moet je zorgvuldig doen, want het kan een rol spelen in een eventuele ontslagprocedure. De gevolgen kunnen zijn:

• Ontslag
• Demotie (plaatsing in een lagere, meestal minder zware functie)
• Herplaatsing in een passende functie.