Checklist verzuimprotocol - De procedure voor ziekmeldingen en arbeidsongeschiktheid in je organisatie
Vanaf de eerste dag dat een medewerker ziek is, begint voor de werkgever de loondoorbetalingsverplichting te lopen. Een zorgvuldige verwerking van de ziekmelding is dus essentieel. Om ziekmeldingen zoveel mogelijk op dezelfde manier af te handelen en misverstanden te voorkomen, moeten medewerkers weten waar, wanneer en hoe ze zich ziek moeten melden. De afspraken die je hierover maakt met je medewerkers, neem je op in het verzuimprotocol, ook wel verzuimreglement genoemd.
In een verzuimprotocol kun je de volgende onderdelen opnemen:
• Ziekmelden door de medewerker
Het is belangrijk zorgvuldig te registreren wanneer de eerste ziektedag is. Vanaf die dag gaan de verplichtingen lopen die de werkgever heeft in het kader van de Wet verbetering poortwachter.
Vermeld dus duidelijk wat de medewerker moet doen om zich ziek te melden:
- Wanneer ziekmelden? - Vermeld hier het tijdstip waarop de medewerker zich uiterlijk moet ziekmelden, bijvoorbeeld tot een kwartier na aanvang van de werktijd.
- Bij wie ziekmelden? - Doorgaans bij de direct leidinggevende, en bij afwezigheid bij de afdeling P&O of HR.
- Op welke manier ziekmelden? - Hoe mag de medewerker zich ziekmelden? Persoonlijk door te bellen met de leidinggevende of kan dit ook via e-mail en de afdelings- of team-app?
• Contact houden
Geef in het verzuimprotocol aan wanneer de medewerker bereikbaar moet zijn voor contact met de leidinggevende of iemand van HR. De werkgever moet in de gelegenheid worden gesteld om te (laten) beoordelen of er sprake is van ziekte. Vermeld dus wanneer je organisatie de ziekmelding doorgeeft aan de arbodienst of de bedrijfsarts. De Wet verbetering poortwachter geeft hiervoor geen concrete termijn, als het maar ‘tijdig’ is; een week wordt als op tijd gezien (zie de Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar). Heeft je organisatie een verzuimverzekering, dan zijn hier met de verzekeraar misschien andere afspraken over gemaakt.
Afhankelijk van de afspraken die je organisatie heeft gemaakt met de arbodienst of de bedrijfsarts kan de medewerker dan ook worden gebeld door de arbodienst of bedrijfsarts of worden opgeroepen voor het spreekuur. Ook kun je de arbodienst vragen om de zieke medewerker thuis op te zoeken.
• Informatie uitwisselen
De medewerker hoeft niet te vertellen wat de oorzaak is van de ziekmelding. Als werkgever mag je niet vragen wat de medewerker mankeert. Dat betekent echter niet dat je niks mag vragen. In de Beleidsregels zieke werknemer van de Autoriteit Persoonsgegevens vind je de regels voor verwerking van persoonsgegevens rond ziekte.
Je mag wel de volgende informatie vragen aan de zieke medewerker:
- Het telefoonnummer waarop je medewerker bereikbaar is en het adres. De medewerker hoeft niet thuis te blijven, maar kan ervoor kiezen op een ander adres te verblijven om te herstellen, bijvoorbeeld bij een familielid. Hij of zij moet dit wel melden.
- Hoe lang je medewerker verwacht ziek te zijn en niet te kunnen werken.
- Of er lopende werkzaamheden en afspraken van je medewerker zijn die moeten worden overgenomen.
- Of er werkzaamheden zijn die de medewerker nog wel kan doen.
- Of de ziekte te maken heeft met een arbeidsongeval. Ga in dat geval ook na of het een meldingsplichtig ongeval is en zo ja, of er al melding is gedaan en door wie.
- Of er sprake is van een verkeersongeluk met regresrecht (verhaalrecht). Dat betekent dat de werkgever de kosten van het ziekteverzuim en de re-integratie mogelijk kan verhalen op de veroorzaker van het ongeval.
- Of de medewerker onder een van de vier vangnetregelingen valt op grond van de Ziektewet. Het kan zijn dat je dan voor de medewerker een Ziektewetuitkering aan kan vragen. Omdat sommige regelingen iets vertellen over de gezondheid van de medewerker, hoeft die niet altijd te zeggen om welke regeling het gaat.
• Gesprek voeren bij frequent verzuim
In veel organisaties is drie keer verzuimen binnen een jaar een teken van frequent verzuim en aanleiding voor een gesprek met de medewerker. Is dat in jouw organisatie ook het geval, neem dit dan op in het verzuimprotocol. Soms duidt frequent verzuim op onderliggende oorzaken die te maken hebben met omstandigheden in de privésfeer of een arbeidsconflict. Dan is het goed als je daar op tijd bij bent. Zo kun je langdurig verzuim voorkomen en de medewerker eventueel doorverwijzen naar de bedrijfsarts of het bedrijfsmaatschappelijk werk.
• Beschikbaar stellen verzuimprotocol
Medewerkers moeten uiteraard wel op de hoogte zijn van het bestaan van een verzuimprotocol en er kennis van kunnen nemen. Maak het bestaan ervan daarom op zoveel mogelijk manieren bekend en laat weten waar het te vinden is. Je kunt het opnemen in het personeelshandboek, toevoegen als bijlage bij de arbeidsvoorwaarden, op intranet plaatsen en elke medewerker per e-mail een exemplaar toesturen. Nieuwe medewerkers kun je het verzuimprotocol laten ondertekenen bij het sluiten van de arbeidsovereenkomst.
• Uitleg geven over re-integratie
Vanuit de Wet verbetering poortwachter zijn zowel de werkgever als de zieke medewerker verplicht zich in te spannen voor de re-integratie. Neem op welke acties daarvoor moeten worden genomen, op welke momenten en door wie. Zo moet de medewerker meewerken aan het plan van aanpak dat jullie in week 6 van het ziekteverzuim opstellen. Daar kan bij horen dat de medewerker op een bepaald moment passende arbeid moet accepteren.
Zie ook de video Re-integratie Spoor 1: Opstellen Plan van aanpak
• Sancties opleggen
In het verzuimprotocol neem je ook op welke maatregelen je organisatie neemt als een medewerker zich niet aan de afspraken houdt. De bekendste sancties zijn het opschorten van de loondoorbetaling of het stoppen van de loondoorbetaling. Doorgaans spelen deze maatregelen pas als er sprake is van langer verzuim en werkgever en werknemer afspraken hebben gemaakt in een plan van aanpak voor de re-integratie. Dat speelt in week 6 van het ziekteverzuim.
• Raadplegen bedrijfsarts
Medewerkers hebben recht op het preventief bezoeken van de bedrijfsarts, dus al voordat ze ziek zijn. Bijvoorbeeld omdat ze vragen hebben over gezondheid in verband met het werk. Het is goed om dat ook te vermelden. Net als het recht op een second opinion van een andere, tweede bedrijfsarts als ze het niet eens zijn met het oordeel van de eigen bedrijfsarts. Neem ook de gegevens van de arbodienst en/of bedrijfsarts op.
Privacy bij ziekte
Natuurlijk ben je beperkt door de regels rond privacy bij ziekte, maar dat betekent niet dat je niks kan vragen. Oprechte interesse is bij ziekteverzuim essentieel. Hoe beter de relatie met je medewerkers is, hoe makkelijker de verzuimbegeleiding verloopt. Bij een goede relatie zullen de meeste medewerkers uit zichzelf vertellen hoe het met ze gaat. Een oplettende leidinggevende weet bovendien vaak ook al wat er speelt. Op tijd in gesprek gaan over eventuele knelpunten, kan soms verzuim voorkomen.
Let op, als een medewerker op eigen initiatief vertelt wat hij of zij mankeert, mag je dit niet registreren en opnemen in een personeelsdossier.
Ziektewet als vangnet
In sommige situaties kan de werkgever voor een zieke medewerker een Ziektewetuitkering krijgen. Dat is het geval bij;
- Ziekte door zwangerschap
- Ziekte door orgaandonatie
- De medewerker heeft een no-riskpolis
- De medewerker valt onder de Compensatieregeling
Meer informatie:
