Case study: digitaliseren van HR-processen voorwaarde voor ambitieuze groei

Toen Emilie van der Lande in maart 2020 begon, had het bedrijf nog geen officiële HR-functie. Dat betekent dat alles met de hand werd gedaan of ergens online werd opgeslagen met weinig tot geen logica. Emilie moest alles vanaf de grond af aan opbouwen, op eigenlijk alle vlakken: “We hadden te weinig processen en strategie, te veel handwerk. En een gebrek aan HR-gegevens op één centrale plaats voor snelle en gemakkelijke toegang. Kortom, we hadden een aanpak die niet kon meegroeien met onze internationale ambities.”

‘Er was geen strategie of proces’

En omdat het zo snel groeide, hadden ze een meer mensgerichte aanpak nodig. Zoals Emilie aangeeft: “Zodat je personeel zich op de juiste manier ontwikkelt en zodat duidelijk is wat ieders functie en verantwoordelijkheid is binnen het bedrijf.”

Functies HR-platform

Om die reden was het van belang om de HR van GoSpooky snel te digitaliseren. Voor een digitale oplossing kwamen ze uit bij Personio. Emilie: “De functies waar wij naar op zoek waren, zagen er zeer goed uit in de HR-software van Personio. Zij boden alles wat wij van tevoren tijdens ons onderzoek hadden bedacht nodig te hebben.”

Die functies waren onder meer:

• het definiëren van processen,
• het aanvragen en beheren van verlof,
• een overzicht van vrije dagen,
• het opvolgen van to-do's (zoals arbeidscontracten en verlengingen) en
• het ondersteunen van medewerkers door duidelijke verantwoordelijkheden af te spreken.
• Ondersteunen en opschalen
• Ook was het voor GoSpooky erg belangrijk dat het HR-platform mee zou kunnen groeien met het bedrijf en hun internationale inspanningen. En dat kon Personio. Het kon hen helpen hun teams te ondersteunen en op te schalen. En het kon naleving van de AVG garanderen.

Eenvoudig en intuïtief

Personio geeft ook een realistische visie op de implementatie. Het resultaat sprak voor zich: “de implementatie was bijna leuk te noemen.” Na de implementatie en introductie van de HR-software van Personio kreeg Emilie veel positieve feedback. “Het People Team is zeer positief over de HR-software. Zij blijven op de hoogte van alle relevante to-do's en alles wordt gestaafd door de positieve feedback van de medewerkers die het gebruiken.”

‘Vooral als je op afstand werkt, is het handig dat alles snel en via één centrale plek benaderbaar is’

In plaats van enorme rijen aan kasten met documenten en een ongestructureerde harde schijf heeft alles nu zijn eigen, vaste plek. Emilie weet nu elke dag hoeveel personeelscontracten nog open staan en ziet ze met één blik alle werkplanningen in een gebruiksvriendelijke rapportagefunctie van Personio.

Met de implementatie van Personio zijn grote stappen gemaakt:

• Hoge mate van personeelsbetrokkenheid en -tevredenheid.
• Data is altijd bij de hand om strategische beslissingen te onderbouwen.
• Een duidelijk overzicht van personeelsgegevens voor strategisch inzicht.

Tot dusver heeft het gebruik van Personio aan Emilie bewezen dat het de groei en het succes van GoSpooky kan ondersteunen.