SkinVision - Een visie voor echt strategisch HR

Tegelijkertijd blijft het bedrijf snel groeien. Van juli 2020 tot 2021 is het aantal personeelsleden met bijna 50% gestegen. Dat betekent dat ze ook een systeem nodig hadden dat werknemers kon inwerken voor een naadloze en succesvolle start. Maar het systeem dat ze voor Personio hadden, kon het simpelweg niet bijbenen. Lara Felske, Human Resources Lead, legt uit: "Als je HR-activiteiten niet gesynchroniseerd of gedigitaliseerd zijn, ben je uiteindelijk veel tijd kwijt met Excel-sheets en het uitwisselen van e-mails, en dan gaan er onderweg vaak dingen verloren."

Dit was precies het probleem van Skinvision: een gebrek aan een systeem dat al hun werk kon helpen centraliseren. Lara vervolgt: "We hadden een tool die niet erg intuïtief was. Mensen waren niet echt gemotiveerd en hadden niet echt zin om hun vakantie daarin bij te houden. De ene keer deden ze het wel en de andere keer niet, dus het systeem was niet volledig geïntegreerd en de gegevens waren niet betrouwbaar."

• Inefficiënte processen waarbij voortdurend tussen systemen moest worden geschakeld
• Weinig betrokkenheid van medewerkers bij het oude HR-systeem
• Een gebrek aan gecentraliseerde en betrouwbare personeelsgegevens en inzichten

Een besluit dat past bij de visie

Bij de overstap van hun oude systeem op Personio had SkinVision enkele belangrijke vereisten om deze nieuwe oplossing echt ingang te doen vinden. Eerst en vooral "wilden we een centraal punt waar we alle informatie over onze werknemers, onze processen en onze bedrijfsinformatie konden samenbrengen", aldus Lara. Niet alleen dat, maar ook onboarding was een cruciale overweging die bij een overstap een belangrijke rol speelde. Lara: "We hebben het afgelopen jaar ongeveer 15 mensen verwelkomd, dus moesten we ervoor zorgen dat we iedereen konden verwelkomen met een efficiënte onboarding die zowel mensgericht als tijdsefficiënt is."

De keuze voor Personio was een combinatie van het hebben van een plek om al hun personeelsgegevens te vinden en tegelijkertijd de betrokkenheid van medewerkers bij het systeem te vergroten en hen in staat te stellen hun werk zo goed mogelijk te doen gedurende hun hele levenscyclus (en vooral vanaf de allereerste dag).

Het implementatieproces

Nadat de beslissing was genomen om met Personio in zee te gaan, was de volgende stap de implementatie. Dit betekende zowel oude als nieuwe werknemers aan boord krijgen. Het proces, zo beschrijft Lara, "was in het begin intensief, omdat er veel taken moesten worden uitgevoerd. Vooral als je een heel klein HR-team hebt, moet je veel verschillende dingen overzien in combinatie met je dagelijkse werk." Dat gezegd hebbende: het proces verliep vlot, ook al moesten de schouders er even onder worden gezet. En zoals Lara verder vermeldt, draait het allemaal om investeren in je HR-team. "Je weet dat de tijd die je erin steekt, ook weer heel snel uitbetaald wordt." Dus die twee weken van zeer intensief werk betalen zich onmiddellijk terug, want je hebt je activiteiten die daarna heel vlot draaien", legt Lara uit.

Dus twee weken hard werken leveren op de lange termijn veel op. Het implementatieteam van Personio hielp SkinVision op weg naar succes, en nu zijn ze gefocust op het kunnen helpen van hun klanten (in de wetenschap dat het met operationele uitmuntendheid wel goed zit).

Lara Felske, Human Resources Lead bij SkinVision

De resultaten zien

Sinds ze Personio heeft geïmplementeerd, heeft Lara heel duidelijk resultaten gezien: de flexibiliteit van Personio, het vermogen om het werk van SkinVision samen te brengen en de onboarding waar nieuwe medewerkers nu mee te maken hebben. Over flexibiliteit: "Nu ben je niet meer degene die mailtjes stuurt om mensen overal aan te herinneren. In plaats daarvan gaat het er meer om ervoor te zorgen dat je aan de juiste touwtjes trekt en de instellingen op zeer effectieve manier configureert, zodat je tijd vrijmaakt voor andere dingen." Tegelijkertijd zijn de gegevens en het proces van SkinVision op meer manieren samengekomen: "We zijn in staat om koppelingen te maken met alle andere onderdelen van de organisatie, zoals ons projectmanagement of onze interne communicatietools. Personio is een geweldig startpunt geworden voor mensen die nieuw zijn binnen het bedrijf, zodat ze meteen volledig begrijpen waar ze dingen kunnen vinden."

Over het onboardingproces dankzij Personio zegt Lara: "Onboarding is wanneer nieuwe medewerkers enthousiast worden over het bedrijf, het team en de organisatie. Maar er is ook veel nieuwe informatie, dus je moet mensen zichtbaarheid geven en hen in staat stellen om die taken te beheren. Met Personio is het veel aangenamer geworden en veel makkelijker af te ronden." Op al deze manieren en meer heeft Personio het team van SkinVision geholpen om echte resultaten te boeken.

• Gestroomlijnde onboarding om nieuwe medewerkers een sterke start te helpen maken
• De flexibiliteit om te bewerken en de tijd om je te concentreren op meer strategische onderwerpen
• Een systeem dat alle belangrijke bedrijfsgegevens en -processen omvat

Wat waardeer je het meest aan Personio?

Voor Lara heeft de overstap naar Personio ook te maken met een verandering in haar eigen leven: "Tijdens mijn eerste zwangerschap bij Skinvision beschikten we niet over een HR-tool. Dat betekende dat met verlof gaan mij veel onzekerheid gaf over hoe het zou gaan."

Maar aan het begin van haar tweede zwangerschap is er veel veranderd: "Nu met Personio zal degene die mijn taken oppakt, een plaats hebben om naartoe te gaan en precies weten wat er moet gebeuren. Het bedrijf kan een paar maanden zonder mij vooruit. Dat helpt me echt bij mij gemoedsrust."