Een aanbesteding van een arbodienst geldt vanaf bepaalde bedragen en contracturen. In de praktijk stoppen werkgevers veel tijd en energie in het specificeren van hun vraag. Resultaat is in alle gevallen een lijvig aanbestedingsdocument met obligate variabelen als prijs, regio en sectorervaring. Hele afdelingen bij een paar arbodiensten zijn er maar druk mee… en verdelen de markt.

Weinig ervaring met aanbesteden

“Aanbesteden klinkt logisch en transparant, maar gaat er wel vanuit dat de opdrachtgever weet wat er allemaal te koop is op gebied van arbodienstverlening”, zegt Marco de Zeeuw, adviseur bij Arbokiezer. “Maar gemiddeld kopen HR-professionals drie keer in hun loopbaan een arbodienst in en weet men maar beperkt wat de markt te bieden heeft. Uiteindelijk krijgt aanbieder X de opdracht, want die komt als beste uit de vooraf vastgestelde weging. Maar je kunt ook zeggen: die heeft de schema’s het beste ingevuld.”
“Wij zien dat een groot deel van de arbodienstverleners allang niet meer meedoet aan deze aanbestedingen, slechts een selecte kring schrijft hier überhaupt op in. Bij onderhandse aanbesteding werken werkgevers vaak met een standaard rijtje aanbieders die ze al kennen, waardoor de keuzevrijheid maar zeer beperkt is. Vaak besteden externe arbogoeroes of consultantbureaus vele uren aan het maken van zogenaamde maatwerkdocumenten. In de praktijk komen we heel vaak vrijwel identieke vragenlijsten tegen. Niet zelden is de objectiviteit ver te zoeken in verband met een direct of indirect belang van deze goeroe in een of meerdere arbodiensten.”

Zoek en vind inspiratie

Arbokiezer adviseert veel grote werkgevers. “Onze ervaring is dat zij lang niet altijd op de hoogte zijn van wat de arbodiensten te bieden hebben en wat eigenlijk normaal is in de markt. Als je denkt dat 5% verzuim normaal is, of dat het eerste contact altijd met een bedrijfsarts moet zijn, of dat het verzuimsysteem er alleen is om het medische dossier van de bedrijfsarts bij te houden, dan sla je de plank toch echt mis. Er is veel meer mogelijk in arboland dan bij werkgevers bekend is.”
Laat je als werkgever inspireren door kennis van arbodiensten, adviseert De Zeeuw daarom. “Nodig er een aantal uit. Leg aan hen jouw HR-thema’s voor en vraag naar oplossingen. Je zult zien dat er een wereld voor je opengaat.” Arbokiezer organiseert regelmatig dergelijke ‘inspiratiesessies’.  Arbodienstverleners krijgen dan vooraf informatie over de klant, zoals omvang, kort verzuim, wel/niet eigen risicodragend voor WGA, en de HR-issues van dat moment. “Die arbodienstverleners selecteren we op grond van onze uitgebreide database en kennis van de partijen. We vragen hun: wat zouden jullie de klant adviseren om in te kopen?”

Model omgooien

Dergelijke ‘eerste rondes’ zijn dus inspiratiesessies met en bij de klant. Wat blijkt: als werkgevers horen van die aanbieders wat er eigenlijk allemaal mogelijk is, herdefiniëren ze bijna altijd hun vraag. De Zeeuw: “Er zijn zelfs klanten die na deze sessies hun hele model omgooien. Het aanscherpen van klantvraag levert snel en goed resultaat op voor werkgever en aanbieder. De arbodienst wordt zo een inspirator.”

Kortom: wie buiten eigen kaders en verwachtingen durft te denken, wordt bijna gegarandeerd aangenaam verrast. “Durf je open te stellen voor andere expertise van buitenaf, ook als dat andere manier van werken met zich meebrengt. Arbodienstverleners hebben namelijk echt een berg ervaring en kennen het actuele aanbod. Kies je arbodienst dus vooral niet alleen op harde criteria, maar ook op basis van inspiratie, partnership en innovatief vermogen. Inderdaad, dat zijn andere wegingsfactoren, maar essentieel in werkelijk goede dienstverlening.”