Datagedreven besluitvorming is een volwaardig modewoord geworden. Het gebruik van data om te begrijpen en te verbeteren wat er op de werkplek gebeurt (in plaats van onderbuikgevoelens) is voor veel organisaties de gangbare praktijk geworden. Data geeft inzicht in de werkomgeving en hoe je deze kan verbeteren. Het soort data dat je verzamelt, kan echter zeer uiteenlopende gevolgen hebben op hoe je kijkt en of je de werkplek daadwerkelijk verbetert, met alle gevolgen van dien.

Verschillen tussen harde data en zachte data

De grootste splitsing is het verschil tussen harde en zachte data. En in zekere zin is dit onderscheid nogal filosofisch. Met zachte data verzamel je informatie over de percepties van werknemers. Je verzamelt informatie hoe zij de werkplek ervaren, of hoe zij hun eigen prestaties beoordelen. Met harde data, verzamel je informatie over harde feiten; wat er echt aan de hand is. Jij (of een sensor) observeert wat er werkelijk gebeurt en dit wordt verzameld. Bijvoorbeeld: hoeveel mensen er op de werkplek aanwezig zijn of wat de huidige temperatuur is. Harde data is iets dat mensen kunnen waarnemen, terwijl zachte data aangeeft wat mensen ervaren. De vraag is daarom: wat is belangrijker? Subjectieve ervaringen of objectieve feiten?

Filosofen voeren vele diepgaande fundamentele debatten. Denk aan objectiviteit versus subjectiviteit en de relatie tot de waarheid, of kwantummechanica en de werkelijkheid. Maar hier geldt dat het laatste woord nog niet is gezegd (zoals bij bijna elk filosofisch debat). In veel organisaties is dit een praktische en veel voorkomende kwestie. Onze studies laten bijvoorbeeld vaak een tegenstelling zien tussen subjectieve ervaring en objectieve werkelijkheid. Bijvoorbeeld wanneer mensen de werkplek als zeer druk ervaren, maar tegelijkertijd objectief een lage bezettingsgraad meten. Wat is dan het belangrijkste?

Facility managers versus Human Resource managers

Misschien moeten we kijken naar functies om te beslissen wat belangrijker is: subjectieve ervaringen via zachte data, of objectieve feiten via harde data. Facility managers geven vaak de voorkeur aan harde data. Facility managers moeten gebouwen en werkplekken beheren die meer objectief meetbare feiten hebben. HR managers daarentegen, werken met mensen. Hierom geven ze vaak de voorkeur aan zachte data die hun subjectieve ervaringen verzamelen. Toch zijn ze sterk verwant. Door subjectieve ervaringen wordt de (objectieve) werkplek anders gebruikt. Ervaringen van mensen binnen de werkplek zullen vorm geven aan hoe zij deze objectief bezetten en gebruiken. Terwijl de objectieve werkplek ook vorm geeft aan subjectieve ervaringen van de mensen. Objectieve werkelijkheid en subjectieve ervaringen zijn tegelijkertijd aanwezig en ze werken sterk op elkaar in.

	FM	HRM
Harde data	Bezettingsgraadmetingen, klimaatsensoren, people counter	Sales per maand, aantal targets behaald, tijden op kantoor, e-mails per dag
Zachte data	Employee experience sampling, werkplektevredenheidsonderzoek, ruimte reviewpanels	Werkplektevredenheidsonderzoek, betrokkenheidonderzoek, interviews

 

Tabel 1. Voorbeelden van verschillende harde- en zachte data verzamel methoden via twee verschillende perspectieven: Facility management en Human Resource management.

Harde en zachte data met elkaar verbinden

Om echt te begrijpen wat er gaande is op de werkplek, en om waardevolle data-gedreven beslissingen te nemen, is het belangrijk om de werkplek vanuit meerdere invalshoeken te bekijken. Het combineren van tevredenheid data met harde werkplekgegevens geeft echt betekenis aan je inzicht. Hard data kan meer als feit worden gebruikt, terwijl zachte data richting kan geven aan het welzijn en de prestaties van werknemers. Door metingen tegelijkertijd uit te voeren is het mogelijk om geavanceerde workplace analytics te verkrijgen door data kruislings te vergelijken en compromissen te vinden. Dit brengt HR en FM echt samen; werkplekken worden op een meer holistische manier verbeterd. Data-gedreven met harde en zachte data.

Case study

In een studie combineerden we een bezettingsgraadmeting tijdens de uitvoering van een employee experience onderzoek. Dus terwijl we objectieve bezettingsgraadmetingen uitvoeren voor facility managers, leverden de werknemers subjectieve ervaringen over aspecten als prestaties en gezondheid. Deze combinatie gaf verschillende waardevolle inzichten in werkplekbeleving en -gebruik.

In deze gecombineerde studie zagen we dat bij een lage bezettingsgraad (tussen 10-20%) de waargenomen prestaties en gezondheid ook lager waren. Met wat meer onderzoek bevestigden we ook dat dit onafhankelijk was van het tijdstip van de dag. Data over een lage bezettingsgraad zijn vaak een teken voor facility managers om actie te ondernemen en kantoorruimte te reduceren om geld te besparen. Maar nu zou HR ook aan boord kunnen komen, want minder ruimte lijkt beter te zijn voor prestaties en gezondheid. Bedenk echter wel dat deze resultaten voor andere organisaties anders kunnen uitvallen. Elke organisatie is anders. Lees daarover meer in deze blog.

Conclusies

Verbeteren van de werkomgeving door datagedreven besluitvorming kan met harde en zachte data. Het gebruik van beperkte data kan echter leiden tot een scheve besluitvorming en mogelijk ergere gevolgen hebben. Combineren van subjectieve en objectieve data leidt tot een meer holistisch inzicht in de werkomgeving en verenigt facility management met human resource management.

Oorspronkelijk gepubliceerd op Measuremen