Sinds een paar maanden mag ik me manager noemen van een nieuw team. Dat betekent ook  weer nieuwe uitdagingen op het gebied van beoordelingen schrijven. In mijn geval maar liefst 21 stuks waar ik mijn tekstuele creativiteit in kwijt kan én kan toetsen of ik 'In touch' ben met mijn mensen. Tenslotte is het de ultieme test: herkennen ze de opmerkingen en zijn ze het eens met de beoordeling of niet? En dan heb ik het niet eens zozeer over het eindoordeel maar over de specifieke competenties.
 

Competenties

Ik heb  8 competenties waar ik het functioneren van mijn teamleden tegenaan mag houden. Sommigen zijn heel helder. Of iemand inzet toont of juist minder, daar is weinig twijfel over. Maar hoeveel creativiteit kan je bijvoorbeeld van een salarisadministrateur verwachten? Alles moet kloppen tot 3 cijfers achter de komma, dan wil je niet dat er erg creatief met de cijfers omgegaan wordt! Gelukkig zit ik met mijn team nu meer aan de implementatie- c.q. servicekant, waar ik een veel makkelijkere invulling aan het begrip creativiteit kan geven. Want als iemand geconfronteerd wordt met een uitdaging tijdens de implementatie, dan kan een collega wat mij betreft niet creatief genoeg zijn om het op te lossen.

8 x 21, dat zijn 168 stukjes tekst, die heel bepalend zijn voor het beeld van de medewerkers in het team. Daar moet dus goed over nagedacht worden. Heb je de juiste punten er uit weten te halen, geeft het een goed beeld van een heel jaar, geeft jouw tekst de juiste motivatie ter verbetering of om gewoon door te gaan en verval je niet te veel in herhaling? Welke competenties wegen zwaarder voor een specifieke functie dan anderen? 

Inzoomen op de rode draad

Sommige managers maken de fout om pas over de beoordeling te gaan denken tegen de tijd dat de reminder van de HR-afdeling komt. Door ervaring weet ik beter en sluimeren de competenties altijd in mijn achterhoofd bij een voortgang, een afdelingsoverleg, een escalatie of een project. Nu ben ik niet het hele jaar bewust aan het beoordelen, maar het beeld wordt wel door het hele jaar heen gevormd.

Tenslotte wil ik geen discussies over zaken die een incident lijken of juist een patroon  voorkomen. Ik wil iemand niet afrekenen op een (recente) fout, maar juist inzoomen op de rode draden. Daar kunnen mensen wat van leren alhoewel sommige dingen ook gewoon aard van het beestje zijn. Dat is overigens prima, zolang ze er maar goed mee omgaan. Zelfs als je niet sterk bent in plannen kan je, als je dat van jezelf weet, bewust een andere tactiek toepassen en er op letten om je te laten helpen.

En dan de teksten zelf, ja die komen wel pas in de weken vóór het beoordelingsgesprek. Tijdens het lopen, onder de douche, in de auto of vlak voor het slapen gaan. Sommige komen vloeiend en in één moeite door, op andere bijt ik 3 symbolische pennen op stuk. De mensen doen door het hele jaar heen hun best, dus ik vind dat ik als manager ook alle aandacht en tijd moet besteden aan het maken van een goede beoordeling, zowel inhoudelijk als qua vorm. Dat hebben ze wel verdiend!

Maar het belangrijkste is dat mijn oordeel overeenkomt met de werkelijkheid. Dat  het tot stand is gekomen op een doordachte, open en heldere manier. Want beoordelen, ja, veroordelen, nee.

Ik ga nog even verder met schrijven…

Deze bijdrage verscheen ook als blog op touchpoint.adp.nl