De urgentie om na te denken over de toekomst van je bedrijf is enorm toegenomen als gevolg van de coronacrisis. Na een intelligente lockdown, ben je wellicht als bedrijf genoodzaakt om intelligent te reorganiseren. Waarom noemen we dit zo?
Het valt ons op dat veelal gekozen wordt voor een traditionele manier van reorganiseren. De nieuwe koers wordt bepaald en er moet een reductie van personeel gerealiseerd worden. Met de vakbonden en/of ondernemingsraad wordt onderhandeld over een Sociaal Plan, er wordt afgespiegeld op het huidige personeelsbestand en de reorganisatie wordt aangemeld bij het UWV. Met medewerkers wordt een vaststellingsovereenkomst gesloten of door het UWV een ontslagvergunning verleend en als organisatie ga je op ongeveer dezelfde manier verder werken met een kwantitatief afgeslankt personeelsbestand.

Maar kan het ook anders? Op basis van onze ervaring met het begeleiden van diverse reorganisaties menen wij van wel.
Hieronder lichten we toe hoe reorganiseren ‘intelligenter’ en vooral toekomstgerichter kan. Je wilt immers je goed presterende waardevolle medewerkers behouden en een hernieuwde succesvolle organisatie neerzetten.

Maak meerdere scenario’s

De invloed van onder meer de politieke besluitvorming werkt in veel branches diep door. Natuurlijk door Covid-19, maar denk ook aan de stikstofnormen, milieuwetgeving etc. Of er is sprake van concurrentie door productie in lagelonenlanden. Het verdient aanbeveling om, voordat er gereorganiseerd wordt, meerdere scenario’s te maken, waarbij je kijkt naar de kansen. Maak hierin échte keuzes. Aandachtspunten zijn: wet- en regelgeving, toekomstperspectief, duur van de maatregelen, financiële draagkracht, maar ook wat zelf (blijven) doen, partnerships aangaan of uitbesteden.

Organisatie-inrichting

Bepaal op basis van de scenario’s de bijbehorende strategie. De veranderde strategie vraagt waarschijnlijk om een andere organisatie-inrichting en samenwerkingsvormen. Wellicht kan de organisatie platter of simpeler worden of past een totaal ander verdienmodel. Misschien kunnen regionale onderdelen worden samengevoegd. Kijk ook naar mogelijkheden om bijvoorbeeld partners te zoeken of in co-creatie bepaalde producten of dienstverlening aan te bieden.

Activiteiten kritisch bekijken

Vertaal de strategie naar doelstellingen en bepaal de benodigde personeelscapaciteit voor de toekomst zowel kwalitatief als kwantitatief. Om dit scherp te krijgen, bevelen we aan om de huidige activiteiten en processen kritisch te bekijken. Hier is vaak veel winst te behalen.
Start met Procesoptimalisatie: bepaal welke activiteiten niet langer voldoende toegevoegde waarde hebben en of deze nog wel nodig zijn. Vaak kun je door het optimaliseren van processen de ‘waste’ elimineren. Of kun je verregaand digitaliseren, robotiseren, of automatiseren, zodat efficiënter gewerkt kan worden.

Nieuwe werkwijzen

a. Uit- of inbesteden: Ook het uitbesteden van de niet-kernactiviteiten is het onderzoeken waard. Vaak kunnen gespecialiseerde bedrijven de activiteit goedkoper aanbieden dan je als bedrijf zelf kunt doen. Denk aan beveiliging, receptie, salarisverwerking. Het bijkomende voordeel van uitbesteden van een dienst, is dat medewerkers conform de wetgeving het recht hebben om het werk te volgen. Zo hoef je medewerkers niet te ontslaan, maar neemt het verkrijgende bedrijf de medewerkers over. Bovendien hou je hiermee ook de specifieke kennis van medewerkers dicht bij je eigen organisatie. En wordt de implementatie van wet- en regelgeving op de uitbestede activiteiten door de leverancier geborgd.

b. Verhouding vast/flex: Denk bij het bepalen van je strategie ook goed na over de verhouding tussen vast en flex. Uiteraard heb je bij heel kennisintensief werk of werk waarin veel ervaring van de eigen organisatie belangrijk is, een aantal vaste medewerkers nodig. Maar vaak kun je de eenvoudige taken, of de niet-kerntaken invullen met flexwerkers. Ook specifieke expertise welke een maar deel van de tijd nodig is, is vaak flexibel in te regelen. We kennen een prachtig voorbeeld van een productiebedrijf dat in samenwerking met het uitzendbureau medewerkers opleidt en zo heel eenvoudig kan op- en afschalen.

c. Modern organiseren: dit kan een goed moment zijn om het werk anders te organiseren; minder hiërarchisch. Door meer verantwoordelijkheid en autonomie bij medewerkers te leggen, kunnen zij zelfstandiger en beter de klanten bedienen. Bureaucratie en dubbelwerk kan worden teruggedrongen door een veranderde rol van stafdiensten. De organisatie wordt platter en teams zijn zélf aan zet. Functies/rollen en samenwerking veranderen en de organisatie kan meestal toe met minder leidinggevenden en staffunctionarissen.

Kernfuncties vaststellen en ontwikkelen medewerkers

Stel uiteindelijk de kernactiviteiten vast die je nodig hebt voor een gezonde bedrijfsvoering en voor het realiseren van de doelstellingen. Dit doe je door het maken van een goede strategische personeelsplanning. Welke competenties en kennis heb ik (nog) in huis en welke heb ik nodig? Stel de GAP vast en bepaal welke activiteiten nodig zijn om het gat te dichten.
Beschrijf de kernactiviteiten opnieuw met de kennis, ervaring en competenties die nodig zijn om in de toekomst succesvol te zijn. Ga voor de juiste persoon, op de juiste plek met de juiste kennis en competenties, op het juiste moment. Overleg dit wel met de Ondernemingsraad en de Vakbonden. Onderbouw dat het hebben van de juiste competenties en kennis essentieel is voor het succesvol zijn van het bedrijf of zelfs van levensbelang voor het voorzetten van je bedrijf. 
Natuurlijk is het mogelijk dat medewerkers nog niet helemaal aan alle kennis en competenties voldoen, maar dat het vertrouwen er wel is dat ze de functie binnen 6 maanden na plaatsing succesvol kunnen invullen. Praat hier niet over 1-2 jaar. Dat duurt te lang en dat kan een bedrijf zich waarschijnlijk niet permitteren. Bovendien gaan de ontwikkelingen zo snel dat de functies van medewerkers ook onderhevig zijn aan verandering.  Maak een op maat gemaakt ontwikkeltraject, waarbij medewerkers snel succesvol zijn in de functie/rol waarin ze geplaatst zijn.

Creatieve uitstroom

Heb je geen mogelijkheid om met bovenstaande opties de benodigde kostenreductie en aanpassing in de strategie te bereiken, dan zul je helaas afscheid moeten nemen van een aantal medewerkers. Onderzoek de mogelijkheden om groepen medewerkers, al dan niet met een opleidingsplan, over te plaatsen of te detacheren bij bedrijven in de naaste omgeving die om personeel verlegen zitten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de zorgsector. Ondersteun medewerkers met eigen opleidingsplannen of ambities voor zelfstandig ondernemerschap.
Breng in geval van ontslag de boodschap zo vroeg mogelijk en probeer met elke medewerker een vaststellingsovereenkomst op maat overeen te komen binnen vooraf gestelde kaders. Het verdient echt aanbeveling om collectief ontslag te voorkomen, waarbij je als bedrijf gedwongen wordt om af te spiegelen op je personeelsbestand. Effect hiervan is dat je met lede ogen moet aanzien dat juist medewerkers die je keihard nodig hebt, moeten vertrekken. 

Bouwen aan de nieuwe organisatie

We zien dat veel aandacht van het management uitgaat naar de medewerkers die de organisatie moeten verlaten. En terecht. Bij de blijvende medewerkers ontstaat vaak het gevoel dat zij hetzelfde werk, op dezelfde manier maar met minder mankracht moeten uitvoeren. En dat ze hun draai daar zelf in moeten zien te vinden. Het helpt om een nieuw perspectief te schetsen en leidinggevenden te ondersteunen om met de teams te komen tot een nieuwe manier van werken. Zorg daarom aan het begin van de reorganisatie voor trekkracht om de nieuwe organisatie vorm te geven.

Nog wat laatste tips

Zorg bij alle stappen voor een transparante en open communicatie. Betrek alle stakeholders tijdig, dus niet alleen de medewerkers en de leidinggevenden maar ook de medezeggenschapsorganen en de vakbonden. Dit klinkt vanzelfsprekend, maar is in de praktijk best lastig. Bij reorganisaties ontstaat vaak de neiging om met een klein groepje mensen, achter gesloten deuren en top-down vorm te geven: er is immers een crisis. Maar medewerkers kunnen zelf bijdragen aan de nieuwe organisatie én zijn uiteraard meer betrokken als ze invloed hebben op het proces en de besluitvorming. Hierbij is onze ervaring dat alle medewerkers goed begrijpen dat moeilijke beslissingen uiteindelijk door het management genomen moeten worden.

Met deze stappen hopen we inspiratie te geven om met intelligent reorganiseren een mooie toekomst tegemoet te gaan.

Dit artikel is geschreven door Francisca Donkersloot, Eva van Gils en Annemarie Schaafstal, allen werkzaam bij Bonte Bij. Bonte Bij is gespecialiseerd in advies- en projectmanagement op het gebied van Human Resources, e-HRM, talentmanagement, organisatieontwikkeling en reorganiseren.