Excessief declareren is geen frauduleus declareren
Bij veel werkgevers is het gebruikelijk dat een werknemer de kosten die hij maakt kan declareren bij zijn werkgever. De manier waarop een werknemer declareert, hangt vaak af van zijn mentaliteit. Excessief declareren is echter iets anders dan frauduleus declareren. Als de werkgever niet duidelijk is geweest over de gedragsregels, dan zal de rechter hem dit aanrekenen.
Een werknemer die nog niet lang in dienst was, bleek sinds indiensttreding buitengewoon veel te declareren. De werkgever vond het niet kunnen dat er binnen zijn bedrijf sprake was van een ‘troebele financiële huishouding’. Hij beschuldigde de werknemer van fraude. Die meldde zich vervolgens ziek. De rechter stelde vast dat de werknemer niet in strijd heeft gehandeld met de regels omtrent declareren. Hij had niet zomaar kunnen weten dat zijn gedrag niet door de beugel kon. De werkgever had de werknemer eerst moeten wijzen op zijn gedrag en in de gelegenheid moeten stellen om het gedrag te verbeteren. De rechter kent vervolgens een zeer hoge ontbindingsvergoeding toe.
Eén lijn
Veel werkgevers hebben de regel dat onkosten kunnen worden gedeclareerd. Het komt ook regelmatig voor dat er een vaste netto onkostenvergoeding is voor kleine kosten, maar de fiscus controleert daar de laatste jaren strenger op. Het declaratiegedrag van werknemers verschilt van persoon tot persoon. Om discussie over het declareren van kosten te voorkomen, is het verstandig de regels goed te omschrijven en één lijn te trekken voor alle werknemers. Als een werknemer zich vervolgens toch niet aan de regels houdt, dan moet de werkgever hem waarschuwen voordat er nadere actie volgt.
Kantonrechter Amsterdam, 25 juni 2008, EA 08-836
Zorg voor goede en duidelijke regels voor het declareren van kosten. Leg niet alleen vast wat als kosten kan worden gedeclareerd, maar ook de termijn waarbinnen dat moet gebeuren.
