Enkele maanden geleden werd HR Directeur Marco Winkel  aangesproken door een jonge medewerker. De man was nauwelijks een half jaar in dienst, maar erg betrokken bij het bedrijf. “Hij vroeg me of hij eens een half uur kon brainstormen, met mij en de managing director”, zegt Winkel. “‘Wat zijn jullie doelstellingen voor dit jaar, en waar lopen jullie tegenaan?' Prima natuurlijk. Ik zei hem dat hij een uurtje kon inplannen in onze agenda's."

Maar toen nam het verhaal een verrassende wending. "Want wat deed die jongen? Die beschouwde het niet als een simpele trila, die zag het als het begin van project X. En dus stuurde hij een uitnodiging naar alle collega’s onder de 30: ‘Zijn er ook zaken waar jij tegenaan loopt? Kom die met ons bespreken.’ Uiteindelijk verzamelde hij ongeveer 125 medewerkers. Nou haha, dat gaat hem niet worden, aan een ronde tafel in een vergaderruimte."

Combinatie data en talenten

Verrassend, vond Winkel, en dan in positieve zin. "Kijk, ik zou het als 26-jarige best eng hebben gevonden om zomaar op de HR-manager af te stappen. En ik zou zeker niet ongevraagd 125 collega's hebben uitgenodigd. Maar uiteindelijk werd het een superleuke sessie en nog belangrijker: juist die sessie legde de basis voor Young Visma Raet. Die jongere werknemers hebben nu een eigen community op ons intranet waar ze vragen stellen, aan elkaar maar ook aan de directie. Daar werd ook het idee geboren voor interne workshops, waarin collega’s elkaar presentaties geven over allerlei onderwerpen. Bijvoorbeeld: hoe ontwikkel je software of hoe programmeer je een robot? Een interessante combinatie van data en talenten."

Talentmanagement

Het past ook bij Winkels kijk op talentmanagement. "Wat dat volgens mij inhoudt? Gebruikmaken van je huidige en nieuwe werkcapaciteit door ervoor te zorgen dat de beste man of vrouw op de juiste plek zit en met veel plezier doet waar die goed in is. Ik wil niet dat iemand denkt: ik zit hier wel oké, dus ik blijf maar hangen. Een medewerker moet zich continu afvragen: is dit de beste optie? Ben ik niet toe aan een nieuwe uitdaging? Wat is mijn doelstelling, persoonlijk en zakelijk? En hoe kan ik me verder ontwikkelen?”

En hoe die mensen zich ontwikkelen – dat mogen ze grotendeels zelf bepalen. "Natuurlijk, uiteindelijk worden onze diensten betaald door onze klanten. En ik zou het liefst hebben dat iedereen optimaal met die klanten kan communiceren, alleen al omdat je je producten dan op de behoefte van de klant kunt afstemmen. Maar de waarheid is… dat niet iedereen dat hoeft te kunnen. Natuurlijk, communicatie is van belang, ook intern. Maar onze developers zijn analytische persoonlijkheden, en om zich continue te kunnen verbeteren, zijn excellente presentatietechnieken alleen optioneel. Als de wil er niet is, kun je mensen ook beter niet in een bepaalde richting duwen."

People Analytics

De medewerker staat dus centraal. Maar toch is er ook plaats voor koele cijfers, voor HR Analytics – al spreekt Winkel liever van People Analytics. "Ik onderscheid zelf twee soorten People Analytics. De een gaat puur over de data van het heden: van nu tot over een half jaar. Hoe staat het met de werkcapaciteit? Hoe hoog is het ziekteverzuim en wat kun je daaruit afleiden? Hoeveel fte's heb ik in dienst, hoeveel procent is man en hoeveel procent is vrouw? En wat is mijn uitstroompercentage tussen nu en 2 jaar? Hoeveel mensen gaan er met pensioen, en hoe staat het met de opvolging van onze talenten?"

Vooral dat laatste wil Winkel voortdurend op zijn netvlies hebben. "Ik krijg met enige regelmaat een overzicht van alle medewerkers van 63. Die gaan over een paar jaar met pensioen – en daar wil ik op zijn voorbereid. Hun hoofden zitten vaak vol met kennis die ik niet wil missen, en dus wil ik nu alvast op zoek naar een vervanger die in één of twee jaar kan worden ingewerkt. Inderdaad: nu. Want als je wacht tot de allerlaatste werkdag, moet je last minute een recruiter gaan inzetten die dan binnen enkele weken iemand moet leveren. Dat wil je voorkomen. Let wel: het is ook mogelijk dat je die mensen helemaal niet hóéft te vervangen, dat hun werk sowieso verdwijnt. Maar dat wil ik wel van tevoren weten."

Tactische People Analytics

Daarnaast zijn er de meer tactische People Analytics. Die geven volgens Winkel een beeld van allerlei langetermijn ontwikkelingen, intern en extern. "Wat voor veranderingen zie je in de markt, in de wet, of in de techniek? In ons geval kom je dan snel uit op de robotisering. Wij verzorgen bijvoorbeeld voor veel organisaties omvangrijke HR- en Payrollprocessen. Onze medewerkers die zich daarmee bezighouden, streven natuurlijk naar meer efficiency. Dat kan door de werkprocessen aan te passen, maar ook door het werk te robotiseren. Als er bijvoorbeeld alleen een formulier moet worden doorgestuurd, kan een robot dat prima afhandelen."

Robotics specialist

Die robotisering zorgt volgens Winkel niet alleen voor meer efficiency, maar ook voor nieuwe functies. "Kijk naar mijn kinderen. Die zijn net gestart op de middelbare school, en die zullen dadelijk gaan werken in functies die nu wellicht nog niet bestaan. Je kunt bijvoorbeeld denken aan een robotics specialist, die zich bezighoudt met het programmeren en inzetten van robotics binnen de dagelijkse werkzaamheden. Bedenk wel, als zulke robots uitvallen, ligt het werk stil. Dus hebben ze onderhoud nodig en moeten ze op tijd worden gerepareerd. Door diezelfde robotics specialist."

Maar zo’n robotics specialist… die krijg je in Google niet meteen naar boven. "Dit is nog onontgonnen terrein", zegt Winkel. "Vergelijk het eens met een websitebouwer. Die kan ik zo vinden op internet. En als ik wil, kan ik een paar keer naast hem gaan zitten en het vak leren. Maar voor een robotics specialist merken wij een tekort op de arbeidsmarkt. Dus kopen wij nu kennis in bij andere landen vanuit de Visma organisaties: buitenlandse experts leiden hier de trainers op. Wij hebben nu vier van die trainers rondlopen, en die verspreiden hun kennis verder in de organisatie. Maar let op: dat hele proces begint dus met een analyse op tactisch niveau: dit gaat er veranderen, en deze mensen hebben we nodig."

Data komen samen in warehouse

Om die analyses goed te kunnen uitvoeren, werkt Visma | Raet met een data warehouse. "Hier komen alle data samen”, zegt Winkel, “en worden dasboards gebouwd: overzichten met data en percentages. Met al die informatie kun je sturen, ook op tactisch niveau. Stel dat de economie dadelijk instort, wat zijn dan de volgende stappen? En stel dat de robotisering nog sneller gaat dan we dachten. Hoe spelen we daarop in?"

Via data op zoek naar oorzaken

Niet verrassend dus dat HR veel meer data tot zijn beschikking heeft dan tien jaar geleden. "Als er toen sprake was van grote uitstroom, konden we eigenlijk alleen maar roepen dat het kwam omdat er mensen vertrokken. Nu kun je veel gerichter op zoek gaan naar de oorzaak. Laatst sprak ik met de manager die klaagde dat hij heel druk bezig was met recruitment. Voor zijn gevoel was hij alleen maar mensen aan het werven. Wat zie je dan in de tactische people analytics? Ja, hij had inderdaad 20 medewerkers binnengehaald – maar er gingen er ook weer 20 weg. En dus moet je op zo'n moment dieper in de cijfers duiken: waar wordt dat door veroorzaakt? Ligt het misschien aan de stijl van leidinggeven? Of worden de afspraken over talentmanagement niet nagekomen? Zijn medewerkers daardoor niet in staat om hun persoonlijke doelen te realiseren? Want nogmaals, uiteindelijk gaat het niet om de cijfers, maar juist om die medewerkers."

MVO is óók Talentmanagement

Lees verder via HR Tech Review