Bij het flexibiliseren van arbeidsvoorwaarden is zorgvuldigheid een onmisbaar begrip. Dat begint al met de vraag welke voorwaarden u gaat flexibiliseren. U heeft immers een groot aantal keuzemogelijkheden; de keuzes die u maakt en de wijze waarop u flexibiliseert moeten haarfijn aansluiten bij de strategie en cultuur van uw organisatie.

Een tweede onderwerp dat veel aandacht vraagt is de communicatie met uw werknemers. Als u uw werknemers transparant informeert en steeds op het juiste moment betrekt bij de verschillende stappen, zal dat het draagvlak voor de introductie van nieuwe arbeidsvoorwaarden versterken. Over een derde element waar die zorgvuldigheid onmisbaar is gaat het in dit artikel: de zogenaamde ‘harde’ kant van de keuzes die u maakt. We hebben het dan over de financiële en juridische consequenties van flexibilisering van de arbeidsvoorwaarden.

Indien goed toegepast, kan flexibilisering van de arbeidsvoorwaarden een onderneming helpen om in financieel opzicht wendbaar en weerbaar te zijn, stelt Has Nijssen, partner bij BDO Nederland: “Een van de voordelen van flexibiliseren is dat een organisatie de loonkosten beheersbaar kan maken. Door variabel te belonen kunnen loonkosten meeademen met de bedrijfsresultaten: Gaat het goed, dan kun je meer belonen, gaat het slecht, dan zit je niet vast aan torenhoge loonkosten.”

Breng de Return on Investment in kaart

Het is daarbij wel belangrijk om controle te hebben op de impact van de keuzes die gemaakt worden op de business. Het komt te vaak voor dat ondernemers een maatregel doorvoeren zonder dat ze echt zicht hebben op de zakelijke consequenties. Has Nijssen: “Bij de vraag naar het effect van arbeidsvoorwaarden is het ook belangrijk dat ondernemers zo concreet en feitelijk mogelijk in kaart brengen wat ze ervoor terugkrijgen. Wat levert een specifieke aanpassing op in euro’s? Bijvoorbeeld: betekent het toekennen van een gemiddelde loonsverhoging van 3% ook dat we mogen verwachten dat het rendement ook minimaal 3% stijgt? Of: hoe kunnen we zo goed mogelijk berekenen wat het invoeren van een variabele beloningsregeling ons daadwerkelijk oplevert?”

Bij het zo goed mogelijk anticiperen op zulke oorzaak-gevolg-vragen komen we op het terrein van HR analytics. Er zullen altijd zaken zijn die moeilijker te kwantificeren zijn. Bijvoorbeeld: De relatie tussen flexibilisering van de werkplek en het toenemend aantal uren dat mensen thuis werken en hun productiviteit is bij lang niet alle werkzaamheden direct makkelijk uit te drukken. Bij hooggekwalificeerde mensen op een R&D-afdeling kun je de vraag wat de waarde van een idee is geweest vaak pas jaren later beantwoorden. Nijssen vervolgt: “Om ondanks de onzekere elementen toch zo goed mogelijk grip op de materie te krijgen helpt het enorm om goed achteraf te kijken welke KPI’s uw organisatie heeft gehaald. De ervaring leert dat je eerst een geschiedenis moet opbouwen voordat je de toekomst kunt voorspellen.”

Die grip op de materie is een voorwaarde voor een goede afstemming met de business, maar ook voor de communicatie naar de eigen mensen. Has Nijssen: “De HR-mensen moeten hun collega’s heel helder kunnen uitleggen wat  financiële, en mogelijk juridische, consequenties zijn. Vaak moeten mensen bij keuzes een bruto component met een netto-component vergelijken. Neem bijvoorbeeld de keuze tussen vakantiegeld (bruto) en vakantiedagen (netto). In zekere zin is dat appels met peren vergelijken en dat is vaak lastig. Als de HR-medewerker die varianten niet goed begrijpt, kan hij of zij ze ook niet aan de medewerkers uitleggen.”

Beheers de juridische kaders

Naast goede kennis omtrent de financiële impact is ook kennis van het juridische aspect onmisbaar. Lorenz Bloem, senior manager arbeidsrecht bij BDO Nederland, zegt hierover: “Er kan een spanningsveld ontstaan tussen de wensen van individuele werknemers en hetgeen juridisch mogelijk is. Als werkgevers de implementatie van hun nieuwe voorwaarden onder controle willen houden, moeten ze ervoor zorgen dat ze ook goed op de hoogte zijn van die juridische component.”

Vanuit de rechtspraak zou een organisatie drie stappen moeten doorlopen om tot een goede onderbouwing rondom het wijzigen van arbeidsvoorwaarden te komen”, legt Bloem uit:  “Ten eerste moet de werkgever kijken of er gewijzigde omstandigheden zijn op grond waarvan hij de arbeidsvoorwaarden wil wijzigen. Het is belangrijk dat hij die omstandigheden heel goed over de bühne brengt, transparant is, veel informatie verschaft en de beslissingen goed onderbouwt.

In de tweede plaats dient het voorstel tot wijziging in het algemeen als een redelijk voorstel te worden gezien. Het uitsluitend communiceren van een wijziging is niet voldoende. De werkgever moet helder communiceren wat de consequenties zijn van een wijziging en welke alternatieven of compensatiemogelijkheden er zijn. Ook dient hij de werknemer de tijd te geven om de zaken goed tot zich door te laten dringen voordat hij instemt. Ten derde moet de werkgever aandacht besteden aan de vraag of van de individuele werknemer verwacht kan worden dat hij instemt met de wijziging. In het goed volgen van deze stap kan ook de OR een belangrijke rol spelen.”

Als u gedurende het hele traject van flexibilisering deze financiële en juridische elementen goed onder controle heeft, vergroot u aanzienlijk de kans op succes. U voorkomt onverwachte tegenvallers en zorgt ervoor dat flexibilisering werkelijk wordt ingezet om de strategische doelen van uw organisatie te ondersteunen.

Has Nijssen en Lorenz Bloem produceerden in een samenwerking tussen BDO Nederland en HRPraktijk een whitepaper waar in stappen wordt uitgelegd hoe u een traject van flexibilisering van arbeidsvoorwaarden optimaal kunt doorlopen: ‘Stappenplan: Hoe flexibiliseer ik mijn arbeidsvoorwaarden’.