Voordat de nieuwe collega aan de slag gaat is het van belang dat u de juiste gegevens van hem of haar ontvangt. Tot 1 januari 2007 was de loonbelastingverklaring daar een handig (en verplicht) hulpmiddel voor, maar deze is komen te vervallen. Administratieve lastenverlichting? Toch niet, want u hebt nog steeds de gegevens van de nieuwe werknemer nodig. Het nieuwe beleid is dat de nieuwe werknemer de benodigde gegevens zelf in een schriftelijke verklaring bij u moet aanleveren vóórdat hij komt werken. Let erop dat op deze verklaring een datum en handtekening staan. Verder zijn er geen vormvereisten.

 

Let op

Voordat de werknemer aan de slag gaat, moet hij in een schriftelijke verklaring zijn gegevens bij u aanleveren. In de verklaring moeten de volgende informatie staan: – naam en voorletters; – geboortedatum; – burgerservicenummer (BSN)/sofinummer; – adres; – postcode en woonplaats; – woonland en regio als hij niet in Nederland woont. Een nieuw gezicht op de werkvloer is meestal zeer welkom. U weet echter als geen ander dat er een aantal administratieve verplichtingen voorafgaat aan de indiensttreding. In deze checklist zijn de belangrijkste aandachtspunten op een rij gezet.

 

Tip

De Belastingdienst heeft een standaardformulier ontwikkelt dat uw werknemer kan gebruiken: het formulier Opgaaf gegevens voor de loonheffingen. Dit is te vinden op www.belastingdienst.nl

 

Loonheffingskorting toepassen?

Door het vervallen van de loonbelastingverklaring moet een nieuwe werknemer ook een schriftelijk verzoek bij u inleveren voor het toepassen van de loonheffingskorting. Wil of mag hij in de loop van de tijd de loonheffingskorting niet meer in uw bedrijf toepassen, dan moet hij daarvoor ook een schriftelijk verzoek indienen. Let erop dat ook het verzoek om de loonheffingskorting wel of niet toe te passen moeten zijn gedagtekend en ondertekend.

 

Let op

U moet de verklaring van de werknemersgegevens en het verzoek om de loonheffingskorting wel of niet toe te passen, ten minste vijf kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking bewaren. Datzelfde geldt voor de vroegere loonbelastingverklaringen.

 

Melding maken

Als u de benodigde gegevens van de werknemer hebt ontvangen, moet u via de website van de Belastingdienst, www.belastingdienst.nl, of via uw aangiftesoftware bij de fiscus melding maken van de nieuwe werknemer. Deze zogenoemde Eerstedagsmelding moet zijn gedaan vóór het moment dat de werknemer in het bedrijf aan de slag gaat. Zorg ervoor dat dit ook daadwerkelijk gebeurt, anders riskeert u een boete.

 

Let op

Op de Eerstedagsmelding worden de volgende gegevens gevraagd:

• uw loonheffingennummer;
• gegevens van de nieuwe werknemer;
• BSN of sofinummer, of het personeelsnummer.

 

Het personeelsnummer vult u alleen in als de nieuwe werknemer nog geen BSN/sofinummer van de Belastingdienst heeft ontvangen;

• voorletter(s);
• achternaam (voor gehuwden de geboortenaam);
• geboortedatum;
• de datum waarop de werkzaamheden beginnen.

 

Identiteit vaststellen

Van de nieuwe werknemer moet de identiteit worden vastgesteld. Doe dit ook uiterlijk bij het begin van zijn werkzaamheden, dus vóór de eerste werkdag van de medewerker. De identiteit stelt u vast aan de hand van een origineel paspoort of idkaart. Als het om een werknemer met een buitenlandse nationaliteit gaat, zijn er ook andere documenten geldig. Zorg ervoor dat u een kopie maakt van het identiteitsbewijs en dit bewaart bij de loonadministratie of in het personeelsdossier.

 

Let op

De identiteit mag u niet vaststellen aan de hand van een rijbewijs of een kopie van een identiteitsbewijs. contract ondertekenen Zorg ervoor dat het arbeidscontract is getekend voordat de nieuwe medewerker aan het werk gaat. Let er daarbij op dat eventuele afspraken over een proeftijd schriftelijk zijn vastgelegd. Mondelinge afspraken hierover zijn niet rechtsgeldig. En houd in de gaten dat als er bepalingen in het arbeidscontract zijn opgenomen die in strijd zijn met de cao, deze dan niet rechtsgeldig zijn. 

 

Nieuw personeelsdossier

Voor de nieuwe werknemer moet een nieuw personeelsdossier worden aangemaakt. Hierin kunnen zijn identiteitsgegevens worden bewaard, evenals de arbeidsovereenkomst, de functiebeschrijving, zijn cv, eventueel kopieën van diploma’s, melding bedrijfsvereniging, beoordelingsformulieren en alles wat er in de loop van de tijd nog meer langs komt voor deze werknemer.

 

Levensloop of spaarloon

Bij de indiensttreding kunt u informeren of de nieuwe werknemer eventueel wil sparen in de levensloopregeling. Is dit inderdaad het geval, dan moet hij het van toepassing zijnde levensloopreglement ontvangen en kunt u de inhouding van de spaartegoeden gaan regelen. Voor deelname aan de spaarloonregeling moet de nieuwe werknemer in de meeste gevallen nog wachten tot het nieuwe kalenderjaar. Het is namelijk zo dat de werknemer die na de eerste dag van het kalenderjaar bij uw bedrijf in dienst treedt, niet van de spaarloonregeling die in uw bedrijf geldt gebruik kan maken.

 

Pensioen

Onder de nieuwe Pensioenwet is bepaald dat u bij het in dienst nemen van een nieuwe werknemer hem binnen een maand na aanvang van het dienstverband schriftelijk moet laten weten dat er een pensioenregeling is. U moet hem ook een brief sturen, wanneer de werknemer níet deelneemt. Vergeet u die brief te versturen, dan wordt u geacht een onherroepelijk pensioenaanbod te hebben gedaan aan de werknemer.

 

Let op

In de brief naar de werknemer over het bestaan van de pensioenregeling wordt nog geen inhoudelijke informatie over de pensioenregeling gegeven.

 

Introductie

Waarschijnlijk een open deur, maar in de praktijk gaat het nog wel eens mis: stel collega's op de hoogte van de komst van de nieuwe medewerker. Als de werknemer er eenmaal is, is een goede introductie belangrijk om de nieuwe medewerker snel productief in het team te laten meedraaien. Andere voordelen kunnen zijn dat de nieuwe medewerker zich sneller op zijn gemak voelt, hij sneller integreert in het team, snel op de hoogte is van de dingen die hij moet weten en er duidelijk aan hem wordt getoond dat het bedrijf betrokken is bij zijn medewerkers. Gun de nieuwe werknemer vervolgens de tijd om zich goed in te werken. Het lijkt zonde van de tijd, maar een gedegen inwerkperiode betaalt zich later vanzelf terug.

 

Praktische zaken

Tot slot zijn er natuurlijk veel praktische zaken die moeten worden geregeld voordat de nieuwe werknemer aan de slag kan. Denk bijvoorbeeld aan de nieuwe werkplek die moet worden ingericht, de nieuwe computer en het bijbehorende account en de netwerkaansluiting. Eventueel een mobiele telefoon en de sleutels van de auto van de zaak. Is dit allemaal geregeld, dan zal de nieuwe werknemer zich met open armen verwelkomd voelen en dat is toch het beste begin bij een nieuwe baas.    

 

Let op

Uiterlijk op de dag vóór de eerste werkdag van de nieuwe werknemer moet u voor het volgende zorgen:

• u moet van uw werknemer een verklaring krijgen met de gegevens die u nodig heeft voor de loonheffingen;
• u moet de identiteit van uw werknemer vaststellen;
• u moet de Eerstedagsmelding (laten) insturen. De gegevens van de verklaring van de werknemer kunt u ook gebruiken voor de Eerstedagsmelding en bij het vaststellen van de identiteit.