Regel 1: Bewaar een kopie paspoort van uw medewerker
Als werkgever moet u in verband met de identificatieplicht kopieën van de identiteitsbewijzen van werknemers in uw personeelsadministratie bewaren. Maar wat hoort u te doen als één van uw medewerkers een nieuw paspoort krijgt? Is het dan de bedoeling dat u een kopie van dit nieuwe identiteitsbewijs opneemt?
Salarisnet meldt dat u slechts verplicht bent een kopie van het legitimatiebewijs te maken als een nieuwe werknemer bij u in dienst treedt. Deze kopie moet u bewaren tot vijf jaar nadat deze werknemer weer uit dienst treedt.
Oude bewijs bewaren
Verloopt het identiteitsbewijs en krijgt de werknemer een nieuwe, dan bent u niet verplicht een kopie hiervan op te nemen in uw administratie. Het gaat er juist om dat u het oude bewijs bewaart. U mag overigens wel een kopie van het nieuwe identiteitsbewijs bij het oude voegen, maar dit is niet verplicht.
Volgens de Belastingdienst...
Van het identiteitsbewijs moet u een kopie maken van de bladzijden met informatie, zoals de persoonlijkheidskenmerken, de handtekening, stempels, kinderen en dergelijke. Lege bladzijden hoeft u niet te kopiëren. De kopie moet duidelijk leesbaar zijn en de foto moet herkenbaar zijn.
Bij een Nederlands paspoort hoeft u alleen een kopie te maken van bladzijde 2 met de identificerende gegevens. Van een identiteitskaart moet u een kopie van de voor- en achterzijde maken.
