Zorginstelling Victas zet medewerkers aan het roer van eigen ontwikkeling

Aanleiding

Verslavingszorginstelling Victas investeert flink in de kwaliteit van medewerkers. Opleiding en training spelen hierbij een belangrijke rol. Edwin Haast, adviseur Informatievoorziening bij de HR-afdeling: “Er worden steeds hogere eisen aan onze medewerkers gesteld. Cliënten worden steeds complexer en verslavingsproblematieken gaan vaker samen met psychische of sociale problemen. Voor Victas is permanent opleiden van medewerkers cruciaal om nu en in de toekomst de gewenste zorgkwaliteit te kunnen blijven leveren. We hebben Youforce Opleidingsmanagement geïmplementeerd om het gehele opleidingsproces zo efficiënt mogelijk te organiseren.”

“Er worden steeds hogere eisen aan onze medewerkers gesteld. Met de software van Raet borgen we de continuïteit van ons opleidingsmanagement.”

Victas heeft verschillende soorten opleidingsprogramma’s. Sommige opleidingen zijn verplicht voor alle medewerkers. Haast: “Alle nieuwe medewerkers volgen een basisprogramma waarin de visie van Victas op verslaving wordt uitgelegd. We vinden het erg belangrijk dat nieuwe medewerkers direct betrokken raken bij onze manier van werken. Daarnaast investeren we veel in nieuwe kennis, competenties en vaardigheden omdat medewerkers op de hoogte moeten blijven van de laatste ontwikkelingen in hun vakgebied. Voor sommige taken moeten medewerkers bovendien bevoegd zijn, bijvoorbeeld voor de Bedrijfshulpverlening (BHV). Medewerkers die deze certificering willen behouden, moeten regelmatig op herhaling komen. Opleiden is dus voor Victas een strategisch HR-instrument, om te blijven voldoen aan kwaliteitseisen. Met de software van Raet borgen we de continuïteit van ons opleidingsmanagement.”

Aanpak
 

Volledige transparantie voor medewerkers en managers

De meeste afdelingen binnen Victas hebben een eigen opleidingsbudget. Leidinggevenden hielden een jaar geleden, voor de implementatie van Opleidingsmanagement, de opleidingskosten allemaal in losse Excel-bestanden bij. Haast: “We hadden totaal geen overzicht wie welke opleiding had gevolgd en welke kosten hieraan verbonden waren. Een medewerker van de personeelsadministratie moest dat inzichtelijk maken aan de hand van emailverkeer en losse Excel-lijstjes. Daarnaast kwam het wel eens voor dat een leidinggevende zich afvroeg hoe het kon dat een van zijn medewerkers was ingepland voor een training. We zijn nu van dit soort misverstanden af, omdat het hele opleidingsproces in Youforce veel transparanter is voor medewerkers en managers.”

'Blended learning'

Victas kiest bewust voor ‘blended learning’, een combinatie tussen e-learning en een praktijkgedeelte. De meeste opleidingsprogramma’s zijn voorzien van een theoriegedeelte dat medewerkers met e-Learning kunnen voorbereiden. Haast licht toe: “Medewerkers vinden het veel leuker om via e-learning te leren. Het is interactiever en medewerkers kunnen zelf bepalen waar en wanneer ze de lesstof tot zich nemen. Ze hebben ook de mogelijkheid om toetsen te maken in e-Learning. De voortgang en resultaten worden automatisch in de module Opleidingsmanagement bijgewerkt. Wanneer is iemand gestart? Hoe lang heeft een medewerker over de toets gedaan? Wat was het resultaat? Medewerkers mogen alleen deelnemen aan het praktijkgedeelte van de opleiding als de theorie via e-learning is afgerond. Als dit niet het geval is, geeft Youforce een signaal.”

“Medewerkers vinden het veel leuker om via e-learning te leren. Het is interactiever en medewerkers kunnen zelf bepalen waar en wanneer ze de lesstof tot zich nemen.”

Integratie

Haast geeft aan dat de integratie tussen modules een belangrijke rol speelde bij de keuze voor
Raet: “We hebben bewust gekozen voor een opleidingsmodule met de mogelijkheden voor
e-learning. Daarnaast vinden we het belangrijk dat de personeelsinformatie in ons HRsysteem
automatisch ook beschikbaar is in de opleidingsmodule. Dat scheelt dubbele invoer.
De HR-cloudoplossing van Raet biedt ons op een geïntegreerde manier toegang tot uitgebreide
functionaliteit voor opleidingsmanagement en e-learning.”

Resultaten
 

Medewerkers staan zelf aan het roer van hun ontwikkeling

Haast is enthousiast over de administratieve ondersteuning die Opleidingsmanagement biedt
voor de logistiek van opleidingen. “De module sluit naadloos aan op onze visie dat medewerkers
zelf verantwoordelijk zijn voor hun ontwikkeling. Ze kunnen zichzelf inschrijven voor een opleiding
en met ondersteuning van workflow handelt de leidinggevende het opleidingsverzoek af.

De meeste praktijkopleidingen worden door eigen mensen uit de organisatie verzorgd.
De trainers kunnen met behulp van Youforce ingepland worden voor de opleidingen, evenals
de locaties voor praktijktrainingen. Dat regelt een medewerker van de Personeelsadministratie bij
ons. Haar werk is sinds Opleidingsmanagement een stuk vereenvoudigd: de module van Raet
biedt haar een checklist wat er allemaal geregeld moet worden. Of het nou gaat om het plannen
van een lokaal met een docent of het maken van de uitnodigingen en de presentielijst, Youforce
geeft ons meer structuur en overzicht!”

Samengevat de voordelen van Youforce voor Victas op een rij:

• Meer inzicht en transparantie in het administratieve opleidingsproces;
• Eigen regie bij de medewerkers;
• Online inzicht voor medewerkers en managers in de opleidingscatalogus- en agenda;
• Ondersteuning van leidinggevenden bij hun HR-taken;
• Inzicht in opleidingsbudget en uitgaven;
• Integratie met e-learning;
• Meer interactie in het leerproces met behulp van e-learning;
• Medewerkers bepalen zelf waar en wanneer zij e-learning volgen.

Zelf aan de slag met talentmanagement? Lees het stappenplan

Wilt u investeren in talentmanagement, maar staat u nog voor de opgave draagvlak te creëren bij uw directie of hoger management? Download dan gratis het stappenplan van Raet: ‘Hoe stel je een business case voor talentmanagement op’.
Download het stappenplan