Implementatie UNIT4 Personeel & Salaris bij drukkerij Roto Smeets verrassend soepel

Dat de drukkerijwereld de afgelopen jaren flink in beweging is geweest, is haast een understatement. Bij Roto Smeets in Deventer kunnen ze daarover meepraten. Het bedrijf, dat is gespecialiseerd in drukwerk en alle diensten daaromheen (advies, pre-media, nabewerking, predistributie en distributie) is ontstaan uit een reeks van overnames, tot een organisatie van 4.500 medewerkers.

Nu is het integreren van IT sowieso al een uitdaging na fusies en overnames, maar bij Roto Smeets was met name de salarisverwerking een flinke kluif. Financieel directeur Leo van Gelder: “We hadden te maken met business units die gewend waren met hun eigen pakket te werken, en met veel maatwerk op het gebied van afrekeningen, reiskosten, en pensioen. Om je een beeld te geven: binnen onze organisatie waren er onder meer vier verschillende pensioenregelingen en meerdere CAO’s van kracht.”

Intuïtief

Drie jaar geleden verwerkte Roto Smeets de salarissen met UNIT4 EMIS. “We zijn destijds met UNIT4 gaan praten, omdat we behoefte hadden aan veel maatwerk binnen de salarisoplossing en omdat we een efficiencyslag wilden maken. In onze industrie staan de marges al heel wat jaren onder druk, dus zochten we naar een manier om de salarisverwerking met minder medewerkers af te kunnen.”

Een demonstratie van UNIT4 Personeel & Salaris maakte zowel de directie als de medewerkers van de salarisadministratie enthousiast. “Wat vooral opviel, was dat het zeer eenvoudig te gebruiken en intuïtief is”, aldus Van Gelder.

De keuze was snel gemaakt, en dat gold ook voor de migratie. “We kregen de demo in november 2011 en we hadden al vrij gauw besloten dat we verder wilden met UNIT4 Personeel & Salaris. Dat betekende in dit geval dat we in het nieuwe jaar al wilden verlonen met het nieuwe pakket en dat de implementatie moest worden afgerond vóór 20 januari 2012, wanneer de eerste verloning van dat jaar op de planning stond. En dat is gewoon gelukt, dankzij de uitstekende begeleiding van de consultant die de implementatie heeft begeleid, en de extra inzet van onze medewerkers salarisadministratie.

Enorme tijdswinst

Renate Oudenaller, medewerker salarisadministratie: “Het is echt een hele omschakeling geweest, maar wel een positieve. Eigenlijk gaat alles binnen UNIT4 Personeel & Salaris gemakkelijker en sneller. Als bijvoorbeeld een van onze medewerkers een nieuwe auto van de zaak krijgt, dan waren we eerder zo’n twintig minuten bezig om dat te verwerken. Nu is het gewoon een kwestie van invoeren, en klaar. Dat geldt ook voor handelingen als het printen en doorsturen van documenten - alles gaat nu een stuk eenvoudiger en dus ook sneller.”

Misschien wel de grootste tijdswinst zit hem in het digitaliseren van de loonstrook: “Vroeger waren we twee hele dagen bezig met het printen van loonstroken, vouwen en versturen. Nu zijn we hooguit twee uur bezig met het aanmaken en versturen van digitale loonstroken naar de medewerkers!”

Aanpassingen zelf doorvoeren

Aanpassingen in het systeem kunnen medewerkers bijna altijd zelf doen, zonder dat we daar externe consultants voor moeten inhuren: “Onlangs hebben we onze vestigingen in Eindhoven en Utrecht nog samengevoegd”, aldus Renate Oudenaller. “Het is heel gemakkelijk om data te kopiëren. Je ziet ook wat er verandert, en je kunt iets terugdraaien als het niet goed gaat - de historie wordt bewaard.”

Ondanks dat UNIT4 Personeel & Salaris bij uitstek een cloudgebaseerde applicatie is, draait de oplossing bij Roto Smeets op de eigen systemen van Roto Smeets: Van Gelder: “Wij hebben binnen de organisatie enorm veel opslag- en rekencapaciteit, omdat we dat nodig hebben als drukkerij. Het opslaan en verwerken van die paar extra data maakt voor ons niet zo veel uit.”

In de nabije toekomst verwacht Roto Smeets om ook de digitale loonstrook onder te brengen in UNIT4 Personeel & Salaris. Ook wijzigen medewerkers straks zelf hun gegevens in de self service-portal en vragen ze zelf vakantiedagen aan.

Tips

Of de twee nog tips hebben voor andere bedrijven die de overstap overwegen? “Zorg dat je een goede consultant hebt die je kan begeleiden, dat heeft bij ons echt heel goed gewerkt. En het is ook belangrijk dat je op de hoogte bent van wat de oplossing kan. Het invoeren van onze reiskostenstaffel, bijvoorbeeld, was erg eenvoudig binnen UNIT4 Personeel & Salaris. Bovendien zitten de CAO’s standaard in het systeem en je hoeft alleen nog maar bedrijfsspecifieke informatie aan te vullen.”

Achteraf gezien had Roto Smeets de overgang jaren eerder willen doen. Oudenaller: “We hebben al drie bedrijven op bezoek gehad die over willen stappen op UNIT4 Personeel & Salaris. Ik zeg: gewoon doen.” Van Gelder: “In onze hoogtijdagen werkten we met zes, zeven salarisverwerkers; nu kunnen we het met twee af - ook al zijn we wel gekrompen als bedrijf
omdat we een aantal bedrijfstakken hebben afgestoten.”