Tips om de person-organizational fit te vergroten

Het is voor organisaties, zeker in de huidige tijd van toenemende krapte op de arbeidsmarkt, een uitdaging om de juiste mensen aan zich te binden; mensen die niet alleen over de juiste vaardigheden en kennis beschikken, maar die zich ook thuis voelen in de organisatie. Het heeft namelijk geen nut om via de voordeur de toppers met mooie beloftes en vooruitzichten te verleiden, als ze via de achterdeur weer weglopen. Een relatie voor de langere termijn is effectiever en de mate waarin een persoon en organisatie bij elkaar passen, is van invloed op het verloop (Silverthorne, 2000). Een goede match, ofwel person-organizational fit (PO-fit), leidt niet alleen tot een lager verloop, maar ook tot een hogere baantevredenheid en betrokkenheid (Kristof-Brown e.a., 2005).

Wat is Person-Organizational fit?

Volgens Kristof (1996) is PO-fit onder te verdelen in een tweetal niveaus. Allereerst een meer fundamenteel niveau waar er een overeenkomst moet zijn tussen de normen en waarden van een persoon, diens persoonlijkheid, doelen en houding en de normen en waarden van de organisatie, diens doelen en cultuur. Beide ‘karakters’ moeten op elkaar aansluiten (supplementary fit). Daarnaast kan men op een onderliggend niveau (complementary fit) zoeken naar de overeenkomst tussen wat een persoon kan bieden aan een organisatie, zoals gevraagde kennis, vaardigheden, tijd en inspanning. En of een organisatie dit ook van iemand verlangt. En andersom, heeft ook een medewerker behoeftes waar een organisatie aan moet voldoen, zoals salaris, een werkplek en ontwikkelmogelijkheden voor ontvangt.

Op dit onderliggende niveau ontstaat er dus simpelweg een uitruil van vraag en aanbod tussen persoon en organisatie. Naast de fit tussen een persoon en organisatie als geheel, kan er ook nader gekeken worden naar de fit tussen een persoon en de baan, het team en leidinggevende.

De voordelen van PO-fit

Simpel gezegd leidt een goede match tussen een persoon en een organisatie tot lager verloop van personeel, een hogere baan tevredenheid en hogere betrokkenheid. Ook de intentie om iemand aan te nemen is groter (Kristof-Brown e.a., 2005) en Arthur (2006).

Hogere tevredenheid

Die hogere PO-fit leidt tot een lagere mate van werk gerelateerde stress en daarmee tot een hogere baan tevredenheid (Chen, 2016). Acties om PO-fit te creëren, zorgen voor afname van stress en toename van tevredenheid. Steun van een leidinggevende heeft een dempende werking op stress.

Lager verloop

Deze hogere mate van baantevredenheid leidt op zijn beurt weer tot een lagere mate van verloop. Ook al voelt men zich niet helemaal meer thuis in een functie, maar men voelt zich wel sterk verbonden met waarden en normen van de organisatie, zal het verloop lager zijn (Alniacik, 2013). In mijn praktijk als loopbaancoach hoor ik mensen weleens zeggen: “het is mijn organisatie niet meer” of andersom, ze zeggen: “ik weet niet of de functie nog bij me past, maar ik heb nog wel hart voor de zaak”.

Betrokkenheid

Ook organisatiebetrokkenheid neemt toe naar gelang de PO-fit groter is. Men voelt zich meer verbonden en betrokken bij de organisatie en voelt zich daarmee ook meer verantwoordelijk voor het resultaat (Yanif & Farkas, 2005). De grootste betrokkenheid ontstaat binnen een organisatiecultuur die als ondersteunend ervaren wordt, groter dan in een innovatieve of bureaucratische cultuur (Silverthorne, 2004). Deze organisatiebetrokkenheid wordt extra aangewakkerd als er een fit tussen een persoon en leidinggevende aanwezig is (Astakhova, 2016).

Aanname van personeel

Tot slot, dat je iemand aan wilt nemen die goed bij de organisatie lijkt te passen, is wellicht niet verwonderlijk. Wellicht verrassend is wel dat een gemiddelde PO-fit en gemiddelde Person Job fit de voorkeur heeft boven een combinatie van een hoge overeenkomst op het één in combinatie met een lage overeenkomst op het ander (Sekiguchi (2011). Met andere woorden; ook al ben je een super expert, je krijgt de baan niet als je niet bij de organisatie past. En andersom geldt dat je een gebrek aan expertise niet kunt compenseren met een goede match qua karakter.

Vergroot PO-fit; 5 tips

De voordelen zijn evident, belangrijk is nu de wijze hoe je hier als organisatie invloed op hebt. En niet alleen als organisatie, maar ook als toekomstig werknemer. Het is in ieders belang dat er een goede PO-fit ontstaat. Zowel de organisatie heeft profijt bij meer betrokken, tevreden medewerkers die men wil aannemen en waarbij de kans op verloop lager is. Maar een medewerker zelf zal ook tevredenheid, een lagere mate van stress en meer betrokkenheid nastreven en de kans op aanname willen vergroten. Hieronder schets ik een aantal mogelijkheden hoe je de PO-fit kunt beïnvloeden.

1. Als sollicitant heb je ook wat te eisen

Allereerst heb je als sollicitant ook wat te eisen. Ik wil benadrukken dat je als sollicitant zelf ook kritisch moet zijn of een organisatie bij jou als persoon past. In plaats van te denken dat je als sollicitant in de underdogpositie zit en je blij moet zijn met een baanaanbod, ben ik het met de visie eens dat je naar een sollicitatieprocedure moet kijken als een sociaal proces waarbij je kijkt of een organisatie en sollicitant bij élkaar passen (Cook, 2016). Veelal wordt er voornamelijk gekeken naar de uitruil van zaken. Kan de persoon bieden wat een organisatie wenst qua kennis en ervaring en biedt de organisatie wat de sollicitant wil in termen van arbeidsvoorwaarden? Het zoeken naar de overeenkomst op fundamenteel niveau is evengoed belangrijk. Wees als sollicitant trouw aan jezelf en zeg ook ‘nee’ tegen een baan als je op fundamenteel niveau van elkaar verschilt.

Zorg dat je als sollicitant investeert in zelfreflectie, zodat je bewuster bent van jezelf en weet wie jij bent, wat je in een organisatie zoekt, welke cultuur bij jou past en welke normen en waarden jij terug wilt zien. Probeer daarnaast vanuit je netwerk een goed en eerlijk beeld van de organisatie te krijgen.

2. Organisatie; structureer je recruitmentproces en schep een eerlijk beeld

Invloed op het ontstaan van een juiste match begint bij het recruitment proces. Een professioneel en gestructureerd recruitment proces dat eerlijk en prettig verloopt, heeft een aantrekkende werking op sollicitanten en men vergroot daarmee de kans om de juiste mensen aan te trekken. Omwille van een slecht georganiseerd recruitmentproces loopt men een reëel risico om sollicitanten te verliezen (Billsberry, 2007). Communiceer open en duidelijk over de normen en waarden van de organisatie en de afdeling. Hoe verleidelijk het ook is om je alleen van je beste kant te laten zien, maar sollicitanten kunnen alleen bij een eerlijk beeld een goed afgewogen oordeel vormen en maken daardoor betere keuzes qua PO-fit (Kristof-Brown e.a., 2005). Gedrag dat laat zien dat je als organisatie betrokken bent om een sollicitant te helpen in het maken van de juiste keuze, leidt tot een positief beeld dat de organisatie oprecht en ondersteunend is (Carless, 2005).

3. Investeer in een socialisatieproces

Soms begint het met een bloemetje, een welkomstgesprek met de manager op de eerste werkdag of een mentor die je wegwijs maakt. Het is een kleine moeite, die het effect heeft dat iemand zich sneller thuis en op zijn gemak voelt. Socialisatieproces, al dan niet geformaliseerd, leidt ertoe dat nieuwe medewerkers zich sneller de cultuur en de normen en waarden van een organisatie eigen maken. Een socialisatieproces dat er op gericht is om de PO-fit te vergroten, draagt bij aan de effectiviteit, omdat medewerkers die zich verbonden voelen meer tevreden zijn en meer betrokken en loyaal zijn (Tepeci en Bartlett, 2002). Investeer ook in dit proces als medewerkers al langer verbonden zijn aan de organisatie en neem ze ‘opnieuw’ aan de hand als ze intern een overstap hebben gemaakt (Gibson et al., 2003).

4. Leiders; pak je rol

Als leider ben je cultuurdrager en in grote mate verantwoordelijk voor de geldende organisatiecultuur. De boodschappen die een leider uitdraagt en de mate waarin hij zorgt voor een steungevende organisatie, waar men zich veilig en geholpen voelt, dragen bij aan betrokkenheid en tevredenheid. De perceptie of er een fit is, wordt beïnvloed door het gedrag en de communicatie van de leider. Hij of zij heeft daarmee dus direct invloed op de PO-fit (Van Vianen e.a., 2007). Een leider moet zich bewust zijn van die rol en benutten om het gewenste effect te bereiken.

5. Koester je misfits

Cohesie, waarbij mensen dezelfde normen en waarden delen en in grote mate hetzelfde gedrag laten zien, leidt ertoe dat men elkaar snel begrijpt en er snel consensus is. Teveel van hetzelfde is echter ook niet goed. Gebrek aan diversiteit gaat ten koste van kritisch denkvermogen. De neuzen staan te vaak en te veel dezelfde kant op, men wordt te weinig flexibel en scherp in het reageren op veranderingen. Zoals in de bekende ‘think different campagne’ van Apple wordt gesteld, zijn in een organisatie mensen nodig die anders denken en anders doen, mensen die je kunt labelen als ‘misfits’. Diversiteit is nodig om als organisatie alert te blijven reageren op de eisen die de veranderende markt stelt (Verquer e.a., 2003).
Vanuit een meer strategisch perspectief kun je als organisatie bewust op zoek gaan naar die ‘misfits’. Juist omdat je als organisatie de wens hebt dat er een nieuwe wind moet gaan waaien en een nieuwe cultuur wilt creëren. Die draai kun je versnellen als je mensen aantrekt die dat ‘nieuwe’ gedrag van nature al in huis hebben en daarmee vooroplopen in wat je wilt worden. Je kunt hen als voorbeeld stellen en gewenst gedrag bij de zittende populatie stimuleren (Sathe, 1985).

PO-fit leidt tot tal van positieve uitkomsten. Zorg als organisatie dat je die PO-fit vergroot door eerlijke en transparante communicatie, wees als leider bewust van je verantwoordelijkheden op dit vlak en zorg voor een gedegen onboarding en daarmee goed socialisatieproces. Last but not least, wees als sollicitant kritisch naar de organisatie waar jij wilt gaan werken. Zij hebben jouw kwaliteiten net zo goed nodig als dat jij een baan nodig hebt. Vergewis je van een goede match op niveau van uitruil van vraag en aanbod, maar ook op het meer fundamentele niveau van normen en waarden. Investeer daar tijd en moeite in. Een grote PO-fit maakt een organisatie en jou als werknemer gelukkiger. Een mes dat aan twee kanten snijdt!