Een recruitmentdoel zonder recruitmentplan is een recruitmentwens

Hoewel het me tot nu altijd gelukt is om een goed werkende recruitmentafdeling neer te zetten, blijft het ook spannend om dit te doen; ik heb namelijk gemerkt dat niet iedere organisatie hier volledig voor openstaat. Onderweg naar de zaal waar ik mijn presentatie geef, loop ik de HR-manager tegen het lijf. Ze glimlacht tevreden en buigt zich naar me toe: ‘Ik vertrouw op jou, Tamara, ik weet niet hoe ik deze organisatie nog op de been kan houden zonder goed personeel,’ fluistert ze me toe. ‘Je kunt op me rekenen,’ stel ik haar gerust. ‘Beloofd is beloofd, we gaan ervoor!’

We lopen de presentatiezaal in waar ik met moeite de gehele management- en directielaag van de organisatie bij elkaar heb gekregen. Met moeite ja, want iedereen heeft het druk en recruitment wordt nog steeds zwaar onderschat en heeft daarom niet echt urgentie, sterker nog, ik heb heel wat mailtjes naar aanleiding van mijn vergaderverzoek ontvangen met de vraag wat recruitment precies is.

Als ik vooraan in de zaal sta en de schuivende stoelen tot stilstand zijn gekomen, begroet ik iedereen vriendelijk. Zoals gewoonlijk krijg ik in dit stadium nooit de volledige aandacht. Soms denkt men mijn presentatie te kunnen benutten om elkaar fluisterend bij te kletsen over wat dan ook. Uiteraard heb ik me voorbereid op deze situatie, ik heb namelijk vaker met dit bijltje gehakt; ik richt mij dan ook tot de CEO en open mijn presentatie met een verrassende slide waarop in koeienletters staat:

‘Wat zou je zeggen als ik jouw bedrijf zeven ton per jaar kan besparen?’

Complete stilte … vergezeld door een tevreden glimlach; de mijne!

Strategisch recruitment is het koppelen van jouw personele capaciteitsvraag aan de organisatiestrategie. Alle medewerkers die je nu en in de toekomst werft, moeten kunnen bijdragen aan het beoogde bedrijfsresultaat, en die selecteer je dan ook op basis van competenties en/of de ervaring die hierbij past. Dit is de enige manier waarop een organisatie succesvol kan zijn, pas dán maak je duurzame matches, heb je focus in wat je werft en trek je kandidaten aan die precies bij jouw organisatiedoelstellingen passen. Hiervoor is een plan nodig waarin volledig uitgetekend is welke profielen je wanneer nodig hebt en tegen welke kosten, aangevuld met alle bijbehorende KPI’s.

Voor het in kaart brengen wat strategisch recruitment oplevert, zet ik de huidige situatie af tegen de gewenste situatie, zoals bijvoorbeeld de inzet van externe inhuur op vaste plekken, het inzetten van werving & selectiebureaus en ‘bad hires’. Dat zijn kosten die vrijwel overbodig zijn wanneer je jouw recruitment goed hebt ingericht en je weet wanneer je voor welke vacature moet werven. Ik ben nog geen organisatie tegen gekomen waar geen winst te behalen viel met het (her)inrichten van haar recruitmentafdeling of -processen.

Nog een aantal redenen om in vliegende vaart met een recruitmentstrategie aan de slag te gaan:

• Het levert de organisatie veel geld op. Zoals in de casus die ik hierboven beschrijf; deze casus betreft vooral onnodige externe inhuur en de inzet van werving & selectiebureaus. Als je de kosten hiervan inzichtelijk maakt, zul je zien dat deze vaak ongekend hoog zijn. Daarnaast creëren deze overbodige kosten een businesscase voor het urgent(er) maken van professioneel recruitment;
• Het geeft je meer focus; je weet wat je zoekt, waar, wanneer en hoe en kunt daardoor je Employer-Branding meer gericht inzetten, maar ook in minder tijd betere kandidaten benaderen en binden. Tevens levert het je vanwege deze focus duurzame matches op; deze kandidaten passen niet alleen nu maar ook in de toekomst bij jouw organisatie;
• Het zorgt ervoor dat je niet meer verrast wordt door enorme ladingen aan vacatures waardoor je portefeuille te groot wordt en je dus inlevert op kwaliteit. Schrap ad-hoc-recruitment!
• Het zorgt ervoor dat je strategisch recruitmentmiddelen kunt inkopen; ook dit scheelt weer veel geld.

En nu denk je misschien: Natuurlijk, leuk gezegd allemaal, maar hoe moet ik mijn recruitment dan professionaliseren? Een aantal handvatten:

Stel vanuit de strategische personeelsplanning de functies vast die je moet vervullen (strategische personeelsplanning is een HR-verantwoordelijkheid);

• Verdiep je in de kosten die het werven voor deze functies met zich meebrengt, schrijf ze op! Dit wordt jouw recruitmentbudget;
• Geef urgentie aan referral recruitment;
• Behandel je kandidaat als een klant;
• Leid je hiring managers, selectiecommissie en de mensen die de selectie doen op in het selecteren van personeel;
• Geef de kandidaat de beste ervaring die hij zich maar kan wensen!

Bovenstaand betekent dus ook dat je je recruitmentprocessen opnieuw zal moeten bekijken en wellicht zelfs zal moeten herinrichten. Dat is een hele klus, en ik snap niet de meest gemakkelijke klus, maar ik beloof je dat het de investering van jouw kostbare tijd dubbel en dwars waard is!

Bron: Effective recruitment strategy to improve your hiring process, dr. Jerry John