Organisatiepsychologe Siham Ammal: ‘Vacatureteksten zijn vaak “gecodeerd” en schrikken sommige kandidaten af’

Taal en woorden doen ertoe, weet diversiteits- en inclusie-deskundige en docent bij HR Academy Siham Ammal. Dat geldt zeker voor vacatureteksten, belangrijke binnenkomers en het eerste en volgens sommige onderzoekers belangrijkste contactmoment van een kandidaat met een organisatie die bepaalde doelgroepen ervan kunnen weerhouden om te solliciteren.

Vacatureteksten zijn cruciaal bij het aanspreken van zo breed mogelijke of juist specifieke groepen, zegt Siham Ammal. Zij is trainer en adviseur op het gebied van Diversiteit, Inclusie en Gelijkwaardigheid (DIG) en eigenaar van het bureau ICU-leadership (hardop: ‘I see You’) en helpt organisaties bij het inclusief inrichten van werving- en selectieprocessen en geeft trainingen over onbewuste vooroordelen (implicit biases).

Afschrikken

Ammal ziet vaak vacatureteksten die niet uitnodigen of zelfs afschrikken. Minderheidsgroepen herkennen zich er niet in als kandidaat. Vooral vrouwen, bi-culturele personen of mensen met een beperking voelen zich niet uitgenodigd. Wat Ammal in gesprekken met goedwillende HR-medewerkers en managers doorgaans te horen krijgt is ‘Kwaliteit staat voor ons voorop’.

“Als ik daar op doorvraag, blijven de antwoorden abstract en subjectief. Voor mij is de essentie, dat je een gemeenschappelijke taal vindt die duidelijk maakt wat kwaliteit is en wat competenties concreet inhouden. Wat maakt dat iemand een aanvulling is op het team? Dat kun je concreet vertalen in een vacaturetekst. De praktijk is vaak dat er geknipt en geplakt wordt uit oude teksten. Peter gaat weg en, zonder dat je het beseft, ben je op zoek naar een andere Peter. Als je doet wat je deed, krijg je wat je deed.”

Voorspelbare fouten

Biases zijn  voorspelbare fouten in het vermogen om informatie objectief te verwerken. Iedereen heeft die, benadrukt Ammal. In de meeste gevallen zit er geen spat kwaad achter. Ter illustratie noemt ze de affinity bias. ‘Wat leuk, ze komt uit hetzelfde dorp als ik’. Of ‘die persoon heeft dezelfde hobby als ik’.

“De selecteur wordt benieuwd naar de persoon achter het cv op basis van overeenkomsten, maar kiest daardoor niet op relevante punten. Als niet duidelijk is waarop je gaat selecteren, speelt je eigen bias een grotere rol.”

Vacatureteksten bestaan vaak uit een uitgebreide set eisen, soms telt Ammal er wel een stuk of twintig voor één functie. “Hoe meer eisen, hoe subjectiever en vager de tekst. Als mensen daarna een motivatiebrief moeten opsturen, is onduidelijk waar zij zich op moeten focussen. Persoon A doet dat op competentie 1 tot en met 3, terwijl persoon B zich focust op competentie 4 tot en met 6. Waar ga je dan op letten? Je moet appels met peren vergelijken. Zulke vacatureteksten vergroten de kans dat je slechts één doelgroep bereikt.

Mijn tip: probeer van tevoren onderscheid te maken tussen nice to have en must have. Wat zijn de vier tot zes belangrijkste eisen die nodig zijn om de functie goed uit te voeren? Dan voorkom je later ook discussies over een voorkeur bij gelijke geschiktheid, waarbij je echt scherp moet kiezen. Als je goed voor ogen hebt waaróp je selecteert, wordt dat een stuk gemakkelijker. Je kunt je kijken naar die extra eisen die je met elkaar hebt afgestemd, de nice to have.”

Een inclusieve vacaturetekst kijkt vanuit verschillende perspectieven naar kwaliteit, aldus Ammal. “Vraag je van tevoren af: waarom is iets eigenlijk een eis? Kan het niet op een andere manier?”

Masculine default

Een veelvoorkomende bias is de masculine default. Competenties van vrouwen worden anders beoordeeld dan die van mannen. Met name in beroepen en sectoren waar mannen in de meerderheid zijn en bij hogere managementfuncties en technische beroepen blijkt dit het geval. Kenmerken die doorgaans met mannen worden geassocieerd, worden als standaard beschouwd. Onafhankelijk, assertief en competitief bijvoorbeeld; ze vormen een soort gendercodering.

“Onderzoek van Yale University liet zien dat als vrouwen zich hetzelfde gedragen als mannen, dat wordt ervaren als agressief. Terwijl datzelfde gedrag van de mannen werd beoordeeld als assertief. Vrouwen worden niet beloond voor gedrag dat letterlijk in de vacaturetekst stond. Ik adviseer ik de gevraagde gedragingen concreet te maken met een voorbeeld tijdens het gesprek. Iedereen kan daarvan wel een voorbeeld bedenken.”

Ontwikkelbaar

Assertief is daarnaast een ambigu woord: “Van een HR-medewerker in de bedrijfsvoering wordt een ander soort assertiviteit verwacht dan van een politiemedewerker.” Het is volgens Ammal beter om competenties in gedrag uit te schrijven dan in een eigenschap. “Als je schrijft ‘je bent assertief’ heb je het over een eigenschap. Als je het uitschrijft in gedrag, laat je zien dat het ontwikkelbaar is. ‘Je bent in staat je assertief op te stellen’. Liefst met de context erbij, die uitlegt waarom dat gedrag nodig is.”

De organisatiepsycholoog wijst erop dat vrouwen de neiging hebben pas te solliciteren als ze voldoen aan alle eisen in vacatureteksten (confidence bias). Waar mannen (gemiddeld) al durven te solliciteren als ze aan 6 van de 10 eisen voldoen, voelen vrouwen zich pas zeker genoeg als ze achter iedere eis een vinkje kunnen zetten, bleek onder meer uit meerdere onderzoeken.

Het weergeven van de interne cultuur in vacatureteksten is volgens haar nuttig, maar kan ook geïnteresseerden uitsluiten. Bijvoorbeeld aangeven dat collega’s de werkweek gezamenlijk afsluiten met een borrel. “Work hard, play hard: je kunt het benoemen, maar geef aan dat het geen verplichting is. Daarbij denk ik niet alleen aan bi-culturele professionals, maar ook aan personen die introvert zijn en geen behoefte hebben aan extra prikkels aan het einde van de week, of liever gaat sporten. Niet alle persoonlijkheidskenmerken zijn zichtbaar. Daar gaat diversiteit ook over.”

Een innovatieve manier van werven is volgens Ammal in de vacaturetekst al vooruit te lopen op wat doorgaans in het gesprek gebeurt. “Je kan de kandidaat vragen in de motivatiebrief één motivatievraag te beantwoorden en één competentievraag. Daar ga je op selecteren. Het mooie hiervan is, dat je kandidaten op een gelijkwaardige manier met elkaar vergelijkt. De verdieping kun je dan opzoeken in het selectiegesprek. Op die manier is het ook makkelijker om kandidaten opzij te leggen of af te wijzen. Het is heel transparant waar je iemand op hebt geselecteerd.”

Arbeidsvoorwaarden benoemen zijn ook een manier waarop de organisatie zich kan onderscheiden, om specifieke kandidaten te laten voelen dat ze welkom zijn. “Ik had een opdrachtgever die diversiteitsverlof noemde. “Waarmee bedoeld wordt dat de kandidaat haar of zijn feestdagen kan omruilen voor een andere feestdag, bijvoorbeeld Eerste kerstdag ruilen voor het Suikerfeest.”

Biasreductie bij werving en selectie

Deze training biedt concrete tools en inzichten om inclusiever en objectiever te werven. Ontdek hoe je met eenvoudige, praktijkgerichte aanpassingen een bredere doelgroep aantrekt en daardoor de beste kandidaat vindt.

Meer informatie

• Gendercodering

  • Schrijf de vacaturetekst in een gemeenschappelijke taal die op één manier kan worden uitgelegd
  • Beperk het aantal functie-eisen en maak onderscheid tussen must haves en nice to haves.
  • Omschrijf de cultuur van de organisatie en/of het team
  • Herken je eigen onbewuste voorkeuren en schrap die
  • Focus op datgene wat echt belangrijk is voor de functie en noem geen irrelevante punten