Wat je moet weten als je medewerker langdurig ziek is
Soms wordt een medewerker niet (snel) beter en is terugkeer naar de eigen functie niet realistisch meer. Dan komen onder andere tweede spoor en einde dienstverband in zicht. Zowel in het eerste als in het tweede ziektejaar zijn er een paar belangrijke momenten. In dit blog lees je waar je op moet letten.
Door: Maurits van Buren, Zilver Advocaten
Na 2 jaar ziekte stopt de verplichting tot loondoorbetaling, tenzij de zieke werknemer nog werkt
Als de zieke medewerker 2 jaar onafgebroken arbeidsongeschikt is geweest, is de wachttijd van 104 weken verstreken. Je bent dan als werkgever niet meer verplicht het loon door te betalen. Ook al is de werknemer op dat moment nog steeds in dienst.
Dit geldt niet als de zieke medewerker op dat moment, dus na 2 jaar ziekte, nog deels (passende) werkzaamheden verricht. In dat geval moet je de werknemer daarvoor loon betalen naar rato van de ‘waarde’ van die werkzaamheden voor de organisatie. Een arbeidsdeskundige kan je helpen om deze loonwaarde te bepalen.
Loonsanctie UWV
Het bovenstaande geldt niet als het UWV een loonsanctie oplegt. In dat geval ben je als werkgever verplicht het loon in beginsel nog een jaar (het ‘derde ziektejaar’) door te betalen, ongeacht of de zieke werknemer al dan niet werkzaamheden verricht en ongeacht de eventuele loonwaarde van die werkzaamheden.
Geen spoor 2-verplichting na 2 jaar ziekte, nog wel spoor 1-verplichting
Nadat de wachttijd van 104 weken is verstreken, ben je als werkgever ook niet meer verplicht om voor de zieke medewerker te zoeken naar passend werk buiten de eigen organisatie (spoor 2). Maar ook hier geldt: tenzij het UWV een loonsanctie oplegt.
Wel ben je als werkgever na de wachttijd van 104 weken nog steeds verplicht om de werknemer te re-integreren binnen het eigen bedrijf (spoor 1). Deze verplichting blijft bestaan zolang de zieke werknemer in dienst is van de werkgever.
Je mag besluiten om het tijdelijke contract van een zieke medewerker niet te verlengen
Werkt de zieke medewerker op basis van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, dan mag je als werkgever besluiten om de arbeidsovereenkomst niet te verlengen. Ook al is de medewerker nog steeds ziek. Dit is niet verboden.
Let op bij handicap of chronische ziekte
Houd er wel rekening mee dat niet-verlenging in strijd kán zijn met het verbod op onderscheid wegens handicap of chronische ziekte. Overweeg daarom goed om welke reden je het contract niet wilt verlengen. Overigens heeft niet iedere zieke medewerker direct een handicap of chronische ziekte. Dat zijn verschillende begrippen.
Let op verhaalssanctie ziektewetuitkering bij niet-verlenging tijdelijk contract zieke werknemer
Houd er wel rekening mee dat je ook bij niet-verlenging van een tijdelijk contract met een zieke werknemer blijft werken aan de re-integratie van de zieke werknemer totdat hij of zij uit dienst is. Doe je dat niet, dan kan het UWV een ‘verhaalssanctie ziektewetuitkering’ opleggen. Bij zo’n sanctie verhaalt het UWV de kosten van de na uitdiensttreding aan de zieke werknemer toegekende Ziektewetuitkering op de werkgever.
Treedt een zieke werknemer uit dienst, meld dit dan tijdig bij het UWV
Wordt de arbeidsovereenkomst met een zieke werknemer beëindigd binnen de wachttijd van 104 weken, dan moet je dat melden bij het UWV. Bijvoorbeeld wanneer het tijdelijke contract van een zieke werknemer niet wordt verlengd.
Melden uitdiensttreding
Die melding moet worden gedaan op de laatste dag van het dienstverband. Doe je dat niet, dan legt het UWV een boete op (van momenteel 455 euro).
Is de medewerker bij uitdiensttreding al meer dan 6 weken onafgebroken arbeidsongeschikt, dan moet je bovendien samen met de werknemer een re-integratieverslag opstellen en aan de werknemer verstrekken. De zieke werknemer verstrekt dat verslag vervolgens aan het UWV.
Vergeet de 42e-weeksmelding niet
Meldt een medewerker zich ziek, meld dat dan direct aan de arbodienst of bedrijfsarts. Je hoeft dit als werkgever overigens niet direct te melden bij het UWV. Dat moet je wel doen op het moment dat een zieke medewerker 42 weken onafgebroken arbeidsongeschikt is geweest (na ongeveer 9,5 maand). Dit is de ‘42e-weeksmelding’. Vergeet deze melding bij het UWV dus niet.
De langdurig zieke werknemer moet zelf tijdig een WIA-uitkering aanvragen – let goed op de termijnen
Is een medewerker langdurig arbeidsongeschikt, dan moet hij of zij op een gegeven moment een WIA-uitkering gaan aanvragen bij het UWV.
De zieke werknemer moet die aanvraag indienen uiterlijk 11 weken voor het einde van de wachttijd van 104 weken. Of anders gezegd: uiterlijk in de 93e week dat de werknemer ziek is. Dat is na ongeveer 1 jaar en 9 maanden ziekte.
Re-integratieverslag meesturen
Met die (WIA-)aanvraag moet de zieke werknemer een re-integratieverslag meesturen. Dat re-integratieverslag moet je als werkgever zelf opstellen en tijdig aan de werknemer verstrekken. Dit moet je doen uiterlijk 13 weken voor het einde van de wachttijd van 104 weken. Of anders gezegd: uiterlijk in de 91e week dat de werknemer ziek is.
Het re-integratieverslag bestaat uit: 1) de probleemanalyse (inclusief eventuele bijstellingen), 2) het plan van aanpak (inclusief eventuele bijstellingen), 3) de (eerstejaars)evaluatie, 4) een actueel oordeel van de bedrijfsarts of arbodienst en 5) de eindevaluatie.
Tip voor werkgevers: ziet het ernaar uit dat de zieke werknemer een WIA-uitkering zal gaan aanvragen, vraag dan tijdig een actueel oordeel op bij de bedrijfsarts.
Een door het UWV opgelegde loonsanctie mag je vervolgens ook weer laten inkorten
Na ontvangst van de WIA-aanvraag beoordeelt het UWV of het re-integratieverslag compleet is en of er voldoende re-integratie-inspanningen zijn verricht.
Het UWV kijkt altijd kritisch naar de vraag of er op tijd een ‘spoor 2 traject’ in gang is gezet (re-integratie buiten de eigen werkgever). Zo’n spoor 2 traject moet in ieder geval zijn ingezet na afloop van het eerste ziektejaar, niet later.
Onvoldoende re-integratie-inspanningen
Oordeelt het UWV dat er onvoldoende re-integratie-inspanningen zijn verricht, dan legt het UWV een loonsanctie op van standaard 52 weken. Zo’n loonsanctie betekent dat je als werkgever het loon van de zieke werknemer gedurende nog 52 weken extra moet blijven doorbetalen. In deze periode moet je blijven werken aan re-integratie van de werknemer.
De loonsanctie is bedoeld om je als werkgever aan te sporen om tekortkomingen in de re-integratie van de zieke werknemer te herstellen. Let op: je mag het UWV naderhand verzoeken om een loonsanctie in te korten als je van mening bent dat je de tekortkomingen inmiddels voldoende hebt hersteld. Stel dat er een loonsanctie is opgelegd omdat het spoor 2 traject 3 maanden te laat is ingezet – in dat geval kan je overwegen om de loonsanctie te laten inkorten (van 52 weken) naar 3 maanden. Dat scheelt 9 maanden lang doorbetalen van loon.
Wanneer het uit dienst treden van een zieke werknemer gevolgen heeft voor de verschuldigde sociale premies (en wanneer niet)
Treedt een werknemer ziek uit dienst, én komt de werknemer na uitdiensttreding direct in aanmerking voor een Ziektewetuitkering óf een WGA-uitkering (één van de twee soorten WIA-uitkeringen), dan wordt die werknemer voor de berekening van de (door de werkgever periodiek verschuldigde) gedifferentieerde premie Werkhervattingskas (Whk) ‘toegerekend’ aan de werkgever. Dit toerekenen betekent feitelijk dat de werkgever moet opdraaien voor de kosten van de door het UWV aan de zieke (ex-)werknemer uitbetaalde Ziektewet- of WGA-uitkering. Dit gaat via de gedifferentieerde premie Whk.
Groot risico voor grote werkgever
Dit risico is groot als de werkgever een grote werkgever is. Dit risico kan beperkt zijn als de werkgever een middelgrote werkgever is. Is de werkgever alleen een kleine werkgever, dan is dit risico feitelijk niet aanwezig.
Vuistregel voor het bepalen van de grens tussen klein, middelgroot en groot is dat kleine werkgevers maximaal 25 werknemers hebben, middelgrote werkgevers maximaal 100 werknemers hebben, en dat grote werkgevers meer dan 100 werknemers hebben. Maar dat hangt wel weer af van hoeveel loon iedere werknemer uiteindelijk ontvangt. Check hiervoor altijd de nota Gedifferentieerde premies WGA en Ziektewet 2023.
Van ‘toerekening’ aan de werkgever is overigens ook sprake als de werknemer binnen 4 weken na uitdiensttreding ziek wordt en in aanmerking komt voor een Ziektewetuitkering.
Van deze toerekening aan de werkgever is echter geen sprake als de werknemer na uitdiensttreding eerst in aanmerking komt voor een WW-uitkering en pas daarna (binnen 4 weken na uitdiensttreding) in aanmerking komt voor een Ziektewetuitkering.
Lees ook:
