Meten van welzijn helpt verzuim van werknemers te voorspellen én voorkomen
Zes uur ‘s ochtends. De wekker en de kinderen schreeuwen. Op weg naar het werk verspert een vrachtwagen twee rijstroken. File. Een half uur later strompel je het kantoor binnen om hopelijk die strakke deadline van een project te halen, tot een zieke collega roet in het eten gooit. ’s Middags heb je nauwelijks honger en je besluit snel door te werken. Totdat je baas wijst op een aantal fouten die je in de afgelopen maand niet had mogen maken. Na een chaotische avondspits plof je oververmoeid in bed. Maar slapen lukt niet.
Stress is één van de voornaamste oorzaken van afwezigheid op het werk. Volgens ArboNed een van de hoofdredenen waarom het gemiddelde verzuimpercentage misschien gedaald is, maar de verzuimduur verder toeneemt. Stress brengt het welzijn van werknemers in gevaar en kost handenvol geld. Het is bekend dat gelukkige werknemers gemotiveerder en productiever zijn. Maar hoe kunnen bedrijven concreet die stress bestrijden?
Inzicht vormt hiervoor een cruciale basis. Dow, één van ’s werelds grootste chemische producenten, zocht de samenwerking op met IBM om in de Benelux een statistisch model te ontwikkelen dat het welzijn van meer dan tweeduizend werknemers meet, analyseert en bijstuurt. Met predictive analytics, SPSS-software die gedrag kan voorspellen, maakt Dow gebruik van een even ingenieus als doeltreffend meetsysteem dat de alarmbel doet afgaan zodra de motivatie en productiviteit van een afdeling onder stress gebukt gaat.
De Nederlandse wetgeving schrijft elk bedrijf een aantal gezondheidsbepalingen voor die het welzijn van werknemers moet optimaliseren. Meer dan het louter naleven van de wetgeving, besloot Dow dat het welzijn van zijn werknemers de sleutel is tot zijn succes. Het meten, opvolgen en bijsturen van dat welzijn vormt de kern van de strategie van het bedrijf.
24 stressconcepten
Dow peilt met een tweejaarlijkse vragenlijst bij zijn werknemers naar 24 stressconcepten die stress op het werk kunnen veroorzaken. Een collega waar het niet mee klikt, vermoeidheid, veranderingen op het werk, onverwachte situaties, het almaar complexer worden van taken of een luidruchtige omgeving; het zijn factoren die stress gevoelig kunnen verhogen. Tot de bom barst. Om dat te voorkomen creëert de software voor elke werknemer een individuele score op de 24 stressconcepten. Specialisten vergelijken deze met vorige scores die de werknemers behaalden en met het gemiddelde binnen een afdeling.
De 24 stressconcepten kunnen in vijf categorieën worden onderverdeeld. Die peilen naar stressoorzaken maar ook naar stressindicatoren.
- Achtergrondoorzaken
- Algemene functiekenmerken (oorzaken)
- Organisationele en relationele kenmerken (oorzaken)
- Psychosociale werklast (indicatoren)
- Psychosociale problemen (indicatoren)
De resultaten vormen een integraal onderdeel van het dossier van elke werknemer. Een gezondheidsspecialist evalueert alle individuele resultaten en neemt contact op met elke medewerker die een gemiddelde score behaalt van minder dan zestig procent op de stressconcepten. Binnen elke afdeling kijkt Dow naar patronen van opvallend lage scores en negatieve trends. Bij het signaleren van een mogelijk probleem gaat het bedrijf met een organisatie- en een gezondheidsspecialist niet enkel de individuele medische problemen aanpakken, maar ook de problemen binnen de afdeling zelf.
Hogere werkdruk door een simpel opstapje
Elementen die het welzijn van werknemers in gevaar kunnen brengen, schuilen vaak in een klein hoekje. Zo zag Dow dat een specifieke afdeling hoge fysieke werkdruk rapporteerde in het onderzoek, terwijl niemand dat ooit eerder had aangegeven. Vervolgens bleek dat de werknemers in kwestie vaak zware materialen voorbij een opstapje droegen. Het verwijderen van het opstapje zorgde dat de fysieke werklast als sneeuw voor de zon verdween.
Een ander voorbeeld: in afdelingen waar de sfeer tussen de werknemers en hun directe leidinggevenden optimaal is, is er kans op zogenaamd presenteïsme. Mensen komen terug uit ziekteverlof voordat ze volledig zijn hersteld. Dat doen ze om hun collega’s niet onnodig te belasten. Binnen deze afdelingen zijn mensen minder lang ziek, maar wel vaker. Dow besloot daarop om zijn werknemers de kans te geven om langer thuis te blijven wanneer ze ziek zijn. Het onderzoek wees uit dat de productiviteit, motivatie en tevredenheid op lange termijn stegen, wanneer werknemers werden aangespoord meer tijd te nemen om volledig te genezen van hun ziekte.
De afgelopen zestien jaar heeft Dow 16.706 vragenlijsten verstuurd en heeft het een diepgaand inzicht gekregen in het welzijn van zijn werknemers. Een belangrijke voorwaarde voor een modern personeelsbeleid waarin een cruciale rol is weggelegd voor een meetsysteem als deze, is dat zowel de werknemers als het management geloven in het project. Bij Dow vult gemiddeld bijna zeventig procent van de werknemers de vragenlijst in, een hoog percentage.
Dow heeft zijn ziekteverzuim kunnen verminderen tot 3,1 procent, terwijl het gemiddelde percentage in de sector tussen 4,2 en 5,0 ligt. Het bedrijf spaart hierdoor de kost van elf tot negentien voltijdse contracten per duizend werknemers uit én draagt bij tot het welzijn van zijn werknemers. Met een gemiddeld salaris van zevenendertigduizend euro per voltijdse werknemer, bespaart Dow jaarlijks tussen de €407.000 en €703.000 per duizend werknemers.
Bedrijven behandelen hun personeel steeds vaker als klanten. Net als bij klanten, vereist het veel energie om personeel te werven en te behouden. Het adagium ‘meten is weten’ is erg toepasselijk in deze context. Dow heeft bewezen dat het ziekteverzuim actief kan verminderen door het op een consequente manier te meten, te analyseren en bij te sturen. Een gedegen personeelsbeleid maakt vandaag de dag ruimte vrij voor analytics.
Deze bijdrage komt voort uit de presentatie die Jaap Vink op 13 november gaf tijdens IBM BusinessConnect.
