Bij langdurige arbeidsongeschiktheid kunnen zich allerlei bijzondere situaties voordoen. Zo kan de re-integratie stagneren, waardoor een mogelijke loonsanctie kan opdoemen. Je medewerker of jij kunnen besluiten een deskundigenoordeel aanvragen, omdat er vragen rijzen over de re-integratie. De zieke medewerker wil op vakantie. Je wil je medewerker ontslaan. Wat te doen?
Deadline WIA-aanvraag en loonsanctie
Een langdurig zieke medewerker kan in aanmerking komen voor een WIA-uitkering als hij of zij 104 weken onafgebroken arbeidsongeschikt is geweest. Is de zieke medewerker tussendoor wel eens beter geweest en duurden die perioden korter dan 4 weken, dan wordt de werknemer nog steeds geacht onafgebroken arbeidsongeschikt te zijn. De termijn van 104 weken noemen we de wachttijd.
Een langdurige zieke werknemer moet tijdig (na 1 jaar en 9 maanden ofwel in week 88) een aanvraag voor een WIA-uitkering indienen bij het UWV. Het UWV moet die aanvraag voortvarend behandelen. Ook moet het UWV moet vóór het einde van de wachttijd van 104 weken besluiten om al dan niet een loonsanctie op te leggen aan de werkgever. Het UWV kan een loonsanctie opleggen als het re-integratieverslag niet op orde is of als de werkgever onvoldoende re-integratie-inspanningen heeft verricht.
Heeft het UWV bij het verstrijken van de wachttijd van 104 weken nog steeds geen beslissing genomen, dan is het UWV te laat. Het UWV kan dan geen loonsanctie meer opleggen. Ook al blijkt (achteraf) dat de re-integratie onvoldoende is geweest.
Verschil van inzicht: deskundigenoordeel of second opinion
Tijdens de re-integratie kan verschil van inzicht ontstaan over het verloop en de invulling ervan. Zowel de werkgever als de medewerker kunnen over de re-integratie een advies (deskundigenoordeel) opvragen bij het UWV. De aanleiding daarvoor kan zijn een discussie over de vraag in hoeverre de werknemer arbeidsongeschikt is wegens ziekte. Of over de vraag of de werkgever (of werknemer) zich voldoende inspant voor re-integratie.
Zo’n deskundigenoordeel wordt opgevraagd bij het UWV. Het advies wordt – afhankelijk van de gestelde vraag – gegeven door een verzekeringsarts of een arbeidsdeskundige van het UWV. Daaraan zijn ook kosten verbonden.
Daarnaast kan een werknemer een second opinion opvragen naar aanleiding van een advies dat de bedrijfsarts heeft gegeven. Een tweede bedrijfsarts zal dan een nieuw (tweede) advies geven. Zo’n second opinion heeft overigens wel een beperkte scope dan het deskundigenoordeel van het UWV. Het gaat namelijk om de vraag in hoeverre de werknemer arbeidsongeschikt is (en bijvoorbeeld niet over de vraag of de re-integratie-inspanningen van werknemer of werkgever voldoende zijn). Het secondopinionadvies is niet bindend.
De second opinion is voor de werknemer in principe kosteloos want de werkgever betaalt de kosten. De mogelijkheid om een second opinion op te vragen staat alleen open voor de werknemer. Is de werkgever het niet eens met het advies van de (eigen) bedrijfsarts, dan moet de werkgever daarvoor een deskundigenoordeel bij het UWV opvragen.
Vakantiedagen opbouwen tijdens ziekte
Een zieke werknemer bouwt gewoon vakantiedagen op tijdens ziekte, maar afwijkende afspraken zijn (beperkt) mogelijk. Vakantiedagen worden opgebouwd over de periode dat de werknemer recht heeft op loon. Omdat een werknemer tijdens ziekte recht heeft op doorbetaling van loon, bouwt een werknemer dus ook vakantiedagen op gedurende de periode dat hij of zij ziek is.
Ben je als werkgever niet langer verplicht om het loon door te betalen tijdens ziekte – bijvoorbeeld na het aflopen van de wachttijd van 104 weken – dan bouwt de zieke werknemer vanaf dat moment ook geen vakantiedagen meer op.
Bij indiensttreding kan overigens worden afgesproken dat de werknemer alleen wettelijke (en dus geen bovenwettelijke) vakantiedagen opbouwt tijdens ziekte. Maar dat moet wel schriftelijk zijn overeengekomen.
Vakantie nemen tijdens ziekte
Een zieke werknemer mag tijdens zijn of haar ziekte vakantiedagen opnemen, mits dat niet belemmerend is voor de re-integratie. Belangrijk is dat daarvoor wel eerst advies van de bedrijfsarts wordt gevraagd. De bedrijfsarts zal dan beoordelen of de geplande vakantie belemmerend is voor de re-integratie van de werknemer. Is dat het geval, dan mag je als werkgever de verzochte vakantie weigeren. Een zieke werknemer heeft tijdens vakantie overigens recht op doorbetaling van 100% van het loon.
Ziek worden tijdens vakantie
Een werknemer die ziek wordt tijdens vakantie, moet zich strikt houden aan de controlevoorschriften en het verzuimreglement.
Wordt een werknemer tijdens zijn of haar vakantie ziek, dan heeft de werknemer over de dagen dat hij of zij tijdens vakantie ziek is geweest, recht op doorbetaling van loon (tijdens ziekte). Deze dagen worden dan niet aangemerkt als zijnde vakantiedagen (en worden dus ook niet in mindering gebracht op het vakantiesaldo van de werknemer).
Wel moet een zieke werknemer zich in dat geval houden aan de door de werkgever vastgestelde controlevoorschriften. Meestal zijn die in algemene bewoordingen al opgenomen in het verzuimreglement van de werkgever (is er geen verzuimreglement, zorg er dan voor dat er zo snel mogelijk alsnog een verzuimreglement wordt vastgesteld).
Die voorschriften kunnen voorschrijven dat de zieke werknemer een medische verklaring van een arts in het vakantieland moet kunnen overleggen. En dat de werknemer, na de geplande vakantie en zodra hij daartoe medisch in staat is, moet terugkeren naar Nederland. Ook kan voorgeschreven worden dat de werknemer zich bij terugkomst in Nederland direct moet melden bij de bedrijfsarts voor controle.
Ziektedagen tijdens vakantie verrekenen
Met de medewerker kan bij indiensttreding worden afgesproken dat de dagen waarop de werknemer tijdens vakantie ziek is, in mindering worden gebracht op het bovenwettelijke vakantiesaldo van de werknemer (opgebouwd in het jaar waarin de betreffende vakantie is genoten). Deze afspraak moet overigens wel schriftelijk zijn vastgelegd.
Een afspraak waarbij ziektedagen tijdens vakantie (ook) in mindering komen op het wettelijke vakantiesaldo van de werknemer, is ongeldig.
Transitievergoeding bij ontslag
Beëindigen werkgever en werknemer de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden (met een vaststellingsovereenkomst of VSO) wegens langdurige arbeidsongeschiktheid, en betaalt de werkgever daarbij een ontslagvergoeding, dan kan de werkgever daarvoor een compensatieverzoek indienen bij het UWV.
Het UWV compenseert de ontslagvergoeding echter alleen tot het bedrag van de wettelijke transitievergoeding waar de zieke werknemer recht op zou hebben gehad indien hij per einde wachttijd zou zijn ontslagen. Bereken deze transitievergoeding dus vooraf goed voordat je een VSO sluit met een zieke werknemer.
Het UWV compenseert de ontslagvergoeding bovendien alleen indien je als werkgever gegronde redenen had om de arbeidsovereenkomst te beëindigen wegens langdurige arbeidsongeschiktheid. Dit betekent dat de wachttijd van 104 weken al verstreken moet zijn op het moment dat je de arbeidsovereenkomst beëindigt. Het betekent ook dat je voordat je als werkgever de VSO sluit, ervoor moet zorgen dat het ontslagdossier compleet is. Zorg ervoor dat de bedrijfsarts al een ’26 weken prognose’ heeft afgegeven (is te verwachten dat de medewerker binnen 26 weken herstelt en de bedongen arbeid kan verrichten of aangepast werk kan doen?) En verifieer ook dat het UWV geen loonsanctie heeft opgelegd (of dat het UWV dat niet meer kan).
Vergeet ook niet een (betalings)bewijs te bewaren van de betaling van de ontslagvergoeding of transitievergoeding aan de werknemer.
Tot slot, een compensatieverzoek moet binnen 6 maanden na betaling van de transitievergoeding worden ingediend bij het UWV.
Lees ook:
Met één klik complexe HR-vragen beantwoorden, efficiënter omspringen met arbeidsrechtelijke kwesties, makkelijk kandidaten screenen én effectiever talent managen. Volg deze masterclass en leer hoe AI en ChatGPT jouw dagelijkse werkzaamheden kunnen transformeren in alle belangrijke HR-domeinen.
