Do’s en don’ts van Total Talent Acquisition

‘Total Talent Acquisition’ of integrale sourcing is een integrale benadering van de hele capaciteitsvraag van de organisatie. Dus niet alleen of iemand vast of flex moet worden aangenomen, maar de totale aanpak rondom het op de juiste manier en op het juiste moment aan elkaar koppelen van vraag en aanbod van werk.

HR-afdelingen gebruiken deze benadering nog niet zo lang, maar voelen zich hiertoe steeds meer geroepen door  – onder andere – de flexibilisering van werk en de schaarste op de arbeidsmarkt. Een andere aanleiding zit in de kosten en opbrengsten. In veel organisaties zijn formatieplannen beschikbaar voor de vaste medewerkers, maar heeft de hiring manager daarnaast de vrijheid zelf voor de inhuur te zorgen. Overzicht ontbreekt hierbij. Ook wordt gedacht dat externen ‘altijd’ duurder zijn, maar dat is niet zo. Als je maar een duidelijke aanpak hebt en overzicht houdt.

5 Do’s

#1. Breng in kaart wat je moet doen

Wat staat ons als organisatie te doen de komende jaren? En wie hebben we daarvoor nodig? De antwoorden zijn essentieel om te beginnen met Total Talent Acquisition. Ga als HR met het management om tafel zitten en bepaal samen de kwalitatieve en kwantitatieve behoefte aan personeel. Hoe het zit met het mogelijk gat tussen nu en de toekomst? En wat kunnen jullie daaraan doen?

#2. Werk vanuit één merk, een waardepropositie 

De employee value proposition (EVP) is een mooie benadering om de merkwaarde te koppelen aan wat een bedrijf medewerkers te bieden heeft. Vanuit een gedachte van Total Talent Acquisition is het een logische stap om die value proposition door te trekken naar externen. De waarde die een (werkgevers)merk toevoegt aan een cv, de werkcultuur en de ‘purpose’ van de organisatie spelen zeker een grote rol voor het talent dat je wil aantrekken. Of dat nou vast, tijdelijk of interim is.

#3. Kies één loket, meerdere kanalen

We kennen vele contractvormen: het vaste en het tijdelijke contract, uitzendkrachten, inhuur van zelfstandigen, detachering. Vaak vallen die verschillende vormen onder verschillende afdelingen en met verschillende regels. Slimme managers maken daar dankbaar gebruik van. Scherpt de inkoopafdeling bijvoorbeeld de regels omtrent inhuur aan, dan is een uitweg naar meer ‘contracting’ snel gevonden.
De enige manier om dit ‘waterbedeffect’ te voorkomen is zorgen dat je als centraal punt alle contracttypes kunt aanbieden.

#4. Leer van recruitment, leer van inhuur 

Recruitment en inhuur kunnen het nodige van elkaar te leren. Dank aan net wat scherper schakelen bij kandidaten voor een vaste positie, net iets steviger selecteren bij die interimmer die uiteindelijk toch een flinke tijd bij je organisatie rondloopt. En de verwachtingen richting medewerkers net wat meer ‘output’-gericht formuleren.

#5. Gebruik small data

Total Talent Acquisition draait om goede afwegingen tussen contractvormen, type medewerkers, kwaliteiten en inhuurkosten. Het is cruciale informatie om als HR-afdeling je meerwaarde te tonen. En dat gaat allemaal om ‘small data’: weten wat er gaande is binnen jouw organisatie. En bovendien die data vergelijken met de big data uit de buitenwereld.

5 Don’ts

#1. Streven naar een geïntegreerd ATS/VMS-systeem

Het klinkt logisch om een Total Talent Acquisition-programma te bouwen vanuit één systeem dat een ATS, VMS en andere HR-systemen in overbodig maakt. Maar daarvoor zijn de verschillen in wetgeving en vereisten rond financiën tussen ‘vast’ en ‘flex’, met al zijn verschijningsvormen, nog te groot.
The best next thing? Een dashboard op maat bouwen dat alle data uit de verschillende systemen samenbrengt.

#2. Een zelfstandig professional als flexwerker zien

Autonomie, vakmanschap en zingeving zijn volgens succesauteur Daniel Pink de drie voornaamste drijfveren van professionals. Of ze nu in dienst zijn of niet. Waarschijnlijk gelden die punten net iets meer voor zelfstandige professionals. De grootste valkuil voor organisaties is die drijfveren vergeten. Het gaat hier namelijk om mensen die ‘stemmen met hun voeten’. 

#3. Intern talent over het hoofd zien

Het is prachtig om in kaart te brengen welke projecten je er de komende jaren in je organisatie aankomen en welk talent je daarvoor nodig hebt. Jammer als je daarvoor het eigen personeel over het hoofd ziet. Dat gebeurt helaas wel vaak: de interessante nieuwe klussen gaan naar externen, de vaste mensen zijn namelijk bezig met de lopende zaken.
De oplossing? Denk eens aan de zogenoemde ‘backfill’-optie. Zet vast personeel in bij de nieuwe projecten en vul de gaten die ze achterlaten op met externen.  Zo houd je het meest uitdagende werk beschikbaar voor mensen in loondienst. En wie weet kunnen die externen ondertussen nog verbeteringen aanbrengen in de reguliere werkzaamheden.

#4. Tarief en salaris met elkaar vergelijken

‘Een externe is altijd duurder’, hoor je in veel organisaties. Dat klopt als je alleen kijkt naar uurtarief, maar er zijn ook indirecte en verborgen kosten. En die zijn bij vast personeel vaak wat hoger. Denk aan het pensioen en de doorbetaalde ziekte- en vakantiedagen, de kantoorruimte, de leaseauto. Ook de opbrengst van de flexkracht en de vaste medewerker kunnen flink verschillen. Houd je daar in diezelfde afweging wel genoeg rekening mee?

#5. Leveranciers als leveranciers behandelen

Total Talent Acquisition is een complex programma. Het biedt organisaties de mogelijkheid meer zelf aan het stuur te zitten in plaats van te afhankelijk te worden van leveranciers van personeel, of dat nu vast is of flex.
Zie de organisaties die helpen dat juiste talent binnen te halen als partners, niet als leveranciers. Data delen en daarover echt met elkaar in gesprek gaan. Openheid, van elkaar leren, elkaars kracht gebruiken. Geen TTA-programma kan zonder kwalitatieve partners. 

Dit is een ingekorte versie van de Whitepaper van De do’s en don’ts van Total Talent Acquisition van HR-specialist Compagnon en ZiPconomy

‘Een holistisch kijken op talent’

Total Talent Acquisition is een tamelijk nieuw begrip. Twee experts die de nodige projectervaring met het onderwerp hebben, Marleen Deleu en Mark van Assema, schreven het allereerste managementboek over het fenomeen.  ‘Mis geen talent’ verschijnt eind maart. “Als organisaties groeien, komen er meer regels, stafafdelingen en processen bij. Opeens ontstaat er een tweedeling in hoe een bedrijf omgaat met vaste medewerkers en iedereen met een flexibel contract. Eigen medewerkers en ingehuurd talent zitten in gescheiden systemen en aparte processen. Bedrijven werkten jarenlang zo en er waren altijd redenen voor, maar nu moet dat veranderen. We zijn op een kantelpunt beland door de snel groeiende flexibilisering en globalisering van de arbeidsmarkt, online werken en de toenemende dynamiek in organisaties.” zo zegt Mark van Assema, die ook initiatiefnemer is van de community #HRTechReview.

“Voor ons gaat het om een integrale, holistische benadering. Immers elk talent geldt, los van welk type contract iemand heeft. Integreer ook alles wat je al hebt aan tooling en processen”  zegt Marleen Deleu.  “Volgens mij kun je nooit een echt goede strategische personeelsplanning maken, als je geen overzicht hebt over alle werkenden in je organisatie en beschikbare talenten om je bedrijf heen. De meeste corporates hebben zo’n 20 tot 30 procent externe inhuur, vaak met erg specifieke skills. Die groep kun je toch niet negeren?” 

Dat zo’n integrale talent beheer benadering in de praktijk kan werken, hebben beide auteurs gezien bij de Vlaamse omroep VRT, waar ze betrokken waren bij een ambitieus ‘total talent management’ project. Het beheer van de grote poule aan freelancers is daar nu een gedeelde verantwoordelijkheid met HR. Het werving- en selectieproces van ‘vast’ en ‘flex’ is gelijk getrokken en de employer branding strategie ook vertaald naar een ‘freelance value proposition’. De casus staat uitgebreid beschreven in het boek.
 

Meer informatie over Total Talent Acquisition vind je op https://www.zipconomy.nl/tag/tta/

Als onderdeel van een media-partnership tussen HR Praktijk en ZiPconomy levert ZiPconomy – kennisplatform over de toekomst van werk en de freelance economie – in iedere editie van HR Strategie een bijdrage. www.zipconomy.nl