Janneke Oostrom, hoogleraar Arbeids & Organisatie-psychologie: ‘Een klik met de kandidaat? Niet doen’

‘Hoe gestructureerder het interview, hoe hoger de voorspellende waarde. Beter te veel structuur dan te weinig’

De 38-jarige hoogleraar weet waar ze het over heeft. Ze begon haar carrière als testontwikkelaar en promoveerde in 2010 op het onderwerp nieuwe technologieën bij personeelsselectie. Ook is ze redacteur van het tijdschrift International Journal of Selection and Assessment en zit ze in de redactieraad van de tijdschriften Journal of Personnel Psychology en Personnel Assessment and Decisions.

Tussen 2016 en 2022 vertegenwoordigde ze de VU in de Commissie Testaangelegenheden Nederland (COTAN). Kortom, als we willen weten hoe we kandidaten het best kunnen selecteren, moeten we bij haar zijn.

En? Hoe kunnen werkgevers kandidaten het best selecteren?

“Heel lang dachten we dat de intelligentietest het instrument met de beste voorspellende waarde was. Maar na een kwart eeuw is er onlangs eindelijk een nieuwe metastudie verschenen van wetenschappers uit Amerika en Singapore. Zij zijn met nauwkeurigere analysetechnieken tot de conclusie gekomen dat niet de intelligentietest maar het gestructureerde interview het best voorspelt of een kandidaat succesvol wordt in een bepaalde functie. Overigens blijft de intelligentietest een goede voorspeller.”

Wat houdt zo’n gestructureerd interview in?

“Dat vooraf duidelijk is welke vragen de interviewer stelt en hoe deze vragen beoordeeld worden, dat de interviewer bijvoorbeeld getraind is en dat er een score hangt aan elk antwoord, zodat er ook een eindscore kan worden berekend. Op die manier vindt de selectie van kandidaten gestandaardiseerd plaats en is er weinig ruimte voor vooroordelen en persoonlijke voorkeuren.”

“De meeste mensen discrimineren niet bewust. Maar we doen het wel. Daarom is het zo belangrijk om vast te houden aan een structuur die je van tevoren hebt bepaald en die op iedere kandidaat van toepassing is. Doe je dat niet, dan krijgen vooroordelen vrij spel. Kandidaten selecteren op basis van motivatiebrieven heeft bijvoorbeeld weinig zin. Daar zit weinig structuur in. Mensen kunnen schrijven wat ze willen en anderen om hulp vragen. Bovendien zijn veel zaken in zo’n brief totaal niet relevant. Daarom is het belangrijk dat een werkgever zelf vooraf de vragen opstelt.”

Hoe gestructureerder het interview, hoe hoger de voorspellende waarde?

“In grote lijnen zou je dit kunnen zeggen. Beter te veel structuur dan te weinig.”

Waar moet een werkgever op letten bij het opstellen van die vragen?

“Belangrijk is dat de interviewer alleen maar vragen stelt die ook relevant zijn voor de functie. Dus liever geen vragen over hobby’s of favoriete vakantiebestemmingen. Ook moeten de vragen niet te breed zijn. Denk aan: ‘Wat zijn je goede of slechte eigenschappen?’ Een antwoord daarop kan alle kanten op gaan en de kans is groot dat een kandidaat zaken opnoemt die helemaal niet relevant zijn voor de functie.”

Spelen die vooroordelen ook een rol bij de welbekende klik?

“Jazeker. Veel werkgevers hebben de neiging om bij de selectie van kandidaten af te gaan op hun gevoel. Ze willen dan dat iemand past bij de bedrijfscultuur zonder dat ze hebben geobjectiveerd wat die cultuur precies inhoudt en welke eigenschappen en competenties daarbij horen. Als er dan een klik is, hebben ze de neiging de voorkeur te geven aan die kandidaat.”

‘Een klik zegt vaak meer over degene die de selectie doet dan over de kandidaat. Zo’n intuïtieve klik zit vol met persoonlijke voorkeuren en vooroordelen.’

En dat is niet goed?

“Nee. Er is geen wetenschappelijk bewijs waaruit blijkt dat zo’n intuïtieve klik leidt tot een goede keuze van kandidaten. Integendeel. Zo’n klik zegt vaak meer over degene die de selectie doet dan dat het iets zegt over de kandidaat. Vaak zit zo’n klik vol met persoonlijke voorkeuren en vooroordelen. En dat willen we juist vermijden. Iedere sollicitant moet tenslotte een eerlijke kans krijgen. Dat levert een bedrijf uiteindelijk ook de beste kandidaat op.”

Hoe zit dat met video’s van kandidaten? Hoe moeten werkgevers die beoordelen?

“Ook hier geldt dat het loont om een kandidaat vooraf een set vragen te sturen of de kandidaat online een programma te laten doorlopen waarbij een acteur of avatar de vragen stelt. Die kan hij of zij dan beantwoorden met een video. Dan heb je meteen weer een gestructureerd interview te pakken.”

“Het voordeel van video is bovendien dat mensen met een Nederlandse taalachterstand minder benadeeld worden wanneer ze in beeld vragen kunnen beantwoorden dan wanneer ze hun antwoorden moeten uitschrijven. Door video in te zetten bieden werkgevers sollicitanten met verschillende etnische achtergronden een eerlijkere kans.”

Er is online een uitdijend arsenaal aan psychologische tests beschikbaar. Hoe moeten werkgevers hiermee omgaan. Hoe maken ze de juiste keuze?

“Ik begrijp dat werkgevers door de bomen vaak het bos niet meer zien. Er is veel op de markt. En de marketing is vaak zo goed dat ook niet-deugdelijke tests aantrekkelijk lijken en worden ingezet. De commissie testaangelegenheden Nederland (COTAN) van het NIP kan houvast bieden. Deze organisatie beoordeelt een breed scala aan tests.”

“Het is echter wel belangrijk te weten dat wanneer een test door de COTAN is beoordeeld, dit niet direct betekent dat het ook een goede test is. De COTAN beoordeelt een test soms ook negatief op belangrijke aspecten. Omgekeerd geldt ook dat wanneer een test niet is beoordeeld door de COTAN, dit niet direct betekent dat de test niet deugt. Dus ja, het is ingewikkeld om de juiste test te kiezen.”

‘Mensen zijn niet in categorieën onder te verdelen. Er is geen enkele wetenschappelijke studie die dit soort tests ondersteunt. Niet doen dus.’

Wellicht kan jij helpen. Welke tests kunnen werkgevers beter links laten liggen en zijn niet goed als het gaat om selectie?

“Het is bijvoorbeeld niet zinvol om medewerkers aan tests te onderwerpen die bepalen tot welke typologie een medewerker behoort. Denk aan enneagrammen of de welbekende kleurentests. Iemands persoonlijkheid bestaat uit vijf of zes onafhankelijke dimensies. Mensen zijn daardoor niet in een aantal categorieën onder te verdelen. Er is geen enkele wetenschappelijke studie die dit soort tests ondersteunt. Niet doen dus.”

Als we weten dat het gestructureerde interview de beste voorspeller is van toekomstig werkgedrag, waarom zouden werkgevers dit dan niet massaal inzetten?

“Omdat er om te beginnen een kloof zit tussen praktijk en wetenschap. Niet altijd zijn bedrijven op de hoogte van wat de wetenschap aan kennis in huis heeft. Daarnaast neemt het gestructureerde interview een deel van de autonomie weg bij degene die de kandidaten selecteert. Dat vinden mensen niet altijd fijn. Daarom werkt het vaak het best als er bij zo’n gestructureerde procedure ook nog ruimte is voor input van de interviewer.”

Maakt het voor de keuze van een selectiemiddel nog uit voor welke functie een medewerker wordt geselecteerd?

“Dat maakt zeker uit. Zo weten we dat een intelligentietest het meest voorspellend is bij complexe functies. Voor sociale of creatieve beroepen is het weer zinvol om een goede persoonlijkheidsvragenlijst in te zetten, bijvoorbeeld op basis van The Big Five of HEXACO. Die laatste is bijvoorbeeld ook nuttig als een werkgever fraude of destructief gedrag van een medewerker wil voorkomen. Selectie van een kandidaat begint dus altijd bij de functieanalyse. Eerst moet je weten wat iemand moet kunnen en weten. Daarna kijk je welk selectiemiddel daar het best voor is.”

Is er een overzicht van benodigde competenties en kennis per functie?

“Er bestaat een Amerikaanse site die op dit punt heel behulpzaam is: onetonline.org. En de Europese Commissie heeft een vergelijkbare site ontwikkeld: https://esco.ec.europa.eu/nl. Per functie staat heel precies en uitgebreid aangegeven wat iemand moet kunnen.”

Vandaag de dag kiezen veel werkgevers ervoor om kandidaten niet in de eerste plaats te selecteren op kennis en competenties, maar op eigenschappen als het kunnen en willen nemen van de regie, flexibiliteit, ondernemerschap, enzovoorts. Hoe kijk jij daar tegenaan?

“Ik begrijp dat werkgevers medewerkers aan zich willen binden en dat ze meer willen bieden dan een baan alleen. Ze willen eerst dat er een culturele match is en daarna wordt gekeken welke loopbaan mogelijk is. Maar nogmaals: dan moeten werkgevers wel goed bedenken wat die match precies betekent. Die moeten ze dan vertalen naar bepaalde interesses en persoonlijkheidskenmerken. Als je die goed in kaart hebt gebracht, kun je mensen hierop testen.”

Jij bent gepromoveerd op nieuwe technologieën bij personeelsselectie. Kan kunstmatige intelligentie (AI) een gamechanger zijn voor het selectieproces?

“Ik doe daar momenteel onderzoek naar en AI heeft zeker veel potentie, omdat het bijdraagt aan standaardisering van selectie. Wanneer we de mens met al z’n vooroordelen zoveel mogelijk uit het proces halen, worden kandidaten eerlijker beoordeeld. Maar zover zijn we nog niet.”

‘Er zou meer samenwerking moeten komen tussen psychologen en computerwetenschappers. AI kan helpen om het werving- en selectieproces eerlijker te maken.’

“In de praktijk wordt dit soort modellen vaak ontwikkeld zonder enige theoretische basis. Dan zie je bijvoorbeeld dat kenmerken zoals gezichtskenmerken of postcodes worden meegenomen in het model. Die zijn totaal niet relevant en daarmee wordt onduidelijk wat zo’n model nu eigenlijk meet of voorspelt. Er zou eerst veel meer samenwerking moeten komen tussen psychologen en computerwetenschappers. Maar ik ben hoopvol over de toekomst van dit soort nieuwe technologieën. Die kunnen echt helpen om het werving- en selectieproces eerlijker te maken.”

Wat moet er gebeuren om die selectie beter te doen?

“Wetgeving gaat helpen. Op dit moment ligt er een wetsvoorstel bij de Tweede Kamer voor gelijke kansen bij werving en selectie. Daarin staat dat elke werkgever met meer dan 25 werknemers een protocol moet hanteren waarin staat wat het bedrijf doet om discriminatie bij selectie te voorkomen.”

“Dat betekent dat bedrijven dus ook van elke test die ze gebruiken moeten kunnen aantonen dat deze geen bias in zich draagt en dat deze wel degelijk toekomstig werkgedrag voorspelt. Dat zou betekenen dat heel wat instrumenten die vandaag de dag worden ingezet niet meer gebruikt mogen worden. Ik vind dat een goede zaak. Op die manier kunnen we eindelijk een stap zetten naar een eerlijker werving- en selectieproces.”

Janneke Oostrom (1984) behaalde haar mastertitel in Arbeids- en Organisatiepsychologie aan de Erasmus Universiteit Rotterdam (cum laude) en promoveerde in 2010 aan diezelfde universiteit op het onderwerp New Techology in Personnel Selection. Ze heeft in haar carrière verschillende onderwijsprijzen toegekend gekregen, waaronder de prijs voor de meest getalenteerde docent van de VU Amsterdam. Sinds kort is ze benoemd tot hoogleraar Arbeids- en Organisatiepsychologie en voorzitter van het departement Sociale Psychologie bij de Tilburg University.