“Ik zou het mooi vinden als deelnemers met meer energie en proactiever naar buiten stappen om hun cirkel van invloed te vergroten.” Dat hoopt Versteeg te bereiken met zijn masterclass ‘Leiderschap binnen de cirkel van invloed’.   

'Geluk is mogelijk wanneer je accepteert dat je niet overal invloed op hebt en je je tegelijkertijd richt op datgene waar je wel invloed op hebt'

De cirkel van betrokkenheid van leiderschapsexpert Stephen R. Covey brengt overzichtelijk in kaart hoe externe zaken ons functioneren beïnvloeden. Zoals het weer, de toestand in de wereld, de mening van anderen en het gedrag van je leidinggevende. Die werken in op je eigen gedrag, op de cirkel van invloed. Het zijn ook zaken waar we geen invloed op kunnen hebben. Covey stelt dat er maar één ding is waar we direct en volledig invloed op hebben: ons eigen gedrag.

Blijf dus weg uit de cirkel van betrokkenheid en leef je (werkzame) leven in de cirkel van invloed. Pieter Versteeg omarmde die benadering. “In de cirkel van invloed kun je zelf actie ondernemen, proactief zijn. De cirkel van betrokkenheid is reactief en leidt vaak tot negativisme. Geluk is mogelijk wanneer je accepteert dat je niet overal invloed op hebt en je je tegelijkertijd richt op datgene waar je wel invloed op hebt.”

Leiderschapskwaliteiten en doorgroei

Hij startte via interne doorgroei als CHRO bij facilitair dienstverlener Sodexo in het begin van de coronacrisis. Een crisis is ook een kans, dacht hij, en initieerde mede de nieuwe strategie:  een ontwikkelprogramma voor de high potentials en vanuit die groep een cultuurprogramma, gebaseerd op de cirkel van invloed.

'Vanuit het eerste programma is het merendeel van de deelnemers doorgegroeid naar een hogere functie'

Het eerste ontwikkelprogramma startte eind 2020 met 25 high potentials. In september vorig jaar kwam er een tweede editie, die momenteel loopt met vijftien deelnemers. Versteeg: “We ondersteunen het ontwikkelen van hun leiderschapskwaliteiten en ze krijgen de kans strategische projecten te leiden of hieraan een wezenlijke bijdrage te leveren. Vanuit het eerste programma is hierdoor het merendeel doorgegroeid naar een hogere functie.”

Ambassadeurs

Inmiddels zit de cirkel van invloed ‘in de haarvaten van het bedrijf’. “Want de high potentials hebben ook weer teams onder zich. Het sijpelt door en zij zijn de ambassadeurs voor het leven. We geloven in deze aanpak. Wanneer medewerkers groeien, groeien ook onze klanten en wij als bedrijf.”

'Zo’n strategie heeft pas echt impact op de organisatie wanneer iedereen meedoet'

Deelnemers van vorig jaar zijn de coaches geworden van medewerkers die meedoen aan het nieuwe programma. Daarnaast werd deze deelnemers tijdens het eerste ontwikkelprogramma gevraagd om een collectief cultuurprogramma op te zetten, om de nieuwe strategie te implementeren in de hele organisatie. Versteeg: “Want zo’n strategie heeft pas echt impact op de organisatie wanneer iedereen meedoet. We wilden dat vanuit de medewerkers laten komen en niet als directie opleggen.”

Workshops ‘Zin in’

Vier kerncompetenties zijn de pijlers onder de strategie: ondernemerschap, verantwoordelijkheid, flexibiliteit en positieve energie. “Dit proberen we door middel van een projectgroep door te voeren in ons bedrijf. Ook in de beoordelingsgesprekken hebben we dat doorvertaald.”

'In die workshops van twee uur wordt een gezamenlijkheid in de teams gecreëerd'

Workshops met de titel ‘Zin in’ werden georganiseerd, om die kerncompetenties echt te doen landen bij de medewerkers. “Uiteindelijk stapt iedereen met heel veel energie naar buiten”, ziet Versteeg. “In die twee uur wordt een gezamenlijkheid in de teams gecreëerd. Want ze hebben samen gesproken, en met de competenties gaan ze vervolgens verder.”

Olievlekwerking

Tijdens de workshops worden zaken besproken die verbeterd kunnen worden, met vragen als: ‘Hoe krijgen we meer positieve energie in het team?’ Daar komt dan bijvoorbeeld het geven van meer complimenten aan elkaar uit.

De high potentials die meedoen aan de programma’s voelen zich volgens Versteeg ‘enorm gewaardeerd’. En inmiddels heeft meer dan de helft van de teams een workshop gevolgd.

'Wat aandacht krijgt groeit. Dus kun je het beste je energie stoppen in de medewerkers die stappen willen maken.'

Versteeg blijft er mee doorgaan en richt zich daarbij bewust op de groep die de nieuwe strategie al heeft omarmd, vertrouwende op de olievlekwerking daarna. “Want wat aandacht krijgt groeit. Dus kun je het beste je energie stoppen in de medewerkers die stappen willen maken.”

Handtekeningenactie

Circa vijftig ambassadeurs gaven de workshops. De actiefste tien daarvan (de meeste workshops) nodigde Versteeg met de directie uit voor een lunch, om ze in het zonnetje te zetten.

Het projectteam voor de cultuurverandering kwam met creatieve ideeën. Zoals het invoeren van vergaderloze dagen – vergaderen is meestal zó inefficiënt, benadrukt Versteeg – en een standaardhandtekening onder de e-mail waarin staat dat je deze e-mail op een tijdstip kunt ontvangen dat voor de verzender gunstig is en waarmee niet wordt verwacht dat de ontvanger buiten kantooruren reageert. Die mededeling prijkt ook onder de mails van CHRO Pieter Versteeg. “Daarmee wil ik ze een duwtje in de rug geven. Het team kwam ermee, en ik sta er volledig achter.”

'‘Drukte’ is vaak het gevolg van het niet maken van keuzes. Op vakantie gaat je laptop dus niet mee.'

Het was aanvankelijk de vraag hoe dit zou overkomen bij klanten. “Ik ben het gaan toetsen en kwam erachter dat HR-verantwoordelijken bij klanten het zelfs zijn gaan overnemen.”

Gebrek aan mentaal welzijn is een van de hoofdoorzaken waarom medewerkers uitvallen, stipt Versteeg aan. “Maar dat kun je zelf grotendeels voorkomen, wanneer je je tijd efficiënt indeelt en momenten bepaalt dat je niet werkt, en die ook respecteert. ‘Drukte’ is vaak het gevolg van het niet maken van keuzes. Op vakantie gaat je laptop dus niet mee. Je hebt tijd nodig om los te koppelen en energie op te doen. Vrij is vrij. Deze handtekeningactie past  dus helemaal in de cirkel van invloed.”

Projectrotonde

In de nieuwe strategie ligt de focus op prioriteiten en resultaatgericht werken. Om weer even inspirator Covey erbij te halen: om een pot te vullen gebruik je de grote stenen (belangrijke te behalen resultaten) eerst, dan de kiezels (het overige relevante werk) en op het laatst het zand (randzaken zoals de meeste e-mails).

'Zeg nee tegen aanvullingen, rond af en begin als nodig aan een nieuw project'

En laat je bij je werkwijze niet afleiden, benadrukt Versteeg. Hij geeft het voorbeeld van projecten die maar uitbreiden en voortduren, omdat er steeds weer iemand langskomt met een aanvulling. “Zeg nee, rond af en begin als nodig aan een nieuw project’’, is zijn dringende advies.

Binnen Sodexo is als hulpmiddel de ‘projectrotonde’ ingevoerd. Wekelijks bekijken twee directieleden, waaronder Versteeg, welke projecten de projectrotonde op en af kunnen. Soms wordt er één geparkeerd. “In de directie worden deze proactieve keuzes afgestemd. Hierdoor voorkomen we dat iedereen toeterend de rotonde oprijdt en wie het hardst toetert het meeste aandacht krijgt.”

De HR-professionals raadt hij aan meer ‘ja’ te zeggen tegen zaken die echt belangrijk zijn. “Ze inspireren daardoor ook leidinggevenden om de mens en het team centraal stellen, in plaats van te mailen en te vergaderen.”

2 tips om de cirkel van invloed te vergroten en resultaatgericht te werken:

• Vlieg niet ieder project vanuit de directie aan, maar zet het breed op in de organisatie.
• Geef wekelijks voorrang aan twee prioriteiten die resultaat opleveren.

4 leerpunten tijdens de masterclass Leiderschap binnen de cirkel van invloed op HR Day:

• Hoe houd je focus en blijf je weg van randzaken?
• Wat zijn de manieren om een domino-effect te creëren, waarbij positief gedrag en motivatie zich verspreiden als een olievlek binnen de organisatie?
• Wat zijn effectieve strategieën om een proactieve en resultaatgerichte werkcultuur te bevorderen?
• Hoe kun je effectief vergaderen stimuleren?