1. Stel prioriteiten

Wanneer je doet alsof je alles aankunt en alles aanpakt, is de kans niet alleen groot dat je opgebrand raakt, maar ook dat je uiteindelijk je werk niet goed doet. Beantwoord de volgende vraag om na te gaan of jij ook in deze veelvoorkomende valkuil trapt: Hoe begin je jouw dag? Ga je achter je bureau zitten en begin je met wat het meest urgent lijkt? Elke leider moet zo hier en daar ‘acute brandjes blussen’. Je wilt echter voorkomen dat je jezelf hierin verliest en je jouw grotere en belangrijke taken als leider uit het oog verliest, zoals je team ondersteunen in het bereiken van belangrijke doelen of tijdig starten met een belangrijk langetermijnproject zodat er voldoende tijd is om optimale projectresultaten te bereiken. Neem daarom aan het einde van elke werkdag een paar minuten de tijd om jouw 3 tot 5 belangrijkste taken voor de volgende dag te plannen. Zo zorg je dat je gefocust blijft op je belangrijkste prioriteiten.

2. Schep duidelijkheid over je verwachtingen

Dus jij denkt dat jouw teamleden wel weten wat je van ze verwacht? Daar zou ik niet op rekenen, tenzij je met elk teamlid afzonderlijk jouw prestatiecriteria en verwachtingen hebt besproken. Mensen kunnen nou eenmaal geen gedachten lezen. We weten hoe lastig het is om prestatiecriteria met je team te bespreken, zeker wanneer je weet dat je teamleden hier (nog) niet aan voldoen. Je wilt ook niet als ‘veeleisend’ worden gezien.

Beschrijf voor elke rol binnen jouw team hoe succes eruitziet

Maar uitmuntende prestaties ontstaan niet zomaar. Alleen wanneer mensen weten hoe succes eruitziet – en hoe het er niet uitziet – kunnen ze dit bereiken. Houd dit in gedachten en beschrijf voor elke rol binnen jouw team hoe succes eruitziet. Probeer elke verwachting zo nauwkeurig en gedetailleerd mogelijk te beschrijven. Kun je niets bedenken of kom je niet verder dan abstracte, weinig betekenisvolle omschrijvingen? Dan is er werk aan de winkel. Want hoe kan jouw team weten wat je van ze verwacht als je zelf niet eens weet wat je verwachtingen zijn?

3. Geef effectieve feedback (en ontvang het)

Ben je weleens (onaangenaam) verrast door feedback? Of heb je iemand weleens feedback gegeven die diegene totaal niet zag aankomen? Dan weet je dat het wel of niet geven van feedback niet afhankelijk mag zijn van de omstandigheden. Daarvoor is het te belangrijk. Jij en je team hebben regelmatige feedback nodig, zodat jullie weten waar jullie ten opzichte van elkaar staan en welke verbeterpunten er zijn. Een goede feedbackcultuur is gebaseerd op vertrouwen. Als je nog geen sterke vertrouwensbasis hebt opgebouwd met je teamleden, baas en collega’s, is het belangrijk dat je dit eerst doet.

Effectieve feedback geven: de stappen inclusief tips

Zodra je vertrouwen hebt gecreëerd, kun je de volgende stappen volgen om effectief feedback te geven en ontvangen:

• Concentreer je op het belangrijkste doel van feedback: leren - Veel mensen laten zich afleiden door de lastige aspecten van het geven en ontvangen van feedback. Denk aan het ongemakkelijke gevoel dat je ervaart wanneer je iemand vertelt dat diegene onvoldoende presteert of de pijn die je voelt wanneer je ontdekt dat mensen minder positief over je zijn dan gedacht. Deze ongemakken op korte termijn zijn het echter waard, omdat feedback een kans biedt om te groeien of in ieder geval om andermans inzichten beter te begrijpen
• Let tijdens vergaderingen en videoconferenties beter op non-verbale feedback, zoals iemands gezichtsuitdrukking of houding. Feedback is niet altijd alleen verbaal. Als je manager haar schouders ophaalt en je niet aankijkt, kun je een aanvullende vraag stellen om te achterhalen wat ze niet zegt. Als teamleden tijdens vergaderingen constant op hun telefoon kijken, concentreer jij je misschien op de verkeerde dingen of verdoe je onnodig de tijd van je teamleden. En als een collega-manager jou om advies vraagt, dan word je misschien toch meer gerespecteerd en gewaardeerd dan je denkt.
• Plan vaste momenten in om bewust feedback te geven en te ontvangen. Stel als eerste een feedbackquotum voor jezelf vast om ervoor te zorgen dat je elk teamlid een bepaalde hoeveelheid feedback geeft. Zodra het geven van feedback meer een gewoonte is geworden, kun je elke week, elke maand of elk kwartaal herinneringen in je agenda zetten om je te concentreren op andere vormen van feedback.

4. Plan regelmatig contactmomenten (via telefoon of online) in met teamleden die op afstand werken

Bij teamleden die op een andere locatie werken, denken we vaak: 'Geen bericht is goed bericht.' Dit maakt dat er dagen voorbijgaan zonder enig contact met deze teamleden. Tegenwoordig werken steeds meer mensen vanuit huis. In sommige gevallen zijn mensen die thuiswerken productiever omdat ze niet worden afgeleid door collega’s. Het gebrek aan regelmatig contact en communicatie kan echter zijn tol eisen en ervoor zorgen dat mensen geen betrokkenheid voelen. Stel je voor dat jouw beste mensen niet meer hun beste prestaties leveren omdat zij zich niet betrokken voelen bij het team. Dat wil je toch niet? Daarom is het een goed idee om bijvoorbeeld dagelijks of een paar keer per week een vast moment te plannen om bij te praten met teamleden die op afstand werken.

Hoewel dit misschien overdreven formeel lijkt, kun je op deze manier goed zicht houden op hun unieke uitdagingen en behoeften en eventueel een gevoel van isolement voorkomen. Het biedt je ook de kans om teamleden op de hoogte te brengen van de laatste ontwikkelingen, waarmee je voorkomt dat teamleden op kantoor wel het laatste nieuws weten, maar teamleden op afstand niet. Stuur teamleden op afstand geen e-mail of chatbericht, maar bel ze op of start een videogesprek om hun stemming en emoties beter te kunnen peilen. Leg ook duidelijk uit waarom je contact opneemt: niet om te controleren of ze hun werk wel doen, maar om hen te ondersteunen, op de hoogte te houden en hun gevoel van betrokkenheid te vergroten.

5. Twijfel je om een lastig gesprek aan te gaan? Ga het gesprek dan altijd aan

In de meeste gevallen heb je twee keuzes: er iets van zeggen of het accepteren. Hoewel je beslissing afhankelijk is van jouw specifieke omstandigheden, zoals de betrokken personen, de organisatiecultuur en jouw leiderschapsstijl, kiezen veel managers er vaak voor om niets te zeggen en het te accepteren. Waarom? Omdat niets zeggen de veiligere keuze lijkt. Het lijkt makkelijker en sneller. Het sleutelwoord hier is lijkt. Bij twijfel is het altijd het beste om een gesprek in te plannen met de betreffende persoon/personen en de situatie te bespreken. Je hoeft niet alles perfect te verwoorden. Het belangrijkste is dat je zaken uitspreekt en vervolgens naar de ander luistert.

6. Stel een retentieplan op maat op om toptalenten te ontwikkelen en hun betrokkenheid te stimuleren

Ook al doe je er alles aan om talenten binnenboord te houden, af en toe verlies je weleens iemand. Dit is echter makkelijker te accepteren wanneer je weet dat je er alles aan hebt gedaan om de betreffende persoon voor de organisatie te behouden. Dit betekent dat je doelbewust acties onderneemt om het personeelsverloop te beperken in plaats van te ‘hopen’ dat de toptalenten – én de stille krachten die we vaak vergeten, maar die net zo belangrijk zijn – tevreden zijn en blijven. Hoe ziet een effectief retentieplan eruit? Dit is afhankelijk van wie je voor de organisatie wilt behouden en wat hen motiveert. Beloning speelt zeker een rol, maar zaken zoals regelmatige 1-op-1’s, persoonlijke aandacht, versterkende of richtinggevende feedback en ondersteuning bij carrièreontwikkeling hebben een veel grotere impact.

7. Stel elk kwartaal een leerdoel voor jezelf en deel dit met je manager

Als je niet leert, veroordeel je jezelf ertoe om te blijven werken zoals je nu doet; dit betekent dat je vrijwel zeker achteropraakt wanneer de wereld om je heen verandert. Om te voorkomen dat je irrelevant of overbodig wordt, of vast komt te zitten in de status quo (een gevaarlijke mindset voor een manager aangezien je hiermee je team kunt verstikken), is het belangrijk dat je jouw vaardigheden en kennis blijft ontwikkelen. Het is soms lastig om tijd vrij te maken om je te verdiepen in de markt of voor coachingsessies of online presentaties over belangrijke ontwikkelingen op HR-gebied, maar het is veel vervelender – en pijnlijker – wanneer je niet goed voorbereid bent.

Zo behaal je collectief ander gedrag binnen de organisatie