1. Kies de juiste werknemer

Hier staat of valt de kans op succes mee. Uiteraard moet iemand geschikt zijn voor de functie, maar hij moet ook sociaal sterk zijn. Een van de belangrijkste redenen voor het mislukken van uitzending is dat de gezinsleden vaak niet kunnen aarden. De thuissituatie is een vaak onderschatte factor. Als er een partner meegaat, wordt de situatie vaak complexer. Gaan er ook (oudere) kinderen mee? Dan wordt de impact van de verhuizing nog een stuk groter.

2. Regel het papierwerk

Binnen de EER hoeft een Nederlandse werknemer geen werkvergunning te hebben om in een andere lidstaat te mogen werken. Een verblijfsvergunning kan wel nodig zijn als hij er voor een langere tijd zit. Buiten de EER is het verschillend per land. Begin op tijd met de aanvragen, dit kan soms maanden duren.

3. Maak goede afspraken

Schep duidelijkheid door vooraf goede afspraken te maken met de expatriate en de organisatie. Geef aan wat de verwachte uitzendingsduur is en bespreek ook gelijk wat er gebeurt na die periode. Bepaal welke uitzendconstructie u kiest. Blijft de werknemer in dienst van de Nederlandse werkgever (detachering of opschortingsconstructie)? Of komt die in dienst bij een buitenlandse werkgever (opschortingsconstructie of beëindigingsconstructie)? Besteed ook tijd aan de mogelijkheid dat de werknemer eerder terugkomt of juist langer moet blijven.

Bij een buitenlands avontuur komt heel veel op de expat af. Zorg dat er ook duidelijkheid is over secundaire zaken. Wat wordt er vergoed voor huisvesting, verhuizingen, cultuurtraining (ook voor de partner) of bijvoorbeeld schoolkosten voor de kinderen? En wat spreek je af over tussentijds verlof? Heel veel zaken om vast te leggen.

4. Belastingen en sociale zekerheid

Controleer of de werknemer niet dubbel loonbelasting betaalt. Met veel landen zijn er belastingverdragen. Meestal staat daarin dat in het werkland loonbelasting wordt ingehouden. En controleer ook de speciale regels en verdragen voor bijvoorbeeld volksverzekeringen, de Zorgverzekeringswet en werknemersverzekeringen. Dit is ingewikkeld en voor elke situatie anders. Meer informatie over beide onderwerpen vindt u op de website van de Belastingdienst.

5. Checklist voor de expat

Help de medewerker met een checklist voor zaken die hij moet regelen, zoals inentingen, bankzaken, verblijf en verhuur eigen woning, internationaal rijbewijs, overdrachtscertificaten school kinderen, quarantaine-eisen voor huisdieren, internationale verhuisbedrijven en een afscheidsfeest.