Nog maar een keer die saaie gegevens op een rij: de meeste medewerkers spenderen gemiddeld een derde van hun werktijd aan vergaderen, managers gemiddeld meer dan het dubbele. Bijna de helft van alle medewerkers vindt vergaderen het grootste tijdverlies dat ze kennen; mensen geven aan dat vergaderingen 25-50% van de tijd niet effectief zijn. Enzovoort.
Communicatie is voor de manier hoe wij tegenwoordig werken cruciaal. Vergaderen is een poging tot communicatie. Één die doorgaans zeer inefficiënt is. Vergaderingen zijn namelijk doorgaans een vergaarbak van allerlei communicatieve pogingen. Corona doorbreekt ons normale vergaderpatroon. Nu is het zaak als HR om ervoor te zorgen dat dit na corona zo blijkt.

Ouderwetse vergaderingen zijn doorgaans een smakeloze cocktail van vier elementen die voor mensen essentieel zijn:
1. informeren,
2. socialiseren,
3. oplossingen vinden,
4. beslissingen nemen.

Omdat de meeste mensen niet zijn opgeleid om een vergadering goed vorm te geven en voor te zitten worden deze elementen lukraak door elkaar gegooid. Elk element vraagt echter een andere manier van communiceren en dus een andere werkvorm. Als je deze werkvormen door elkaar gebruikt krijg je de ellende die we bijna dagelijks mee maakten.

Zoom, Teams of Skype heeft de afgelopen tijd laten zien dat het zich zeer goed leent om informatie met elkaar uit te wisselen. Je hoeft niet te reizen (of de vergaderruimte te zoeken), geen zaal te boeken en je kunt zeer snel ter zake komen. Informeren kunnen we dus schrappen uit de vergadering, dat doen we in het vervolg met digitale middelen. Maar dan doen we tijdens zo’n sessie ook alleen dat.
Voor de andere drie elementen verzinnen we speciale prikkelende werkvormen. Socialiseren bijvoorbeeld is ongelooflijk belangrijk om je veilig, gezien, erkent en verbonden te kunnen voelen. Vaak is socialiseren onderdeel van de vergadering, maar de manier waarop wij vergaderen is vaak te vluchtig en te onveilig. Socialiseren gaan we dus structureel vormgeven door middel van informele ontmoetingen die we gewoon in de agenda zetten. Eigenlijk gaan we het aloude dorpsplein weer in ere herstellen. We ontmoeten elkaar, kletsen wat, wisselen roddels en ideeën uit. Het koffieapparaat geformaliseerd.
Oplossingen vinden (een creatief proces) en beslissingen nemen (een afwegend proces) gaan we professioneel laten leiden door medewerkers die er voor opgeleid zijn. Dat scheelt bakken met tijd en kilo’s aan frustratie. Zo worden we efficiënter, wordt werk leuker en gezelliger.

Bovenstaande gaan we gewoon doen, daar hoeven we niet over te vergaderen. Door corona is de tijd er rijp voor. Je zou bijna gaan zeggen: lang leve corona.