Kantoren post-corona: ‘Data verzamelen over wensen medewerkers is cruciaal’
Als de coronamaatregelen straks voorbij zijn, blijft thuiswerken populair. Bedrijven kunnen daar nu alvast op anticiperen. Nationale Nederlanden is daarom een platform aan het bouwen dat inzicht gaat geven in het gebruik van de werkomgeving. Ook bij Heineken voorziet men dat kantoren veel meer als ‘hubs’ gebruikt gaan worden en hebben een projectgroep ‘mobiliteit’ opgericht.
Met een corona-vaccin in aantocht kunnen we voorzichtig vooruit kijken naar een terugkeer naar het normale leven. Toch kunnen Nederlandse kantoren er post-corona best eens permanent anders uit gaan zien. Kantoormedewerkers willen ook na corona méér blijven thuiswerken dan dat ze daarvoor deden. Een kantoor wordt daarmee hoofdzakelijk een plek om overleg te hebben met collega's en om sociale contacten bij te houden.
Dat blijkt uit een enquête onder 655 kantoormedewerkers van grote Nederlandse bedrijven, die werd gehouden in opdracht van mobiliteitsplatform Toogethr (*).
Thuiswerken blijft, ook na corona
Uit het onderzoek blijkt dat drie van de vijf medewerkers het thuiswerken goed tot zeer goed bevalt. Als de coronamaatregelen over zijn, dan gaan zij liever minder vaak naar kantoor dan voorheen. Nederlandse kantoormedewerkers gingen, voor het ingaan van de coronamaatregelen, gemiddeld 4,1 dagen per week naar hun werkplek. Dat willen ze het liefst terugschroeven tot gemiddeld 2,8 dagen per week als de maatregelen voorbij zijn. Het uitsparen van reistijd is voor de meesten (77 procent) het grootste voordeel van thuiswerken, gevolgd door het feit dat ze tussen het werk door huishoudelijke klusjes kunnen doen (53 procent).
Het gemis van face-to-face contact
Meer dan driekwart (77 procent) van de ondervraagden geeft aan voornamelijk het spontane contact met collega's te missen bij het thuiswerken. Ook het face-to-face overleggen met collega's of leidinggevenden wordt door een meerderheid (71 procent) thuis gemist. Het feit dat er bij thuiswerken een minder duidelijke scheiding is tussen werk en privé wordt door bijna de helft als een nadeel ervaren. Niet iedereen is helemaal overgestapt op thuiswerken. 17 Procent van de kantoormedewerkers geeft aan nooit thuis te werken.
'Andere wensen en behoeftes van medewerkers'
"Dit onderzoek laat zien dat het kantoor zoals we dat kennen niet meer terugkomt", zegt Toogethr CEO Joost Bijlsma. Toogethr biedt slimme oplossingen voor bedrijven om woon-werkverkeer efficiënter en duurzamer te maken. "Als de coronamaatregelen straks voorbij zijn, blijft thuiswerken populair. Bedrijven kunnen daar nu alvast op anticiperen. Medewerkers willen minder vaak naar kantoor komen, wat een andere aanpak van woon-werkverkeer verdient. En als ze op kantoor zijn, hebben ze andere wensen en behoeftes. Het kantoor van de nabije toekomst draait meer om ontmoeten en overleggen dan om individueel werken. Bedrijven zullen daarom veel meer data moeten verzamelen over de wensen van medewerkers om inzicht te krijgen in wat ze op locatie gaan aanbieden."
Nationale Nederlanden bouwt platform voor meer inzicht
Ingrid van Rossum, Head of Facility Management bij Nationale Nederlanden, vindt het verkrijgen van waardevolle data cruciaal voor het proces waar zij nu in zit. “ Nu laten onze collega’s via de app weten of ze naar kantoor komen, maar daar moeten we in professionaliseren. Daarom zijn we een platform aan het bouwen dat ons inzicht gaat geven in het gebruik van de werkomgeving. Hoe worden bepaalde delen van het gebouw straks gebruikt, door wie en wanneer? Daarnaast willen we natuurlijk graag weten wat het effect is op onze services als schoonmaak en catering. We willen al onze collega’s het beste uit hun werkdag laten halen door hen maximaal te faciliteren. Of het nu thuis is of op kantoor.”
Functie van een kantoor verandert
Voor ruim een derde (36 procent) van de kantoormedewerkers geldt dat ze zich vrijer voelen om straks, als de coronamaatregelen voorbij zijn, ook meer thuis te gaan werken. De functie van het kantoor zal daarom flink veranderen in de toekomst. Werknemers gaan niet meer naar kantoor puur en alleen om achter hun bureau aan het werk te gaan. In plaats daarvan geeft een groot deel (37 procent) aan dat overleg met collega's de belangrijkste reden is om in de komende drie jaar naar het werk te komen.
Heineken voorziet kantoren als ‘hubs’
Mathijs Schaft, Facility Manager Corporate Office bij Heineken, voorziet dat kantoren veel meer als ‘hubs’ gebruikt gaan worden. “Waarom ga ik überhaupt naar kantoor? En als ik naar kantoor ga, wat zou de beste plek zijn om iemand te ontmoeten en hoe ga ik daar dan heen? Onze projectgroep ‘mobiliteit’ gaat antwoorden zoeken op deze vragen. Dat geeft ook gelijk antwoord op de vraag hoeveel werkplekken we nog nodig hebben en of er niet veel meer flexplekken bij moeten komen. Hopelijk kunnen we hier komende zomer binnen de organisatie de volgende stappen in zetten."
Minder dan een kwart (23 procent) geeft aan dat het kantoor primair een plek wordt om te komen werken. Daardoor veranderen ook de eisen die aan een fijne werkplek gesteld worden. Zo zien respondenten graag een sportruimte of een vaste werkplek.
Hybride werken: hoe voorkom je negatieve effecten?
Voor veel organisaties geldt dat thuiswerken een permanent onderdeel wordt van de bedrijfsstrategie. Mede hierdoor onderzoeken bedrijven de mogelijkheid om kosten te besparen door de omvang van hun kantoorruimte terug te brengen. Maar besparen op vierkante meters zonder te investeren in een hybride werkplekstrategie heeft negatieve effecten op het ‘sociaal kapitaal’ van een organisatie.
Tot nu toe blijkt dat de meeste organisaties vooral hun ‘normale’ werkwijze van fysiek naar online gekopieerd hebben. Kijkend naar de vijf niveaus van virtueel werken (zie figuur) bevinden de meeste bedrijven zich op het tweede niveau: tijdelijk thuis online doen wat eerst op kantoor gebeurde. Veel – maar niet alle – werknemers zien de voordelen hiervan in: minder reistijd, productievere werkdagen en meer flexibiliteit.
Er is echter ook een keerzijde die steeds sterker voelbaar wordt, zoals meer stress, verminderde verbondenheid met de organisatie, langer werken en een verstoorde werk-privébalans. Dit heeft negatieve effecten op het 'sociaal kapitaal' van een organisatie. En daarmee op de belangrijkste succesfactoren zoals bedrijfscultuur, innovatiekracht, productiviteit en sociaal-professionele cohesie.
Juiste omgeving scheppen
“Voor veel organisaties is het kantoor dé plek waar men elkaar ontmoet, waar verbinding plaatsvindt, waar men creatief kan samenwerken,” aldus Wouter Oosting, Senior Director Workplace Strategy & Innovation bij CBRE. “De intrinsieke motivatie om dagelijks naar kantoor te gaan heeft veel minder te maken met productie, output en targets en juist alles met het verlangen om ergens bij te horen en onderdeel te zijn van een groter geheel. Kantoor moet hiervoor de juiste omgeving scheppen en zo verbinding en samenwerking faciliteren.”
Om goed te functioneren zouden we volgens Oosting naar niveau drie of vier moeten gaan, waarin werknemers meer asynchroon en distributed samenwerken. "Het maakt dan niet meer uit wie wanneer en vanaf welke plek werkt. Zolang iedereen maar van elkaar weet wat er moet gebeuren en wanneer alles klaar moet zijn. Daarbij moet per bedrijf – en bedrijfscultuur – goed gekeken worden naar de balans tussen de individuele behoeften van werknemers en de organisatie. Een goed ingerichte hybride werkplekstrategie die de voordelen van thuiswerken in stand houdt en de potentieel schadelijke nadelen ervan opheft, is van essentieel belang.”
