Waarom geïntegreerde personeelsplanning essentieel is voor agile bedrijfsvoering

Personeel dat op afstand werkt, bijvoorbeeld vanuit huis, is inmiddels niet meer weg te denken. Aan het begin van de coronapandemie hebben organisaties over de hele wereld  thuiswerken aangemoedigd of onder bepaalde omstandigheden zelfs verplicht.
Het is onwaarschijnlijk dat deze trend zal afnemen, ook als we de coronapandemie weer achter ons kunnen laten. Uit onderzoek van TNO blijkt dat bijna een op de vier werknemers ook na de pandemie grotendeels vanuit huis wil blijven werken, en nog eens 43% wil thuiswerken combineren met werken op locatie.

Voor organisaties die wendbaar willen opereren, roepen deze fundamentele veranderingen een aantal cruciale vragen op als het gaat om personeelsplanning. Wat betekent dit voor de traditionele kantoorruimte? Welk effect gaat het hebben op de efficiëntie en productiviteit van het personeel? Welke invloed gaat een wereld waarin vanaf elk denkbare plek gewerkt kan worden hebben op het werven, ontwikkelen en vasthouden van talent?

Temidden van al deze onzekerheid is één ding zeker: processen rond personeelsplanning die tientallen jaren zijn gehanteerd zullen niet meer toereikend zijn. Daarom moeten decision makers gaan nadenken over hoe ze zich kunnen voorbereiden op de nabije toekomst.

Laat personeelsplanning niet de zwakste schakel van de organisatie zijn

Bij het aannemen van personeel wordt van oudsher vooral gekeken naar het aantal werknemers en de kosten per werknemer. Dit beperkte perspectief wordt breed in de praktijk toegepast, deels doordat het in stand wordt gehouden door traditionele planningsprocessen. Hierbij draait het vooral om handmatige, arbeidsintensieve taken, maar ook verouderde en vaak incomplete data, en afdelingen die onvoldoende samen optrekken in hun communicatie en besluitvorming.

Traditionele planningsprocessen zijn natuurlijk vertrouwd en worden gebruikt om een plan voor een jaar of kwartaal op te stellen, maar inmiddels heeft de coronapandemie elke notie dat deze aanpak nog steeds voldoende is voor personeelsplanning in de nabije toekomst aan diggelen geslagen.

Dit geldt nog meer nu de rol van human resources (HR) een transformatie ondergaat. Voordat de coronapandemie een dagelijkse uitdaging werd voor HR-managers, bedacht Deloitte de term ‘exponentiële HR’ om een breder en meer omvattend model voor HR te beschrijven, dat zich uitstrekt tot het volledige ecosysteem van een bedrijf. Deze term beschrijft ook een verschuiving in het perspectief van HR, waarbij de focus op werknemers en de organisatie wordt verbreed naar personeelsplanning en zelfs de aard van het werk zelf. In dit meer dynamische en strategische scenario neemt HR analyses en markttrends mee en kijkt ook naar vaardigheden en technologiebehoeften, terwijl het bedrijf schaalt en toekomstplannen maakt.

Toch vinden veel organisaties dat hun aanpak rond personeelsplanning niet op orde is. In deze ondernemingen kijkt de financiële afdeling vooral naar het aantal medewerkers (met de bijbehorende kostenoverwegingen), terwijl HR zich meer richt op het opbouwen van het ideale personeelsbestand (met inbegrip van vaardigheden en capaciteitsplanning, opvolging, talent sourcing en veel meer). Een losgekoppelde planning van het personeelsbestand wordt gekenmerkt door silo-besluitvorming, slecht afgestemde doelen en prioriteiten en uiteindelijk slechte werving die niet past bij de behoeften van de groei en de toekomstplannen van het bedrijf. Vertrouwen op traditionele planning beperkt het vermogen van HR om zich aan te passen aan de dynamische realiteit van het bedrijf. Dat is een groot probleem.

Een wendbaar bedrijf vraagt om geïntegreerde, continue personeelsplanning

Wanneer een organisatie niet wendbaar opereert, doet ze zichzelf uiteindelijk tekort. Daarom is geintegreerde personeelsplanning nu belangrijker dan ooit..

In plaats van HR-managers op te zadelen met een silo en slecht afgestemde omgeving, geeft geïntegreerde personeelsplanning hen de mogelijkheid om hun personeelsbestand te plannen in balans met alle andere bedrijfsplannen; bedrijfsstrategie, financiën, operations, afdelingsbudgetten, en prognoses. Dit zorgt voor een uitgebreid en dynamisch personeelsplan dat in lijn is met de strategische bedrijfsdoelstellingen. Uiteindelijk helpt het HR-teams bij de overgang van een tactische personeelsplanning naar een meer strategische personeelsplanning, die de juiste mensen op het juiste moment op de juiste plaats zet.

De kracht van scenarioplanning benutten

Scenarioplanning stelt HR-leiders in staat om verschillende wat-als scenario’s te modelleren op basis van een reeks mogelijke uitkomsten. De scenario’s voor personeelsplanning kunnen variëren van het modelleren van directe behoeften tot het begrijpen van de lange termijn implicaties van inhuur, outsourcing, ontwikkeling, externe medewerkers en nog veel meer. Bijvoorbeeld:

• Kosten voor herscholing en ontwikkeling. Naarmate digitale transformatie en marktomstandigheden de rol van bestaande werknemers veranderen, zullen besluitvormers de volledige implicaties van herscholing of bijscholing moeten modelleren om tekorten in vaardigheden aan te pakken.
• Productiviteit van thuiswerkers. Het meten van de impact van thuiswerken op de productiviteit kan leiden tot nieuwe maatstaven en benchmarks.
• Build-buy-borrow vaardigheden. Organisaties moeten de kosten-batenanalyse in kaart brengen van het bouwen, kopen of inhuren (of waarschijnlijk een combinatie daarvan) van de vaardigheden die nodig zijn om de huidige en toekomstige uitdagingen binnen de organisatie aan te gaan.
• Behoud van werknemers. Het bepalen van de financiële en operationele voor- en nadelen van verschillende retentie- en ontwikkelingsinspanningen zal steeds belangrijker worden nu werknemers door de opkomst van werken op afstand meer opties hebben dan ooit tevoren.

Met scenarioplanning kan HR werken met actuele gegevens uit HCM, CRM en andere bedrijfsapplicaties, samen met externe contextuele gegevens, om zo goed mogelijk geïnformeerde, strategische beslissingen te nemen – en om snel nieuwe scenario’s te implementeren als de omstandigheden veranderen.

Plannen voor disruptie

Hoewel mogelijkheden zoals scenarioplanning misschien ver weg lijken van waar huidige processen voor personeelsplanning zich bevinden, is de realiteit dat verandering en disruptie tegenwoordig eerder regel dan uitzondering zijn. Er is dus weinig tijd te verliezen.

Strategische Personeelsplanning binnen Alliander: Functies of Capabilities?

Voorbereid zijn op te toekomst is voor iedere organisatie belangrijk. Voor Alliander speelt naast digitalisering ook de energietransitie een grote rol. Om op tijd het juiste vakmanschap in huis te hebben past Alliander al jaren Strategische PersoneelsPlanning (SPP) toe. Afgelopen jaar is Alliander begonnen met de omschakeling naar SPP op basis van capabilities i.p.v. functies. In zijn presentatie tijdens het Nationaal HR Analytics Congres vertelt Thijs over de ‘oude’ en ‘nieuwe’ SPP-methoden met de voordelen en uitdagingen.

Wil je SPP implementeren binnen jou organisatie of wil je jullie huidige SPP model omvormen naar capabilities? Dan zal deze presentatie je een aantal does en don’ts geven om dit sneller en efficiënter te doen.