Vijf veelgehoorde misvattingen over zelfsturing

Zelfsturende teams komen op steeds grotere schaal voor in Nederland. Bekende voorbeelden zijn: Buurtzorg Nederland, een zorgorganisatie die vanuit kleine teams zelfstandige zorg levert bij mensen thuis. De ING, die in navolging van Spotify en Zappos een plattere organisatie creëerde en in squads producten ontwikkeld waar de klant behoefte aan heeft. Gemeente Hollands Kroon, een overheidsorganisatie die zonder managers ging werken om hun burgers slimmer en effectiever van dienst te zijn. Toch bestaan er nog veel misvattingen merk ik in mijn onderzoek. Hier de 5 meest hardnekkige op een rij.

1. Zelfsturing betekent overal hetzelfde – Er is niet één standaard zelfsturend team. Autonome teams in productiebedrijven – waarvoor het concept oorspronkelijk werd ontwikkeld – hebben een ander karakter dan zelfsturende teams in de zorg. En zelforganiserende teams in de ICT verschillen op hun beurt weer van projectteams in de bouw. Om de spraakverwarring compleet te maken zijn er uiteenlopende definities van wat een zelfsturend team precies is. In sommige gevallen bepalen teams hun eigen salarissen, beoordelen de leden elkaars performance, nemen disciplinaire maatregelen, ontwikkelen hun eigen producten/diensten en kopen apparatuur aan. Andere teams onderhouden contact met leveranciers, verzorgen de werving en selectie van teamleden en regelen hun werk- en vakantieplanning.
2. Zelfsturing kan zonder sturing – Zelfsturende teams zijn altijd autonoom binnen bepaalde grenzen. Dit betekent dat ze tot op zekere hoogte verantwoordelijk zijn voor het reilen en zeilen van hun team of business unit. Taken die voorheen door managers werden uitgevoerd worden nu (deels) in het team belegd. Dat vraagt niet om minder sturing van het leiderschap, maar om een ander soort sturing. Van dicteren naar voorwaarden scheppen en van afhankelijkheid creëren naar zelfredzaamheid vergroten. Welke kaders je hierin stelt is het gevolg van je visie op zelfsturing en het ontwerp van de organisatie. Bij extreme vormen van zelfsturing is een team zelfstandig in staat om hun ‘waarom’, ‘wat’ en ‘hoe’ te bepalen. In de meeste bedrijven en instellingen is dat een brug te ver. De zelfsturende teams die ik ben tegengekomen mogen vooral hun eigen ‘hoe’ bepalen. Voor het ‘waarom’ en ‘wat’ zijn ze nog afhankelijk van de directie, het bestuur of hun coach.
3. Zelfsturing werkt niet bij laagopgeleiden – De aanname dat zelfsturing verbonden is met het opleidingsniveau van werknemers is ongegrond. Diverse studies en praktijkvoorbeelden laten zien dat zelfsturing op ieder opleidingsniveau succesvol kan zijn. De directie van Hollands Kroon constateert in hun boek Poleposition zelfs dat teams met hoger opgeleide mensen op achterstand staan, omdat ze meer moeite hebben om hulp in te schakelen dan hun lager opgeleide collega’s. Saillant detail: het idee van zelfsturing werd in de jaren 50 ontwikkeld in de Britse mijnen. Een productieomgeving waar vooral lager opgeleide mensen werkten. Daar waren zelfstandige werkgroepen, bestaande uit acht mijnwerkers, gezamenlijk verantwoordelijk voor een volledige cyclus in het proces van kolenwinning. Deze teams vormden niet alleen een prettige werkomgeving, maar waren bovendien zeer productief.
4. Zelfsturing is goedkoper en efficiënter – Het verlagen van de kosten is bij veel organisaties een reden om zelfsturing te overwegen. Je neemt afscheid van je managers en voilà: je bent stukken goedkoper uit. Zelfsturing betekent echter dat managementtaken worden verschoven en niet per se worden gestopt. Dit is zeker in het begin niet efficiënt omdat het tijd en energie kost om als team deze taken aan te leren en zaken op elkaar af te stemmen. Als je mensen jarenlang afhankelijk hebt gemaakt door managers conflicten te laten oplossen en feedback te geven, dan is het niet reëel om te verwachten dat werknemers dit zonder slag of stoot zullen overnemen. Doordat bij zelfsturende organisaties rechtstreeks toezicht ontbreekt ontstaat er behoefte aan andere vormen van coördinatie zoals onderling overleg. Om werkzaamheden af te stemmen gaan mensen meer met elkaar bespreken, waardoor er een omslachtige overlegcultuur kan ontstaan. Daarentegen heeft zelfsturing de potentie om betere besluitvorming op te leveren doordat beslissingen breder worden gedragen en het lerend vermogen van de organisatie wordt vergroot. Als je zelforganisatie slim insteekt leidt dit tot hogere klanttevredenheid, meer bevlogenheid bij professionals, een hogere productiviteit en een lager ziekteverzuim. Kortom: zelfsturing is niet goedkoper of efficiënter, maar levert wel meer op.
5. Zelfsturing functioneert in alle organisaties – Zelfsturende teams gedijen in een horizontale organisatiestructuur. Het werkt niet als vakmensen autonomer worden, terwijl de structuur van de organisatie verticaal blijft en de leiding volhardt in het klassieke aansturen. Je kunt tenslotte ook niet een beetje vegetarisch eten of een beetje zwanger zijn. Om zelfsturing echt te laten werken moet de inrichting van de organisatie hierop worden afgestemd. Zelfsturing past niet bij een bureaucratie. De Canadese wetenschapper Henry Mintzberg noemt de tegenhanger van de bureaucratie een adhocratie. De adhocratie is het organisatiemodel waarbinnen autonome teams kunnen floreren. Dit betekent niet dat dit model bij iedere sector of organisatie past. Of dat het geval is hangt af van de visie, de strategie en de context van de organisatie in kwestie. Hoe meer er verandert in de context van een bedrijf of instelling hoe beter zelfsturing tot zijn recht komt.