Van structureren naar flexibel organiseren: 3 principes

1. Minder structureren van werk

Ten eerste. Een belangrijke is het minder structureren van werk door modellen, schema’s, taken en bevoegdheden. Uitgaan van het werk dat moet worden gedaan en van de kwaliteiten van mensen die het werk gaan doen, is het nieuwe uitgangspunt. Daarbij hoort dat veel werk steeds minder standaard is maar juist specifieker omdat het uitgaat van de klant(vraag). Als de klant echt centraal staat en goed moet worden geholpen, betekent dat een bepaalde mate van vrijheid van handelen van de medewerker. En een bijbehorend kennis en ervaringsniveau en inzicht in processen die van belang zijn voor de vraag van de klant. Dat stelt hogere eisen aan competenties, want de medewerker moet bijvoorbeeld meer luisteren, initiatief nemen en samenwerken.

2. Kiezen voor participatie en gezamenlijke verantwoordelijkheid

Ten tweede. Kiezen voor participatie en gezamenlijke verantwoordelijkheid. De organisatie is verantwoordelijk voor het goed helpen van klanten. Dat vraagt om een goed samenspel tussen alle betrokkenen en als we onze kenniswerkers met voldoende ‘bagage’ (kennis en mogelijkheden) onze klanten laten helpen, moet iedereen in de organisatie hen daarin ondersteunen. Dat betekent luisteren, evalueren en leren van de ervaringen met klanten en samen komen tot verbeteringen in werkwijzen, werkcondities, hulpmiddelen, kennis (opdoen en vermeerderen). Leidinggevenden hebben daar een ondersteunende rol in die participatief, faciliterend en samenwerkend van aard is en datzelfde geldt voor stafmedewerkers.

3. Uitgaan van behoeften en kwaliteiten van mensen

En als derde. Uitgaan van behoeften en kwaliteiten van mensen. Zonder zeggenschap en autonomie geen verantwoordelijkheid(sgevoel) en betrokkenheid. Als we verwachten dat mensen betrokken en verantwoordelijk zijn voor wat ze doen in organisaties, moeten we ze niet alleen ‘betrekken’ maar ze als mens zien en niet als ‘houder van taken en verantwoordelijkheden’. Moeilijk is dat niet. Het betekent met elkaar in gesprek zijn over ambities, over waarom, wanneer en hoe het werk inspireert en welke kwaliteiten benut kunnen worden.

Daarmee is sprake van een tweezijdige flexibiliteit. Het werk is steeds moeilijker te plannen en vooraf te regelen door procedures en richtlijnen en mensen willen steeds meer eigen inbreng in de organisatie en de uitvoering van het werk.

Op het HR Arbeidsvoorwaarden Congres 2019 geef ik een innovatiesessie over nieuwe vormen van organiseren en wat we kunnen leren van start-ups in dit verband.