Wie optimaal gebruik wil maken van de WKR, zal de vrije ruimte zo goed mogelijk benutten. De WKR kent echter ook gerichte vrijstellingen. Vergoedingen en verstrekkingen die aan bepaalde normen en voorwaarden voldoen, hoeft de werkgever niet onder te brengen in de vrije ruimte. Zo is er meer ruimte voor andere vergoedingen. Wel houden de normen het fiscaal voordeel binnen de perken.

Eenvoudige regels voor vrijstellingen

De algemene regels voor gerichte vrijstellingen zijn eenvoudig. De vrijstelling geldt voor vergoeding, verstrekking en terbeschikkingstelling. Ook is het toegestaan om een vaste kostenvergoeding te geven. Wil de werkgever gebruikmaken van het fiscaal voordeel voor een vrijstelling, dan moet hij deze aanwijzen als eindheffingsloon. Is de vergoeding of verstrekking hoger dan de norm voor de betreffende vrijstelling, dan kan de werkgever het meerdere in de vrije ruimte onderbrengen of tot het loon van de werknemer rekenen. De Belastingdienst geeft een lijst van alle gerichte vrijstellingen.

Voordeel van de nihilwaardering

Voor terbeschikkingstelling van bepaalde voorzieningen op de werkplek kan nog een ander voordeel gelden: de nihilwaardering. Dit geldt bijvoorbeeld voor fitness, op voorwaarde dat deze op de werkplek wordt aangeboden. Voorzieningen die de Belastingdienst behandelt als nilhilwaardering, worden niet in mindering gebracht op de vrije ruimte. Kan loon in natura zowel een gerichte vrijstelling als nihilwaardering zijn? Dan moet de werkgever deze behandelen als nihilwaardering.

Noodzakelijkheid en het redelijk oordeel

Bij gerichte vrijstellingen kan de werkgever te maken krijgen met het noodzakelijkheidscriterium. Dit criterium is een voorwaarde voor één categorie gerichte vrijstellingen: gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en ‘dergelijke apparatuur’. Er is geen onderscheid meer tussen ICT-middelen. Het criterium houdt in dat de voorzieningen een gerichte vrijstelling vormen, als ze noodzakelijk zijn. Dit betekent volgens de Belastingdienst: ‘als de voorziening volgens het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking.’ De werkgever moet kunnen aantonen dat de voorziening bedoeld is voor optimale bedrijfsvoering.

Cafetariaregeling en gerichte vrijstellingen

Het noodzakelijkheidscriterium kent wel een minpunt. Omdat er sprake is van noodzakelijke voorzieningen, moet de werkgever zelf de volledige kosten voor zijn rekening nemen. Hij kan deze voorzieningen dus niet opnemen in een cafetariaregeling, als hij gebruik wil maken van de gerichte vrijstelling. In de cafetariaregeling ruilt de werknemer immers zijn eigen loon en secundaire arbeidsvoorwaarden uit. De werkgever moet een keuze maken: deze gereedschappen en apparatuur buiten beschouwing laten voor de cafetariaregeling, óf ze alsnog onderbrengen in de vrije ruimte.

Vrije ruimte zonder beperkende regels

De vrijstellingen en nihilwaarderingen onder de WKR overlappen met de oude fiscaal voordelige vergoedingen en verstrekkingen. Voor bepaalde voorzieningen, zoals de fietsregeling, is echter geen gerichte vrijstelling gecreëerd. Voor bedrijfsfitness geldt een nihilwaardering, maar de eis om fitness aan te bieden op de werkplek, vormt een flinke beperking. Toch hoeft dit geen probleem te zijn. Door andere vrijstellingen en nihilwaarderingen te benutten, houdt de werkgever meer vrije ruimte over. Die kan hij zonder beperkende regels benutten voor bijvoorbeeld bedrijfsfitness en een fietsplan.

Voordeel optimaliseren

Met een cafetariaregeling kan de werkgever zijn voordeel optimaliseren. Door loonbestanddelen uit te ruilen, blijft de totale waarde van het salaris gelijk. Maar hoe beter de werkgever de gerichte vrijstellingen, de nihilwaarderingen én de vrije ruimte benut, hoe minder sociale lasten hij over dat salaris verschuldigd is. Ook de werknemer is hierbij gebaat: hij betaalt over hetzelfde brutosalaris immers minder loonheffingen.