Remote werken is sinds de coronapandemie niet meer weg te denken. Werkgevers en werknemers willen niet meer terug. In een eerder artikel belichtten we al de arbeidsvoorwaardelijke kant van remote werken in het buitenland, maar met enkel zicht op het arbeidsrecht bent u er nog niet! Ook op fiscaal gebied is het belangrijk te zorgen dat de zaken op orde zijn. 

1. Salarisadministratie

Een bedrijf met werknemers die in het buitenland wonen en werken, moet zich doorgaans registeren in dat land om daar belastingen en premies te betalen. Als u werknemers heeft in twintig verschillende landen, kan dat dus betekenen dat u in twintig verschillende landen een salarisadministratie moet draaien. Dat kan prima, maar het is wel raadzaam deze keuze bewust te maken. Daar zal een organisatie haar strategie op moeten aanpassen en serieus in moeten investeren.

2. Belastingen

Een werkgever met werknemers in het buitenland moet zich dus doorgaans registreren bij de buitenlandse belastingdienst. Belasting is namelijk verschuldigd in het land waar de werknemer woont. Als een werknemer werkzaamheden verricht in een ander land dan waar hij woont, dan bepaalt het belastingverdrag tussen het woonland en het werkland welk land het heffingsrecht heeft over (een gedeelte van) het inkomen.

Neem bijvoorbeeld een werknemer die woont in België en in dienst is van een Nederlandse werkgever. Als hij drie dagen in de week in België werkt en twee dagen in Nederland, moet in dat geval over het salaris dat relateert aan de in Nederland gewerkte dagen in Nederland belasting worden betaald. Het restant moet in België worden betaald.

De afgelopen periode bestond hierop een uitzondering door de maatregelen rondom Covid. Veel werknemers die normaal gesproken in Nederland zouden werken, moesten nu immers vanuit het buitenland thuiswerken. Met de omringende landen was dit goed geregeld.

Zo bestaan er tussen Nederland, Duitsland en België afspraken om remote werken vanuit een van deze landen gemakkelijker te maken. Deze afspraken vervallen zoals het er nu naar uitziet per eind maart 2022.  Het is voor werkgevers nu dus belangrijk om ten aanzien van remote werken over de grens beleid te maken. Het is belangrijk daarin ook de belastingconsequenties mee te nemen voor werkgever én werknemer.

3. Sociale zekerheid

U gaat niet alleen belasting betalen in het land van uw werknemers. Waar u premies betaalt, hangt ook af van waar een werknemer werkt. Elke werknemer die in Nederland woont en werkt , is sociaal verzekerd in Nederland. De werkgever betaalt premies voor bijvoorbeeld de WW of de WIA en de werknemer betaalt de premies volksverzekeringen.

Bij remote werken vanuit het buitenland is er doorgaans een Europese Verordening of een sociaal zekerheidsverdrag van toepassing om te bepalen in welk land een werknemer sociaal verzekerd is. De hoofdregel is dat de werknemer sociaal verzekerd is in het land waar hij of zij werkt.

Maar hoe werkt dat voor de werknemer uit ons eerdere voorbeeld, die drie dagen in België werkt (woonland) en twee dagen in Nederland? Volgens de Europese Verordening is een werknemer die minimaal 25 procent van zijn tijd in zijn woonland werkt, ook daar sociaal verzekerd. Als een werknemer minder dan 25 procent van de werkzaamheden verricht in het land waar hij of zij woont, dan moet diegene sociaal verzekerd worden in het land van de werkgever.

Invloed op kostenplaatje

Dit soort regelgeving maakt remote werken minder flexibel. Werknemers willen graag sociaal verzekerd zijn in het land waar zij al dan niet met hun families wonen. Werkgevers willen het juist liever andersom, zodat zij zich niet hoeven te registreren en in verschillende landen premies hoeven betalen.

Als u wel werknemers heeft die remote werken vanuit het buitenland, dan kan dit invloed hebben op uw kostenplaatje. Neem Frankrijk: werkgevers en werknemers betalen daar premies over het volledige inkomen. Dat kan ontzettend duur uitpakken. In Nederland zijn de premies gemaximeerd. Afhankelijk van het land van waaruit een werknemer werkt, kan de balans tussen werkgever en werknemer gunstig zijn voor de een en ongunstig voor de ander.

4. Pensioenen

Nederlandse werknemers van Nederlandse bedrijven hebben veelal een pensioenregeling naar Nederlandse maatstaven. U mag de werkgeversbijdrage van het pensioen onbelast in de pensioenregeling storten en de werknemersbijdrage aftrekken van het fiscale loon. Maar wanneer een werknemer in het buitenland woont en (gedeeltelijk) werkt, dan kan de pensioenregeling of de buitenlandse fiscale wetgeving beperkingen stellen aan het fiscaal gefacilieerd opbouwen van pensioen. Het is belangrijk hier goed naar te kijken.

Compliance

Niet geregistreerd zijn in het andere land, daar geen belasting en premies betalen en in het verkeerde land sociaal verzekerd zijn… Het zijn enkele belangrijke zaken die u goed moet regelen wanneer u werknemers heeft die wonen en werken in het buitenland. Als een Belgische werknemer drie dagen in de week in België werkt en daar sociaal verzekerd is, maar u betaalt in Nederland premies, dan kunt u de Belgische autoriteiten op de stoep verwachten. Internationaal gezien zal bij de toename van remote werken steeds meer compliance op ons afkomen. Dat hoeft geen probleem te zijn. Dat betekent alleen dat u remote werken goed moet regelen. Daar helpen wij graag bij.