Vijf tips om aan de slag te gaan met watervaldoelstellingen in je organisatie

Net zoals bij elke structurele verandering binnen een organisatie kost het tijd en moeite om watervaldoelstellingen in te voeren. Medewerkers zullen op nieuwe, meer op samenwerking gerichte manieren moeten gaan denken.

1. Definieer de organisatiedoelstelling

Bij watervaldoelstellingen is de belangrijkste doelstelling die op het hoogste niveau. Die is namelijk bepalend voor de bedrijfskoers en de effectiviteit van alle andere doelstellingen. Bij het kiezen van organisatiedoelstellingen geldt het principe van less is more, en is duidelijkheid een vereiste.
Kies indien mogelijk slechts één organisatiedoelstelling die gedurende een specifieke periode als leidraad voor de organisatie dient. Dit reduceert de noodzaak om meerdere watervaldoelstellingen te hanteren, iets wat organisaties hun pet te boven gaat. Een organisatiedoelstelling moet voldoen aan drie criteria, namelijk: het moet aansluiten op de bedrijfswaarden en -visie, het moet duidelijk geformuleerd en haalbaar zijn en het moet ambitieus genoeg zijn, zodat het inspireert tot samenwerking en actie.
Na het definiëren van de organisatiedoelstelling moet worden bepaald tot welke niveaus in de organisatie de doelstelling kenbaar moet zijn. Parallel hiermee moeten de betrokken medewerkers, senior managers en teamleiders worden aangewezen, die verantwoordelijk zijn voor de kortetermijndoelstellingen, die uiteindelijk de, lange-termijn, organisatiedoelstelling dienen.

2. De bedrijfsdoelstellingen delen met de organisatie

Zodra de bedrijfsdoelstelling(en) zijn gedefinieerd is het van cruciaal belang om een proces in te richten voor het communiceren van deze doelstellingen naar medewerkers op alle niveaus van de organisatie en hen mee te krijgen voor de lange termijn. Te ondernemen acties:
Organiseer een reeks van vergaderingen op afdelings- en teamniveau waarbij je de kracht van watervaldoelstellingen uitlegt, de organisatiedoelstellingen en visie uit de doeken doet en eventuele vragen beantwoordt die bij de teams spelen.
Motiveer medewerkers om doelstellingen te definiëren die aansluit op de missie en visie van de organisatie, en net zo specifiek, inspirerend en haalbaar zijn. Organiseer gesprekken met managers om te zien hoe de doelstellingen van individuele medewerkers en teams aansluiten op de organisatiedoelstellingen.
Vraag managers en medewerkers, ook op een lager niveau, om feedback en neem die feedback ook weer mee in je besluitvorming. Zo zorg je dat de doelstellingen op elk niveau duidelijk blijven en krijgen alle medewerkers het gevoel een steentje bij te dragen aan het succes van de organisatie.

3. Help medewerkers met het afstemmen van hun individuele doelstellingen op de organisatiedoelstellingen

Er is een groot verschil tussen het invoeren van watervaldoelstellingen en het definiëren van individuele doelstellingen voor medewerkers op een lager niveau in de organisatie. Watervaldoelstellingen zouden teamleiders en medewerkers moeten wapenen met informatie en een gevoel van richting geven, zodat zij een beroep kunnen doen op hun beoordelingsvermogen en creativiteit om de organisatiedoelstelling te realiseren.
Herinner teams en medewerkers eraan dat zij unieke vaardigheden en skills hebben die ze kunnen inzetten voor het bereiken van het geschetste langetermijndoel. Check-in bij de teams en medewerkers of zij voeling hebben met de organisatiedoelstelling en ervaren dat ze alle tools en zeggenschap hebben om eraan bij te dragen.
Controleer of er sprake is van duidelijke en directe verbanden tussen de organisatiedoelstellingen, de dagelijkse doelstellingen en taken van teams en individuele medewerkers. Individuele doelstellingen hoeven niet direct in lijn te zijn met de organisatiedoelstellingen. Maar elk teamdoel zou wel verbonden moeten zijn met organisatiedoelstelling, zodat alle doelstellingen perfect op elkaar zijn afgestemd. Betrek daarnaast zoveel mogelijk het management bij gesprekken, zodat er sprake is van een 360 graden feedbackloop tussen senior managers en medewerkers op de lagere niveaus. Op die manier is het voor iedereen duidelijk hoe die aan het gemeenschappelijke doel kan bijdragen.

4. Bewaak de voortgang en beloon medewerkers

In elke organisatie is het waardevol om de voortgang en groei van de medewerkers bij te houden, en medewerkers verantwoordelijkheid te geven over het behalen van zijn of haar individuele doelstellingen. Het bewaken van de voortgang is met name van belang als er watervaldoelstellingen worden gehanteerd, omdat het succes daarvan staat of valt met de afstemming tussen medewerkers op elk niveau.
Kies KPI’s die je helpen met het meten van de productiviteit en de mate van interne afstemming. Maak vervolgens gebruik van performance management-tools, zodat het management kan zien waar teamleiders mee bezig zijn. Teamleiders kunnen op hun beurt zien hoe individuele doelstellingen en taken samen opgeteld leiden tot de realisatie van het organisatiedoel. Senior managers kunnen snel zien wanneer prioriteiten en doelstellingen uit de pas lopen, en doelstellingen versterken en gedrag aanmoedigen dat aansluit op de visie zonder het werk op te houden met constant ingelaste vergaderingen. Performance management-software biedt ook inzicht in de manier waarop medewerkers in andere delen van de organisatie bijdragen aan de realisatie van een gemeenschappelijk doel. Dit maakt een einde aan silo’s en bevordert de samenwerking.
Maar het simpelweg wijzigen van je huidige stelstel van doelstellingen is niet voldoende. Om medewerkers te inspireren en belonen moet je hun werkbeloning laten aansluiten op de nieuwe verwachtingen. De salarisstructuur van medewerkers moet worden gewijzigd om hun nieuwe verantwoordelijkheidsniveau te weerspiegelen. Dit is essentieel voor het betrokken houden van medewerkers en daarmee voor de aantrekkelijkheid als werkgever.

5. Maak doelstellingen onderdeel van dagelijkse vergaderingen

Zelfs als je de doelstellingen goed op elkaar hebt afgestemd, werken medewerkers er alleen aan als de doelstellingen top-of-mind zijn. Daarom is het van cruciaal belang om de doelstellingen deel uit te laten maken van de dagelijkse werkdag.
Nadat je als team een beslissing hebt gemaakt over de individuele en teamdoelstellingen, moeten managers regelmatig inchecken om er zeker van te zijn dat zij daadwerkelijk naar de doelstellingen toewerken. De op elkaar afgestemde doelstellingen zouden het onderwerp moeten zijn van prestatiebeoordelingen, een-op-eengesprekken en voortdurende feedback. Dit waarborgt dat de bijdrage van elke individuele medewerker de hele organisatie gestaag vooruit helpt.
Het uitwerken en invoeren van watervaldoelstellingen kan voor veel organisaties een ingrijpende verandering zijn. Het kan bovendien vragen om een veel hogere mate van transparantie, communicatie en creativiteit. Maar het is zonder meer de moeite waard. Het stelt een organisatie in staat om gedurfde en inspirerende doelstellingen te realiseren, tegelijkertijd de betrokkenheid en tevredenheid van medewerkers te bevorderen.